По умолчанию каждая карточка дела или объекта содержит следующие вкладки:
Основное — на вкладке содержится основная информация по объекту или делу:
Стадии — если они настроены для текущего типа объекта
Блок Основная информация — стандартный блок для всех типов объектов и дел, состав полей блока зависит от настроек типа объекта;
Настроенные для текущего типа объекта блоки
События — все события, которые происходят по данному делу/объекту.
Календарь — события и задачи, относящиеся к этому делу, и которые доступны пользователю согласно роли:
С календарем в карточке объекта доступны те же действия, что и в разделе Календарь
Боковая панель календаря скрыта по умолчанию
Участники — все участники данного дела/объекта. В разделе можно добавить нового или отредактировать карточку уже существующего участника.
Задачи — все задачи по данному делу. Здесь можно просмотреть историю задач, создать новую задачу или отредактировать уже существующую.
Документы — все документы по данному делу. Здесь можно добавить новые документы или отредактировать уже существующие.
Время — все затраченное время на задачи и события по настоящему делу. Здесь можно отредактировать потраченное время.
Затраты — все косвенные затраты по настоящему делу. Здесь можно создать новые затраты, отредактировать или удалить уже существующие затраты по делу.
Счета — все счета по настоящему делу. Счета можно создавать, редактировать и удалять.
Заметки — все приватные и публичные заметки по этому делу.
Настройки — здесь вы можете добавить пользователя или клиента, а также установить ставку для конкретного дела, указать бюджет дела и настроить напоминания о бюджете.
Мой арбитр — здесь вы можете работать с черновиками ваших документов из Мой Арбитр. Для этого необходимо авторизоваться в сервисе, используя учетную запись ЕСИА. После синхронизации в разделе Мой Арбитр вы можете увидеть все созданные вами документы и черновики.
Системные вкладки (например: События, Документы, Задачи и т.д.) в карточке дела или объекта могут называться иначе, быть скрыты или отображаться в любом порядке в зависимости от настроек карточки дела в разделе Администрирование.
В карточке объекта или дела также могут быть:
Стандартные вкладки, наименования которых были изменены для текущего типа объекта/дела в разделе Администрирование — Объекты
Дополнительные вкладки, если они были настроены для текущего типа объекта/дела в разделе Администрирование — Объекты
Заполнение полей и блоков на вкладке «Основное»
Как заполнить карточку объекта/дела?Как заполнять разные поля?
Блоки данных — это блоки, из которых состоит карточка дела. Блоки бывают двух типов — стандартные и мультиблоки (повторяющиеся блоки).
Также в карточках объектов могут быть системные блоки:
Числовое значение всех полей в строке не может превышать 12. Количество строк в блоке не ограничено. Созданный блок данных в любой момент можно отредактировать или удалить. При удалении строки в блоке все дела, созданные с ними, будут автоматически изменены.
Если данных слишком много — вы можете в любой момент свернуть или развернуть дополнительные блоки в вашей карточке
Как свернуть блоки карточки дела:
Откройте карточку дела.
Поставьте курсор слева от заголовка блока, который хотите свернуть.
Нажмите кнопку , чтобы свернуть блок.
Нажмите кнопку , чтобы развернуть блок.
Как продублировать мультиблок в карточке дела
Отличительной чертой мультиблока является то, что его можно добавлять несколько раз.
Чтобы добавить мультиблок:
Нажмите кнопку возле интересующего блока:
Если отображается только пункт Очистить, значит, перед вами стандартный блок
Если отображаются пункты Добавить блок, Удалить блок, вы можете его продублировать
Выберите пункт Добавить блок.
Внесите информацию в поля мультиблока.
Сохраните карточку объекта/дела.
Если вы хотите удалить мультиблок, нажмите кнопку возле интересующего блока и выберите пункт Удалить блок.
Чтобы удалить все данные из стандартного блока, нажмите кнопку возле интересующего блока и выберите пункт Очистить.
Также в блоках любых типах может встретиться повторяющая строка (мультистрока), которую вы можете добавить, нажав на поле Добавить строку... в блоке.
Какие типы полей могут быть
При заполнении карточки объекта и дела важно учитывать, что поля могут быть различных форматов:
Число — при вводе дробного числа в десятичном формате количество знаков после запятой зависит от настроек поля.
Текст
Дата
Дата и время — поле с таким типом отображается с разделителем, положение разделителя рассчитывается автоматически в зависимости от ширины поля (формат отображения времени соответствует формату, указанному в настройках аккаунта)
Логический — доступен выбор ответа: Да или Нет
Данные — поле позволяет автоматически заполнять значения в зависимости от источника (от типа родительского поля)
Гиперссылка — в поле можно вставить ссылку на внешний источник
Кнопка — с помощью кнопки можно запустить ручной сценарий автоматизации.
Разделитель — поле позволяет визуально разграничить поля в блоке.
Сообщение — поле позволяет вести чат в отдельном блоке (работа с сообщениями аналогична функционалу работы с комментариями в Case.one)
Справочник — можно выбрать значения из конкретного справочника Case.one
Объект-Документ — в таком поле можно будет работать с документами (загружать, скачивать, изменять и т.д.)
Объект-Участник — в таком поле вы можете выбрать участника (доступен полнотекстовой поиск вне зависимости от условий фильтрации, указанных при настройке полей в конструкторе)
Текстовое расширяемое — в таком поле вы можете использовать форматирование, например, выделить шрифт, добавить заголовок, вести списки и т.д.
Объект-Пользователь — можно выбрать значения из списка пользователей Case.one
Объект-Класс объекта — поле позволяет вставлять на карточке объекта или дела ссылку на объект Case.one
Объект-Дело — поле позволяет вставлять на карточке объекта или дела ссылку на дело Case.one
Чекбокс — поле позволяет выбрать значение Да или Нет с помощью установки флага
Встраиваемый код — в поле отображается содержимое по указанной ссылке или коду, например, для отображения видео, местоположения
Формула расчета — в таком поле вы можете выполнить расчет данных по заранее настроенной формуле. В качестве исходных данных могут использоваться как данные из самой карточки дела/объекта, так и данные, внесенные вручную. При вводе дробного числа в десятичном формате количество знаков после запятой зависит от настроек поля.
Шаблон номера дела — в поле можно выбрать шаблон нумерации дел/объектов
Некоторые поля могут быть недоступны для заполнения, если:
В настройках поля в разделе Администрирование указана невозможность редактирования поля при определенных условиях
Поля карточки дела попали под условия невозможности редактирования
В карточку объекта могут быть добавлены дополнительные вкладки, если они были настроены администратором для данного типа в конструкторе типов дел.
Работа с блоками и полями на созданных вкладках выполняется аналогично работе с блоками и полями на стандартных вкладках карточки дела. Состав блоков и полей зависит от настроек для данного типа дела.
Сохранение изменений на каждой вкладке выполняется отдельно. После каждого сохранения в ленте событий автоматически генерируется сообщение об изменении дела.
При объединении или разделении дел вкладки в типах дел не изменяются.
Какие действия доступны в блоке с таблицей
В карточках объектов и дел (если в разделе Администрирование — Объектынастроена таблица), отображается таблица с объектами или делами.
Информация в таблице обновляется автоматически при загрузке, перезагрузке карточки объекта или дела (в том числе, при переключении между вкладками).
В блоке с таблицей вы можете:
Посмотреть информацию в полях из дел или объектов, выбранных в качестве колонок таблицы.
Перейти в карточку дела/объекта из таблицы, нажав на название дела или объекта.
Свернуть/развернуть блок
Отфильтровать список объектов/дел в таблице (если настроено отображение панели фильтрации) — при фильтрации в таблице предусмотрены следующие ограничения:
По умолчанию в фильтре по статусу объекта будет установлено значение Все дела
Значения фильтров в фильтре Еще ограничены исходным классом объекта блока Таблица
Установленные значения фильтров и строка поиска сохраняются для каждого пользователя — выбранные значения будут:
Применены во всех объектах, где используется эта таблица
Сохранены до момента сброса значений фильтрации (например: не будут сброшены при переключении вкладок объекта, повторном открытии объекта, сохранении изменений карточки объекта, обновлении страницы и т.д.)
Сохранять, изменять, применять и удалять наборы фильтрации (как и в ленте событий).
Выполнять сортировку значений по колонкам таблицы
Выполнять действия по одному (с помощью меню-троеточия) или нескольким делам (массовые действия отображаются на специальной панели):
Запустить сценарий —
Архивировать или восстановить дело(а)
Назначить ответственного —
Удалить (только для архивных дел) —
При экспорте дела в PDF данные таблицы перенесены не будут.
Работа с блоком "Изображения"
Блок Изображения является галереей, куда вы можете загружать изображения в форматах: *.gif, *.jpg, *.jpe, *.jpeg, *.png.
Для добавления изображения в блок выполните следующие действия:
Нажмите кнопку и выберите пункт Загрузить.
Выберите изображение или несколько изображений и подтвердите загрузку.
Нажмите кнопку . Изменения в карточке объекта будут сохранены.
Также вы можете загрузить изображения с помощью Drag&Drop (перетаскивания).
Изображения в блоке отображаются от старых к новым. Количество изображений в ряду и ширина каждого изображения определяются используемой библиотекой.
Каждое изображение из блока можно скачать или удалить с помощью кнопки .
Для удаления изображения подтвердите удаление в окне с предупреждением: «Вы уверены, что хотите удалить изображение?».
Для добавления описания изображения выполните следующие действия:
Выберите изображение в блоке и нажмите на него.
Введите описание в строке Добавить описание (максимальная длина — 280 символов) и нажмите клавишу ENTER.
При просмотре изображений вы можете:
Перейти к предыдущему изображению —
Перейти к следующему изображению —
Закрыть форму просмотра изображения и вернуться в карточку объекта —
Скачать изображение —
Удалить изображение (выполняется аналогично удалению изображения из блока) —
Блок Изображения и все изображения в нем копируются при:
Отобразится уведомление информацией, что невозможно сохранить или создать дубликат(ы) с такими же полями, и со списком карточек дел, где уже есть такие данные
Создать карточку объекта или внести в нее изменения будет недоступно
Если превышено одно или несколько ограничений на максимальное количество строк и блоков (значения по умолчанию: 100 блоков, 500 строк), при попытке сохранения карточки отображается ошибка:
Если превышено количество строк: Количество строк на вкладке превышает рекомендованное количество: N. Скорость работы приложения может замедлиться
Если превышено количество блоков: Количество блоков на вкладке превышает рекомендованное количество: N. Скорость работы приложения может замедлиться
Если одновременно превышено количество строк и блоков: Количество строк и блоков на вкладке превышает рекомендованное количество: строки - N, блоки - N. Скорость работы приложения может замедлиться
При подсчете строк в карточке объекта:
Учитываются:
Обычные строки и мультистроки
Обычные и мультистроки из скрытых блоков — подсчет скрытых блоков и их содержимого:
Выполняется, если блок скрыт настройками видимости в конструкторе объекта
Не выполняется, если блоки скрыты настройками прав доступа
Строки из системного блока Ссылки
Не учитываются строки:
Из блоков Таблица и Основное
Строки, в которых у полей нет значений
При подсчете блоков в карточке объекта учитываются:
Обычные блоки и мультиблоки
Системные блоки, включая блоки Основное и Таблица
Скрытые блоки — подсчет скрытых блоков и их содержимого:
Выполняется, если блок скрыт настройками видимости в конструкторе объекта
Не выполняется, если блоки скрыты настройками прав доступа
Блоки, в которых нет полей
Работа с настройками карточки дела
Как добавить пользователя? Как удалить пользователя? Как добавить и удалить клиента? Как настроить ставки по делу? Как настроить бюджет дела?
В настройках карточки дела вы можете:
Добавить пользователя или клиента
Установить ставку для конкретного дела
Указать бюджет дела
Добавить клиентов и пользователей, которым доступно дело
Управление доступом к делу/объекту для пользователей и клиентов
Чтобы добавить пользователя или группу:
Выберите вкладку Настройки.
В блоке Пользователи нажмите строку Добавить пользователя или группу.
Выберите пользователя или группу из предложенного списка, укажите нужный уровень доступа и нажмите кнопку Сохранить.
Для сохранения изменений в карточке дела нажмите кнопку в правом нижнем углу.
Уровни доступа:
Администрирование — позволяет редактировать и архивировать, восстанавливать и удалять дело, управлять доступом к нему, а также дает возможность управлять синхронизацией дела с Casebook, выделять его в отдельное делопроизводство и объединять с делом, к которому также открыт доступ Администрирование
Только просмотр — позволяет только просматривать дело, к которому дан доступ
Редактирование — позволяет редактировать и комментировать дело, создавать и удалять события, задачи, документы, участников, затраты, счета
Автор — пользователь, создавший дело. При этом уровне доступа открыты те же действия, что и при уровне доступа Администрирование
Чтобы исключить пользователя:
Выберите вкладку Настройки.
В блоке Пользователи нажмите кнопку возле пользователя, которого хотите удалить.
Нажмите кнопку Удалить.
Подтвердите удаление.
Для сохранения изменений в карточке дела нажмите кнопку в правом нижнем углу.
Вы можете отправить клиенту приглашение, чтобы он мог авторизоваться в Case.one и самостоятельно следить за всеми изменениями в делах.
После того, как вы дадите клиенту доступ в систему, ему станут открыты следующие разделы: доступные дела, задачи и счета. В карточке дела ему по умолчанию доступна вкладка Основное.
Добавить нового клиента в карточку может только пользователь с правами Администрирование на данное дело.
Для добавления клиента:
Выберите вкладку Настройки.
В блоке Клиенты нажмите кнопку и выберите пункт Пригласить нового клиента.
Укажите Фамилию и Имя клиента, а также e-mail, на который будет выслано приглашение для входа в Case.one (при необходимости укажите отчество).
Нажмите кнопку Отправить.
Нажмите кнопку .
На указанную почту клиент получит письмо с ссылкой для входа в Case.one.
Также вы можете отправить приглашение клиенту повторно, если в поле Дата последнего входа указан статус Приглашение отправлено.
Если вы хотите добавить в дело клиента, который уже есть в Case.one, просто нажмите в общем списке на поле Добавить клиента и выберите его из списка.
В любой момент вы можете исключить клиента из дела, к которому ему открыт доступ.
Чтобы закрыть клиенту доступ к делу:
В карточке дела перейдите на вкладку Настройки.
Выберите клиента из списка в блоке Клиенты.
Нажмите кнопку и выберите пункт Исключить.
Подтвердите закрытие доступа к делу, нажав кнопку Исключить. После исключения клиент не сможет отслеживать по нему изменения.
Нажмите кнопку .
Если же вы хотите удалить учетную запись клиента:
В карточке дела перейдите на вкладку Настройки.
Выберите клиента из списка в блоке Клиенты.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите закрытие доступа к делу, нажав кнопку Удалить. После удаления у клиента не будет доступа в Case.one.
Нажмите кнопку .
Клиента, добавленного в разные дела разными пользователями, невозможно удалить без исключения его изо всех дел.
Управление бюджетом дела и настройка ставок
На вкладке Настройки карточки дела или объекта вы можете:
Указать предельный лимит расходов по делу
Выбрать тип ставки, по которой будут рассчитываться затраты по делу
Задать дополнительные ставки, которые будут применяться только к этому делу
Вы можете указать бюджет доступного дела и настроить уведомления. Как только общие расходы и затраты по делу превысят бюджет дела, указанные пользователи получат сообщение об этом на свой e-mail.
Чтобы задать бюджет:
В карточке дела перейдите на вкладку Настройки.
Заполните поля блока бюджет:
Установите флаг У дела есть бюджет
Укажите размер бюджета
Выберите режим учета затрат по делу: Включать или Не включать
Установите флаг Уведомить пользователей, когда расходы достигнут установленного лимита бюджета, если хотите, чтобы при достижении установленного лимита пользователям были направлены уведомления
Укажите лимит бюджет (по умолчанию — 100%), при достижении которого пользователям будут направлены уведомления
Выберите пользователей из списка, которым будут направлены уведомления о достижении лимита бюджета
Нажмите кнопку .
В конкретном деле вы можете указать только одну ставку для расчета стоимости по делу, если настройки биллинга подключены администратором.
Для добавления ставки:
В карточке дела перейдите на вкладку Настройки.
В блоке Тип ставки выберите значение из списка:
Затраты по времени & Процент от выигрыша — при выборе укажите размер условной ставки в процентах:
В первый счет будет включена информация по затратам, активности и проценту от выигрыша
Во второй и последующие счета — только активность и затраты
Затраты по времени & Фиксированная сумма — при выборе укажите размер фиксированный размер ставки в рублях:
В первый счет будет включена информация по затратам, активности и фиксированной сумме
Во второй и последующие счета — только активность и затраты
По затраченному времени и расходам — в первый и последующие счета будет включена информация по затратам и активности
Процент от выигрыша — при выборе укажите размер ставки в процентах:
В первый счет будет включена информация по затратам и проценту от выигрыша
Во второй и последующие счета — только затраты
Фиксированная стоимость дела — при выборе укажите размер ставки в рублях:
В первый счет будет включена информация по затратам и фиксированной сумме
Во второй и последующие счета — только затраты
Фиксированная сумма & Процент от выигрыша — при выборе укажите размеры размер фиксированной ставки в рублях и условной ставки в процентах:
В первый счет будет включена информация по затратам, проценту от выигрыша и фиксированной сумме
Во второй и последующие счета — только затраты
Нажмите кнопку .
При работе с делом может возникнуть необходимость указать для этого дела ставки, отличные от тех, что заданы в Системе. Эти ставки будут применяться только к конкретному делу, в зависимости от указанных параметров: тип активности и пользователь.
Для того, чтобы задать определенную ставку для дела:
В карточке дела перейдите на вкладку Настройки.
Нажмите кнопку Новые ставки в блоке Ставки в деле.
Выберите из списка Тип активности по которой будет отдельная ставка.
Укажите пользователя или группу пользователей, для которых будет отдельная ставка.
Настройте ставку:
Тип ставки: Почасовая или Фиксированная
Размер ставки
Введите размер ставки, в зависимости от ее типа и нажмите кнопку Сохранить. Информация о ставках будет сохранена, и при совпадении условий (тип активности, пользователь) будут применяться заданные ставки, а не основные, которые указаны в настройках Биллинга.
Добавьте еще ставки при необходимости.
Нажмите кнопку , чтобы сохранить изменения в карточке дела.
Синхронизация дела с Casebook (КАД)
Как синхронизировать дело с Casebook? Как синхронизировать дело с картотекой арбитражных дел?
Карточку созданного дела можно дополнить информацией из Casebook (сервиса для мониторинга судебных дел и контроля контрагентов). Вам нужно лишь знать номер, который присвоили делу в суде, и указать его в специальном поле.
В зависимости от типа дела все полученные данные после синхронизации (судебные события, участники, задачи, документы) распределяются по соответствующим вкладкам и полям в карточке дела.
Для синхронизации дела с КАД:
На нажмите кнопку и выберите пункт Синхронизация с картотекой дел.
Введите номер дела в КАД в пустое поле в открывшемся окне.
Нажмите кнопку Синхронизировать.
Синхронизация может занять несколько минут.
После синхронизации дела с Casebook заполненные вручную данные будут заменены на сведения, загружаемые из Casebook.
Во время синхронизации карточка дела или объекта недоступна для редактирования.
Если дело было синхронизировано ранее, отображается дата и время последней синхронизации. Вместо кнопки Синхронизировать отображается кнопка Обновить. Автоматическое обновление информации по делу выполняется по запрограммированному алгоритму — раз в час.
Вы можете синхронизировать карточку дела с КАД, если в администратор в разделе Приложения подключил интеграцию с Casebook.
При синхронизации дела с Casebook полученные из Casebook участники сортируются по следующей логике:
По параметру ИНН (Inn — строка):
Сортировка по строке по алфавиту (А-Я, A-Z, 0-9)
Пустые значения будут помещены в конец списка
Если есть участники, у которых ИНН не заполнено (Inn = Null), они будут отсортированы по названию
По параметру Название (Name — строка):
Сортировка по строке по алфавиту (А-Я, A-Z, 0-9)
Пустые значения будут помещены в конец списка
Если есть участники, у которых Наименование не заполнено (Name= Null), они будут отсортированы по идентификатору участника в Casebook
По идентификатору участника из Casebook (ID — GUID) — сортировка по идентификатору не изменена
В любой момент вы можете отключить синхронизацию с Casebook.
Чтобы отключить синхронизацию:
Нажмите кнопку и выберите пункт Синхронизация с картотекой дел.
Нажмите кнопку и выберите пункт Отключить синхронизацию. Будут остановлены следующие процессы:
Обновление данных карточки объекта
Создание и обновление документов и событий
Добавление и обновление участников при фоновой синхронизации карточки объекта — в рамках отдельного процесса синхронизация участников будет выполняться
Вы можете снова включить синхронизацию в любой момент — в окне синхронизации дела с Casebook вся информация о предыдущей синхронизации будет удалена.
Все сведения, которые были получены ранее в результате синхронизации, не будут изменены или удалены, включая:
Созданные события:
Об изменении значений карточки объекта
О созданных событиях и документах по данным из Casebook, связанных с карточкой объекта
О добавлении участников по данным из Casebook, связанных с карточкой объекта
Связь с созданным делом у события с типом Мониторинг.
Перемещение дела в архив и восстановление дела
Как отправить дело в архив?Как восстановить дела из архива?
Любое дело, которое уже не актуально или завершено, вы можете переместить в архив. После перемещения дела в архив события, файлы, задачи и все блоки этого дела нельзя редактировать.
Чтобы отправить дело в архив, нажмите кнопку и выберите пункт Архивировать. После перемещения дела в архив в общей ленте событий и в списке событий дела появится системное уведомление.
Если вы хотите восстановить дело из архива:
Откройте карточку архивного дела.
Нажмите кнопку и выберите пункт Разархивировать.
После восстановления дела из архива в общей ленте событий и в списке событий дела появится системное уведомление.
Также вы можете архивировать дела и восстанавливать из архива при просмотре списка дел или объектов:
Выберите в Главном меню раздел Дела или раздел объектов.
Выберите объект или дело и нажмите кнопку .
Выберите пункт Архивировать.
Установите фильтр В архиве.
Выберите архивное объект или дело и нажмите кнопку .
Выберите пункт Восстановить.
Удаление дела
Как удалить дело?
Любое из дел, которые предварительно были помещены в архив, можно полностью удалить из системы:
При просмотре списка дел или объектов в разделе — возможно удаление как одного, так и нескольких дел
При просмотре карточки объекта или дела
Если вы хотите удалить архивное дело:
Перейдите в раздел Дела (или в раздел с объектами) и установите фильтр В архиве.
Выберите архивное дело и откройте его.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.
После удаления дела все системные события об архивации и восстановлении дела из архива в ленте событий также будут удалены.
Удаление возможно только при наличии отдельных прав, которые может назначить администратор.
Объединение дел
Как объединить дела? Как объединить несколько дел в одно?
Когда по двум делам, с которыми вы работаете, принято решение об объединении в одно производство, вы можете объединить их внутри Case.one.
При объединении двух дел вам необходимо указать, с каким делом произвести объединение, и отметить какое из двух дел станет основным. Другое дело будет автоматически перемещено в архив. По обоим делам будет создано событие, информирующее об объединении. В каждом из дел в блоке Ссылки появится ссылка на объединенное дело.
Чтобы объединить дела:
Откройте карточку того дела, которое хотите объединить.
Нажмите кнопку и выберите пункт Объединить. Откроется окно для выбора данных по объединению.
Заполните информацию:
Введите название дела или выберите дело из списка, с которым необходимо выполнить объединение
Укажите дело, которое будет основным, в поле Результат
Выберите в списке данные для объединения (см. в таблице ниже)
Нажмите кнопку Объединить.
На вкладке События отобразится информация об объединении дел.
При объединении дел будут объединены все выбранные разделы дела, без учета прав пользователя.
Объект для копирования
Описание
Все значения
Значение по умолчанию При выборе будут объединены все объекты
Карточка дела
Будут объединены все блоки данных с вкладок Основное и дополнительных вкладок без учета прав. При объединении дел не переносится следующая информация: ▪ Поля из блока Основное: Проект, Тип дела, Название дела, Ответственный ▪ Системные блоки Ходатайства и Судебные акты с вкладки Основное ▪ Счета ▪ Затраты и активности ▪ История изменений сущностей (например, задач) ▪ Данные для синхронизации с Casebook
События
События переносятся вместе с прикрепленными к событию файлами
Задачи
Переносятся с документом, файлом
Участники
Участники переносятся вместе с ролями
Документы
Переносятся все папки и документы без учета прав
Заметки
Переносятся все заметки, кроме приватных, на которых у пользователя нет прав
Объединение дел выполняется по следующему алгоритму:
Если в деле 1 заполнено поле, а в деле 2 не заполнено аналогичное поле, итоговое значение поля будет взято из дела 1
Если в деле 1 не заполнено поле, а в деле 2 заполнено, после объединения будет значение поля из дела 2
Если в деле 1 заполнено поле, а в деле 2 заполнено, после объединения будет значение поля из дела 1
При объединении дел:
Стадии дела в объединяемых делах не изменяются.
Значения формул расчета объединяются, если в делах выбрано Ввести вручную. В остальных случаях формулы пересчитываются.
Комментарии:
В поле с типом Сообщение копируются из объединяемого дела в основное, если в основном деле в этом поле нет ни одного комментария
К задачам, документам и иным объектам переносятся в основное дело
Участнику добавляется новая роль, если в основном деле уже есть участник, но с другой ролью.
Папки документов с одинаковыми названиями не дублируются.
Блок изображения полностью копируется вместе с описанием к файлам.
Ссылки в блоке Ссылки копируются в основное дело, если таких ссылок нет в основном деле.
Чекбокс в основном деле будет установлен, если он будет отмечен хотя бы в одном деле.
При объединении блоков данные переносятся только между одинаковыми блоками. В случае с мультиблоками и/или мультистроками в основном деле создаются новые блоки и/или строки.
Срабатывают сценарии автоматизации. Для сценариев срабатывают следующие условия:
Заполнение поля
Редактирование поля
Создание сущности в деле
Редактирование дела
Выделение дела в отдельное производство
Как выделить дело в новое дело? Как создать дело на основе уже существующего?
При необходимости вы в любой момент можете выделить ваше дело в отдельное производство.
Чтобы создать новое дело на базе уже существующего:
Откройте карточку того дела, которое хотите объединить.
Нажмите кнопку и выберите пункт Выделить в новое дело. Откроется окно для выбора информации, которая будет перенесена в новое дело.
Заполните информацию:
Введите название дела
Выберите тип нового дела
Выберите в списке данные, которые будут перенесены (см. в таблице ниже)
Нажмите кнопку Выделить в новое дело.
После выделения дела откроется новая карточка дела в отдельной вкладке.
Объект для копирования
Описание
Все значения
Значение по умолчанию При выборе будут объединены все объекты
Карточка дела
Из основного блока не копируется следующая информация: ▪ Клиент ▪ Описание ▪ Ответственный
Данные карточки дела копируются только между одинаковыми блоками без учета прав пользователя на блоки.
События
События и письма не копируются События будут отображаться в сводном календаре
Задачи
Переносятся с документом, файлом. При копировании задач: ▪ Придут уведомления ▪ Не будут перенесены ответственные по задаче ▪ В истории действий появится сообщение ▪ Срабатывают сценарии на создание задачи ▪ Появится запись в ленте событий о создании задачи
Участники
Участники переносятся вместе с ролями
Документы
Права на документы и/или папки такие же, как при обычном создании папки и/или документа в деле.
Если не выбран для копирования объект Документы, и при этом: ▪ Выбраны задачи, то документы, приложенные к задаче, будут скопированы в корневой раздел в дела ▪ Выбрана вкладка Основное, то документы, выбранные в поле формата Объект — Документ, будут скопированы в корневой раздел дела
Если в описанных выше случаях документ находится в приватной папке, то документ не копируется
Заметки
Приватные заметки не переносятся
При копировании всего дела в новое дело не переносятся:
Подписка на новое дело
Синхронизация с Casebook
Настройки дела
При копировании отдельных данных в новое дело:
Данные копируются без учета прав пользователя, выполняющего операцию
В новом деле генерируются события о добавлении новых объектов
Дата создания объектов равна дате выделения дел
При копировании документов, если у пользователя нет прав на документ и/или папку, документ и/или папка не будут скопированы в новое дело
Папки документов создаются по умолчанию в новом деле, если не был выбран флаг Документы при копировании
Не отправляется уведомление о создании дела
Не копируются: история, комментарии, активности
Срабатывает сценарий автоматизации
Скачивание карточки дела
Как скачать карточку дела? Как распечатать карточку дела?
Вы можете скачать карточку дела в формате PDF, а после скачивания сохранить, распечатать или переслать.
Чтобы скачать карточку дела:
Откройте карточку дела.
Нажмите кнопку и выберите пункт Экспорт в PDF.
На компьютер сохранится файл в формате PDF. В файле будут содержаться все блоки из вкладки Основное (кроме блока Таблица), а также информация по платежам.
Подписка на уведомления по делу
Как подписаться на дело? Как получать уведомления по делу? Как отписаться от дела?
Чтобы получать e-mail уведомления по интересующим делам, оформите на них подписку. Вы будете получать сообщения тех типов, которые отметите на вкладке Уведомления в личном кабинете, и только по тем делам, к которым у вас есть доступ.
Чтобы подписаться на дело:
Откройте карточку дела.
Нажмите кнопку .
Выберите пункт Подписаться.
Если у вас не выбрано ни одно уведомление в личном кабинете, то вам нужно их настроить. Вы не будете получать уведомления об изменениях по делу, пока не настроите уведомления.
Если вы хотите перестать получать уведомления по делу:
Откройте карточку дела.
Нажмите кнопку .
Выберите пункт Отписаться.
Совместное редактирование карточки объекта/дела
Как работать в режиме многопользовательского редактирования?
Многопользовательский режим редактирования (совместное редактирование) позволяет работать одновременно нескольким пользователям с одной карточкой объекта/дела и избежать потери внесенной информации в карточку дела или объекта.
Также, чтобы не потерять данные, любые сторонние изменения карточки объекта/дела во время редактирования карточки приравниваются к редактированию в многопользовательском режиме:
При работе с карточкой дела/объекта, которая открыта сразу в нескольких вкладках
При изменении стадии карточки дела/объекта
При срабатывании автоматического сценария автоматизации, в результате которого изменяется карточка объекта/дела
При редактировании дела/объекта через АПИ
При синхронизации карточки дела/объекта с Casebook
При запуске ручного сценария автоматизации (с помощью кнопки или через меню-троеточие), если в момент работы сценария выполнялось редактирование карточки дела/объекта
Если во время вашей работы с карточкой дела другой пользователь тоже начал вносить информацию:
Все изменившиеся поля временно выделятся оранжевым цветом
Вам отобразится уведомление, из которого вы сможете посмотреть все изменения
Чтобы посмотреть изменения:
В уведомлении нажмите кнопку Посмотреть изменения. Откроется форма просмотра изменений.
Нажмите кнопку , чтобы раскрыть весь список изменений в карточке объекта или дела.
При редактировании в многопользовательском режиме мы предусмотрели следующую логику изменения полей:
Совместное редактирование распространяется на все поля в блоках всех вкладок карточки дела/объекта, включая изменение стадий.
При изменении стадии:
Если после сохранения изменилась стадия, у пользователя также меняется стадия (вне зависимости от того, изменял пользователь сам эту стадию или нет)
Если пользователь переключил стадию в режиме просмотра, и в это время было сохранение карточки дела/объекта с изменением стадии, у пользователя также будет изменена стадия
Если пользователь внес правки в блок, который больше недоступен в новой стадии, при сохранении карточки правки будут удалены
При работе с мультиблоками и мультистроками, если мультистрока или мультиблок были удалены в сохраненной версии карточки дела/объекта:
Мультистрока или мультиблок также будут удалены у пользователя, который редактирует карточку в данный момент, если не было изменений удаленной мультистроки/мультиблока
Если пользователь, который редактирует карточку в данный момент, внес изменения в мультистроку или мультиблок, после сохранения значения в мультистроке или мультиблоке будут сохранены, но им будет присвоен новый идентификатор
Если дело/объект было заархивировано, дело становится недоступным для редактирования другим пользователям
Если дело/объект было удалено, остальные пользователи будут перенаправлены в раздел Дела или в соответствующий раздел с объектами
Если был изменен признак обязательности поля без изменения значения поля, информация об изменении отображаться не будет
Если были изменены условия видимости блока, но пользователь внес данные в этот блок, при сохранении карточки правки будут удалены
Если были изменены условия видимости вкладок карточки дела/объекта (вкладка оказалось скрытой), пользователь, редактирующий карточку на этой вкладке, будет перенаправлен на основную вкладку
При объединении дел/объектов уведомление об изменении дела/объекта получают все пользователи, у которых было открыта карточка дела/объекта
Если при изменении дела/объекта путем объединения или синхронизации с Casebook обновляются поля, которые не видны на текущей стадии дела, значения этих полей и блоков отображаются даже у пользователя, который в режиме просмотра изменил стадию у дела
Если пользователь работает с карточкой, а в это время запускается синхронизация с Casebook (автоматическая или инициируется другим пользователем):
Автоматического сохранения правок пользователя не выполняется
У пользователя, который редактирует карточку в текущий момент, блокируется экран на время выполнения синхронизации
Выполняется объединение пользовательских правок и правок, полученных в результате синхронизации. Если после окончания синхронизации пользователь не сохранит карточку дела/объекта, его правки будут удалены
Изменения в поле с типом Сообщение (добавление комментария) не считаются правками в многопользовательском режиме редактирования.
Работа с документами из сервиса «Мой арбитр»
Как просмотреть документы по делу из сервиса Мой арбитр?
Вы можете контролировать свои документы из сервиса Мой Арбитр напрямую в Case.one.
Если вы авторизованы в сервисе Мой арбитр и документы из него привязаны к делу, вы можете посмотреть все документы в карточке дела:
Откройте карточку дела
Перейдите на вкладку Мой Арбитр.
Просмотрите список всех документов из сервиса, связанных с текущим делом.
Для быстрого поиска воспользуйтесь фильтрами.
Работа с событиями дела
Как создать событие в карточке дела? Как редактировать событие в карточке дела? Как удалить событие из карточки дела? Как найти событие?
Если в Ленте событий отображаются все события в Case.one, то в карточке дела будут отображаться только события, которые относятся к текущему делу.
Чтобы найти нужное событие в карточке дела, вы можете воспользоваться фильтрами:
Тип, например: Время, Документ, Мониторинг и т.д.;
Тип события, например: Встреча, Задача, Жалоба и т.д.;
Дата изменения — выбор периода изменения события;
Дата события — выбор периода, когда произошло событие
Также вы можете изменить сортировку событий в карточке объекта/дела:
Сортировать по дате события
Сортировать по дате создания
Если вы хотите создать событие сразу в карточке дела:
В карточке дела или объекта перейдите на вкладку События.
На вкладке Задачи карточки объекта или дела вам доступны такие же действия с событиями, как и в разделе Задачи.
Работа с документами дела
Как добавить документ в карточку дела? Как сформировать документ по шаблону? Как отредактировать документ?
При работе с документами дела вы можете совершать такие же операции, что и в разделе Документы Главного меню:
Загружать документы и папки документов
Перемещать документы и папки
Формировать новые документы из настроенных шаблонов
Редактировать и удалять документы
Скачивать документы
Просматривать документы
Конвертировать документы в формат PDF
Открывать документы в Word Online
Подписывать документы с помощью ЭЦП
Чтобы быстро найти документ по делу, воспользуйтесь фильтрами или строкой поиска:
Перейдите на вкладку Документы.
Установите значения нужных вам фильтров на панели фильтрации:
Выберите из списка типы документов
Укажите дату получения документа
Выберите автора документа
Введите название документа в строку поиска.
Значения фильтров на вкладке Документы сохраняются до тех пор, пока вы их не сбросите.
Формирование файла документа по шаблону
Чтобы сформировать файл из шаблона документа:
Перейдите на вкладку Документы.
Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Сформировать документ по шаблону.
Выберите шаблон из списка в открывшемся окне.
Укажите тип документа, название документа и нажмите кнопку Добавить.
Доступные шаблоны в списке зависят от настроек шаблона и настроек для текущего типа дела.
При формировании документа по шаблону, полученному из Doc.one, формат итогового документа зависит от настроек этого шаблона в Doc.one.
Если при формировании файла не заполнены обязательные поля внутри шаблона, отображается уведомление: "Не заполнены обязательные поля".
Если в настройках шаблона в разделе Администрирование был выбран параметр Открыть шаблон перед созданием документа, перед формированием документа будет открыт редактор для просмотра и редактирования документа, сформированного по шаблону.
В редакторе вы можете продолжить редактирование файла, в том числе изменить те поля, которые были заполнены из карточки объекта/дела. При нажатии кнопки Создать документ, выполнится проверка заполненности обязательных полей. Если проверка пройдена, откроется форма добавления документа, будет прикреплен сформированный по шаблону файл. Формат файла соответствует настройкам шаблона.
При формировании документа по шаблону, полученному из Doc.one, предусмотрены следующие ограничения:
Формат итогового документа зависит от настроек этого шаблона в Doc.one
Документ формируется из шаблона, если заполнены все поля отмеченные как «обязательные» в Doc.one
Если пользователь, под которым была выполнена интеграция, был отключен в Doc.one, при попытке открыть шаблон отображается ошибка: «Ошибка авторизации. Обратитесь к администратору»
Теги для документов, доступные для шаблонов документов, также могут быть использованы в шаблоне Doc.one
Настройки полей с форматом Число и Формула расчета не учитываются
Работа с заметками к делу
Как создать заметку? Как редактировать заметки? Как удалить заметку?
К любому делу вы можете писать неограниченное число заметок: как публичных, так и приватных:
Публичные заметки будут доступны всем участникам, у которых есть доступ к конкретному делу
Приватные заметки будут видны только вам.
Также вы можете добавить затраченное время к любой заметке, которое потом будет добавлено в счет.
Чтобы создать заметку в карточке дела или объекта:
Перейдите на вкладку Заметки карточки дела или объекта.
Нажмите кнопку .
Укажите название заметки.
Настройте видимость заметки: установите флаг Приватная, если хотите, чтобы заметка была доступна только вам.
Изменение и удаление заметок в карточке дела, выполняется аналогично изменению и удалению заметок в общем списке.
Работа со счетами дела
Как создать счет? Как отправить счет на оплату? Как переоткрыть счет? Как скачать счет? Как удалить счет?
На вкладке Счета карточки дела или объекта отображаются все счета, которые были созданы по затратам и активностям в рамках этого дела.
В отдельном блоке отображается информация со сводными сведениями по всеми счетами:
Общая сумма— сумма всех счетов
Оплачено— сумма счетов, которые полностью оплачены
Частично оплачено— сумма платежей по счетам
Ожидаетоплаты— сумма по выставленным счетам
Просрочено — сумма счетов, оплата по которым просрочена
В списке вы можете отфильтровать счета:
По дате создания счета
По статусу: На утверждении, Ожидает оплаты, Оплачен или Создан (по умолчанию — Все статусы)
По сроку оплаты
По каждому счету в списке вы можете посмотреть следующие сведения:
ID — уникальный идентификатор счета
Срок — установленный срок оплаты
Дата создания счета
Статус счета
Оплаченная сумма по счета
Сумма счета
С каждым счетом в карточке дела доступны те же действия, что и в разделе Биллинг.
Чтобы создать счет по делу:
Проверьте, что в деле указан Клиент.
Удостоверьтесь, что есть оплачиваемое время или затраты, не включенные в счет.
Перейдите на вкладку Счета карточки дела или объекта.
Нажмите кнопку .
Выберите период и нажмите кнопку Создать счет.
Чтобы счет был создан, в деле обязательно нужно указать клиента (заказчика) в блоке Основная информация, а также добавить расходы или затраченное время.
После создания счета вы можете изменить следующие параметры счета:
Изменить основные параметры счета:
Установить новый срок оплаты
Изменить статус счета
Указать скидку на счет суммой или в процентах
Изменить размеры основного и второго налога
Изменить режим учета второго налог — с учетом основного налога или без него
Добавить описание в счет
Настроить процентную ставку за просрочку платежа:
Включить или отключить функцию начисления процентов за просрочку платежа
Выбрать тип ставки: Простая или Смешанная
Указать размер годовой ставки в процентах
Изменить количество дней в расчетном периоде
Добавить или удалить платежи по счету.
Изменить данные по включенным затратам:
Исключить затраты и активности из счета
Изменить включение налогов по затратам и активностям
Изменить размер почасовой оплаты (при наличии активности с почасовой оплатой)
Включить затраты в счет
В зависимости от текущего статуса счета вы можете:
Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить на оплату.
Работа с затратами по делу
Как добавить затраты по делу? Как редактировать затраты по делу? Как удалить затраты по делу?
Затраты — это расходы по текущему делу, например, консультация или командировка, которые вы потом можете включить в счет.
Вы можете посмотреть список затрат в ленте событий, установив в фильтре Тип значение Затрата, или на вкладке Затраты карточки дела или объекта. Если у вас нет доступа к делу или прав Просмотр на затраты, они не отображаются.
На вкладке Затраты карточки дела или объекта вы можете изучить общую сводку по затратам в рамках дела.
В отдельном блоке отображается информация по общей сумме затрат, а также статистика по этим данным:
К оплате — сумма затрат, подлежащих оплате
Неоплачиваемые — сумма затрат, не подлежащих оплате клиентом
Добавлено в счета — сумма затрат, добавленных в счета и имеющих тип Оплачиваемые
Не в счете — сумма затрат, не добавленных в счета, но имеющих тип Оплачиваемые
Всего — сумма всех затрат в деле
В списке вы можете отфильтровать затраты по статусу, выбрав одно из значений:
В счете
Не в счете
Неоплачиваемая
В списке вы можете посмотреть следующую информацию по каждой затрате:
Дата
Инициалы пользователя, добавившего затрату
Описание
Статус
Сумма
Чтобы добавить затрату по делу:
Перейдите на вкладку Затраты в карточке дела или объекта.
Нажмите кнопку .
Заполните поля формы:
Выберите тип затраты из списка
Введите название для затраты — при совпадении наименования выберите значение из списка, если такой затраты не найдено, нажмите Добавить значение
Установите флаг Оплачиваемая (установлен по умолчанию), если по затрате необходима оплата клиента
Укажите дату затраты
Введите сумму затрат
Добавьте подробное описание — если вы не укажете описание, в списке затрат будет отображаться название затраты
Прикрепите файл или чек при необходимости
Нажмите кнопку Добавить.
Если вы хотите изменить данные затраты:
Выберите затрату из списка на вкладке Затраты карточки объекта.
Отредактируйте значения полей.
Нажмите кнопку Сохранить.
Чтобы удалить затрату:
Выберите затрату из списка.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.
Вы также можете изменить затрату или удалить ее прямо в ленте событий, как и другие события:
В фильтре Тип установите значение Затрата.
Выберите затрату из списка и откройте ее.
Измените поля формы просмотра затраты и сохраните изменения при необходимости.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите удаление.
Учет потраченного времени в деле
Как редактировать потраченное время? Как удалить потраченное время?
Активности — это время, которые вы потратили в рамках дела на определенные действия и зафиксировали.
Вы можете посмотреть список активностей в ленте событий, установив в фильтре Тип значение Активность, или на вкладке Время карточки дела или объекта. Если у вас нет доступа к делу или прав Просмотр на активности, они не отображаются.
На вкладке Время карточки объекта или дела вы можете изучить общую сводку по активностям в рамках дела.
В специальном блоке отображается информация по общему количеству затраченных часов, а также статистика по этим данным:
К оплате
Неоплачиваемые
Добавлено в счета
Не в счете
Всего
В самом списке по каждой активности отображаются следующие сведения:
Дата
Инициалы пользователя, который добавил активность
Описание
Статус
Время
В списке вы можете отфильтровать потраченное время по:
Дате
Автору
Статусу:
В счете
Не в счете
Неоплачиваемая
Чтобы добавить отдельную активность:
Нажмите кнопку на вкладке Время.
Заполните поля формы:
Выберите тип активности
Проверьте, что флаг Оплачиваемая установлен у активности
Введите количество потраченного времени
Измените тип ставки при необходимости
Укажите размер ставки
Добавьте описание при необходимости
Нажмите кнопку Добавить.
Чтобы изменить активность:
Выберите активность из списка.
Измените нужные поля.
Нажмите кнопку Сохранить.
Если вы хотите удалить активность:
Выберите активность из списка.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.
Вы также можете изменить активность или удалить ее прямо в ленте событий, как и другие события:
В фильтре Тип установите значение Активность.
Выберите активность из списка и откройте ее.
Измените поля формы просмотра затраты и сохраните изменения при необходимости.
Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
Подтвердите удаление.
Также изменение и удаление активности доступно на форме добавления/изменения задачи, заметки, документа или события.
Если время по активности уже добавлено в счет, вы можете посмотреть этот счет:
Выберите активность из списка, которая включена в счет.
Нажмите кнопку и выберите пункт Открыть счет.
Работа с участниками дела
Как добавить участника? Как найти участника? Как исключить участника из дела? Как удалить участника?
В каждом деле есть участники процесса: физические или юридические лица. На вкладке Участники карточки дела или объекта вы можете посмотреть список всех участников по делу и их роль в деле.
Поскольку в одном деле может быть большое количество участников, чтобы быстро найти участника, воспользуйтесь поиском или фильтрами по типу (ФЛ или организация) и роли в деле (например, адвокат, истец, кредитор и т.д.).
При фильтрации списка участников по роли:
Если у участника в поле Роль указана хотя бы одна из выбранных фильтре ролей:
Участник отображается в списке в результате фильтрации
В поле Роль отображаются все роли участника в текущем деле
Если у участника нет ни одной роли из указанных в фильтре, участник не отображается в списке в результате фильтрации
Если у участника дела больше одной роли в деле, они отображаются в колонке Роль в деле.
В списке участников дела вы можете:
Опередить роль участника или изменить ее
Исключить участника из дела
Добавить нового или уже существующего в Case.one участника в дело
Объединить карточки участников
Отправить участникам e-mail
Добавление участников
Если вы хотите добавить нового участника (ФЛ) в дело:
Перейдите на вкладку Участники карточки дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Физическое лицо.
Заполните поля формы:
Фамилия — при вводе фамилии вам будут отображаться варианты фамилий уже созданных в Case.one карточек ФЛ, дабы избежать повторного создания карточки участника
Имя — при вводе имени, если введена фамилия уже существующего участника, вам будут отображаться данные уже созданных в Case.one карточек ФЛ, дабы избежать повторного создания карточки
Отчество
ИНН
Организация — выбор организации из списка, в которой работает участник
В карточке участника на вкладке Дела или в карточке дела на вкладке Участники добавьте роль или несколько ролей участнику. По умолчанию новым участникам присваивается роль в деле Иное лицо.
В окне выбора роли:
Сначала отображаются все установленные роли участника
При снятии флага роль будет удалена у участника
Если сбросить все флаги, кнопка Сохранить недоступна
Также вы можете создать карточку участника ФЛ, нажав горячую клавишуФ.
Если вы хотите добавить участника ФЛ, карточка которого уже создана в Case.one:
Перейдите на вкладку Участники карточки дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Физическое лицо.
Начните вводить фамилию участника ФЛ и выберите его из списка. Данные на форме будут заполнены автоматически.
Нажмите кнопку Сохранить.
Если вы пытаетесь добавить участника, который уже находится в деле, отобразится ошибка.
Если вы хотите добавить новую организацию в дело:
Перейдите на вкладку Участники карточки дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Организация.
Введите ИНН организации или ИП, и если такой ИНН найден в Casebook, вам будет предложено автоматическое заполнение карточки организации:
Нажмите кнопку Заполнить
Нажмите кнопку Сохранить, откроется карточка организации
Если ИНН не найден, заполните остальные поля формы:
Организация — при вводе наименования вам будут отображаться варианты названий организаций уже созданных в Case.one карточек ЮЛ, дабы избежать повторного создания карточки участника
Организационно-правовая форма — выбор из списка ОПФ
Телефон
Электронная почта
Сайт
ОКПО
ОГРН
КПП
Руководитель
Статус
Уставной капитал
Адрес
Нажмите кнопку Добавить. Откроется карточка организации.
Перейдите на вкладку Дела карточки участника (или на вкладку Участники карточки дела)
Нажмите на роль участника.
Установите флаг у одной или нескольких ролей.
Снимите флаг с неактуальной роли при необходимости.
Нажмите кнопку Сохранить.
Также вы можете создать новую карточку организации, нажав горячую клавишуО.
Если вы хотите изменить данные в карточке участника, откройте нужную карточку и внесите изменения (подробнее см. в разделе Работа с контактами (участниками)).
Объединение карточек участников
Вы можете объединить несколько карточек участников в одну.
Чтобы объединить участников:
Перейдите на вкладку Участники.
Выберите участников в списке, установив флаги .
Нажмите кнопку и выберите пункт Объединить.
Выберите из списка участника, в карточку которого хотите перенести информацию, и нажмите кнопку Объединить. Информация из всех указанных карточек сохранится в карточке выбранного участника. Остальные участники будут удалены.
Отправка писем участникам
На вкладке Участники карточки дела или объекта вы можете отправить письма одному или сразу нескольким участникам.
Чтобы отправить письмо одному или нескольким участникам:
Перейдите на вкладку Участники.
Выберите участников в списке, установив флаги .
Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить e-mail:
Если у одного или нескольких участников не указан адрес электронной почты, откроется форма для ввода e-mail: введите недостающие адреса электронной почты и нажмите кнопку Продолжить, откроется форма отправки письма
Если у всех участников указан адрес электронной почты, откроется форма отправки письма
Укажите тему письма и напишите сообщение.
Нажмите кнопку Отправить.
Выбранные участники не буду видеть друг друга в копии, они получат индивидуальные письма на свои e-mail.
Подробнее об отправке писем из дела вы можете узнать в этой статье.
Исключение участников из дела
Если вы хотите исключить одного или нескольких участников из дела:
Перейдите на вкладку Участники.
Выберите одного участника в списке или нескольких участников с помощью флагов .
Нажмите кнопку и выберите пункт Исключение из дела.
Как отправить письмо из Case.one? Как ответить на письмо?
Напрямую из Case.one вы можете отправлять письма и отвечать на них.
Для работы с письмами в Case.one предусмотрены интеграции с Microsoft Outlook 365 или Microsoft Exchange, а также подключение почтовых сервисов с помощью протоколов IMAP и SMTP.
Одновременно вы можете использовать в Case.one только один из почтовых сервисов. Для изменения аккаунта, необходимо полностью выйти из одного и зайти в другой.
Подключение почтовых сервисов, с которыми настроена интеграция
При включенной интеграции с почтовым сервисом напрямую для подключения почты вам достаточно указать ваши данные (логин, пароль) и предоставить разрешения.
Мы не рекомендуем использовать подключение через прямую интеграцию (Gmail, Outlook или Microsoft Exchange), поскольку на текущий момент подключение может быть недоступно со стороны почтового сервиса — попросите вашего администратора настроить доступ к нужному почтовому сервису с помощью протоколов IMAP и SMTP, поскольку такое подключение более универсально и безопасно.
Как подключить свою почту с помощью протоколов IMAP и SMTP вы можете узнать здесь.
Для подключения своего аккаунта:
Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
При первой попытке отправить сообщение Case.one попросить вас подключить свой почтовый аккаунт — нажмите кнопку Перейти к настройкам.
Выберите аккаунт, например: Outlook, Gmail или Microsoft Exchange.
Введите логин и пароль.
Нажмите кнопку Подключить.
Любой почтовый аккаунт нужно подключить только один раз. Если вы решите сменить привязанный к Case.one аккаунт, вам нужно будет обратиться к настройкам вашего профиля в почтовом сервисе.
При подключении аккаунта Microsoft Exchange поля Домен/Имя пользователя и Exchange Url не являются обязательными.
Создание и отправка письма
Для отправки письма:
Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
Заполните обязательные поля письма:
Кому: вы можете ввести email вручную или выбрать из списка одного из добавленных в систему участников
Тема
Сообщение
При необходимости добавьте адресатов в поля Копия и Скрытая копия, прикрепите файл.
Сразу после отправки письма в ленте появится событие с типом Письмо, которое сможет посмотреть любой пользователь, у которого есть доступ к делу или объекту.
Используйте шаблоны при создании email для отправки клиентам. Вы можете настроить типовые формы писем индивидуально в вашем профиле на вкладке Шаблоны писем.
Для создания письма по шаблону:
Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
Выберите в поле Шаблон настроенный шаблон из списка. Если в шаблоне использованы токены, по которым есть информация в карточке дела или объекта, такая информация будет заполнена автоматически
Заполните недостающую информацию.
Нажмите кнопку Отправить.
При создании нового письма на основе шаблона будут автоматически заполнены следующие поля (если вы указали значения в шаблоне):
Тема письма
Текст письма — не забудьте заменить теги значениями
Приложенные файлы
При ответе на письмо шаблоном будут автоматически заполнены следующие поля (если вы указали значения в шаблоне):
Тема письма — отображается тема входящего письма (вне зависимости от темы, указанной в шаблоне)
Текст письма — текст письма из шаблона отображается над текстом входящего письма
Приложенные файлы — добавляются из шаблона письма
Отправка ответа на письмо
Ответ на ваше письмо от адресата вы увидите прямо в Case.one — в ленте событий появится уведомление о новом письме. Вы можете посмотреть письмо и ответить на него в ленте событий или на вкладке События карточки дела или объекта.
Чтобы отправить ответ на письмо:
Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
Нажмите на событие с типом Письмо, в котором содержится ответ на ваше письмо (Re: тема вашего письма).
На форме просмотра письма нажмите кнопку Ответить для отправки ответа.
Заполните поля формы письма или выберите шаблон письма.
Нажмите кнопку Отправить.
Удаление письма
Для удаления письма:
Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
Выберите из списка письмо, которое необходимо удалить.
, чтобы свернуть блок.
, чтобы развернуть блок.
возле интересующего блока:
или восстановить дело(а) 
и выберите пункт Загрузить. 
. Изменения в карточке объекта будут сохранены.
.
и выберите из списка дело или клиентский запрос. 
.
рядом со строкой. 
, чтобы сохранить изменения в карточке дела.
и выберите пункт Синхронизация с картотекой дел.
и выберите пункт Отключить синхронизацию. Будут остановлены следующие процессы:
, чтобы раскрыть весь список изменений в карточке объекта или дела.
и выберите пункт Создать событие.
.
и выберите пункт Удалить.