Как поделиться задачей, документом или событием?

Чтобы поделиться документом, задачей или событием по ссылке:

1. Откройте форму просмотра задачи, документа или события.
2. Скопируйте ссылку в адресной строке браузера.
3. Отправьте ссылку другому пользователю Case.one (или откройте ссылку в новом окне браузера).

Просмотр и фильтрация списка документов

^{Как просмотреть список документов? Как найти документ?}

Найти нужный документ вы можете при помощи набора фильтров или используя строку быстрого поиска. 

Вы можете найти документы по содержимому, по содержимому папок (при поиске в разделе Документы), по названию папки или самого документа:

• Поиск осуществляется без учета регистра.
• Текст поискового запроса может содержать:
  • Любые символы.
  • Сочетания слов.
• Поиск по тексту документов выполняется только для документов с расширением *.docx и *.pdf.
• Длина текста поискового запроса не должна превышать 100 символов.
• Для поиска необходимо ввести не менее трех символов.

Для фильтрации списка документов:

1. Перейдите в раздел Документы.
2. Установите значения нужных вам фильтров на панели фильтрации:
   • Выберите из списка типы документов;
   • Укажите дату получения документа;
   • Выберите автора документа.
3. Введите название документа в строку поиска.

В списке отобразятся документы, подходящие под заданные условия.

Для установки новых параметров фильтрации нажмите кнопку Сбросить и настройте другие фильтры.

Работа с папками документов

^{Как создать папку с документами? Как изменить папку с документами? Как переместить папку с документами? Как удалить папку с документами?}

Папки документов помогут вам сгруппировать файлы, которые связаны общей тематикой. В системной папке Дела автоматически хранятся все документы из доступных вам дел.

Вы можете создать неограниченное количество тематических папок, которые будут доступны всем. Собственные папки можно создавать как в разделе Документы, так и в карточке дела.

Просмотр папок с документами

В разделе Документы предусмотрены системные папки Дела и Реестры, в которых доступны все добавленные в конкретные дела или реестры документы (при наличии соответствующих прав).

В папке Дела:

• Отображается список подпапок с документами каждого дела
• Названием подпапки является название дела
• Внутри подпапки документы структурированы так же, как и в карточке дела

Если вы хотите перейти в карточку дела, чтобы оперативно ознакомиться с данными делу, к которому этот документ относится:

1. Выберите папку дела.
2. Нажмите кнопку  и выберите пункт Открыть карточку объекта. Карточка дела будет открыта в новой вкладке.

Также вы можете перейти в карточку дела в разделе Документы:

• На форме просмотра документа, который находится в папке Дела
• Из меню-троеточия папки при просмотре папки с документами конкретного дела, а также любой вложенной подпапки

Создание папки с документами

Для создания папки:

1. Выберите раздел Документы в Главном меню.
2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Создать папку.
3. Введите название новой папки.
4. Нажмите на название папки, чтобы добавить файлы.
5. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить файлы.

Также вы можете загрузить файлы из общего списка: нажмите кнопку ⋮ в конце строки с названием папки и выберите пункт Загрузить файлы.

Загрузка папки с документами

Чтобы загрузить папку с документами:

1. Выберите раздел Документы в Главном меню.
2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить папки.
3. Выберите папку, которую хотите перенести в Case.one.
4. Нажмите кнопку Загрузить и подтвердите действие во всплывающем окне.
5. На форме загрузки документов из папки нажмите кнопку Загрузить.

Вы также можете загрузить папку с помощью Drag&Drop — просто выберите нужную папку и перетащите ее.

Изменение, перемещение и удаление папки с документами: 

Чтобы изменить название папки:

1. Нажмите кнопку в конце строки с названием и выберите пункт Переименовать папку. 
2. Введите новое название папки и нажмите клавишу ENTER.

Для перемещения папки:

1. Нажмите кнопку в конце строки с названием папки и выберите пункт Переместить папку.
2. Выберите папку для перемещения и нажмите кнопку Переместить.

Чтобы удалить папку:

1. Нажмите кнопку в конце строки с названием папки и выберите пункт Удалить папку.
2. Подтвердите действие, нажав кнопку Удалить. Все вложенные файлы будут удалены вместе с папкой.

Добавление документа

^{Как добавить документ? Как загрузить файл в Case.one?}

Вы можете загружать файлы различных форматов в разделе Документы или в карточке объекта или дела.

Для загрузки документа в Case.one:

1. Откройте в основном меню раздел Все документы.
2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить файлы.
3. Выберите один или несколько файлов и нажмите кнопку Открыть.
4. Укажите для каждого файла тип документа.
5. При необходимости отредактируйте название и измените дату получения документа.
6. Нажмите кнопку Загрузить.

Размер файла, который вы загружаете в Case.one, не должен превышать значение, установленное в параметре MaxAllowedContentLength в файле настроек конфигурации.

Если параметр не установлен, то вы можете загружать файл размером до 2,14Гб.

Редактирование документа

^{Как отредактировать документ? Как изменить документ? Как внести правки в документ?}

Вы можете отредактировать документ в любой момент прямо в Case.one.

Чтобы отредактировать основные данные документа:

1. Откройте интересующий документ.
2. Внесите изменения:
   • Выберите тип документа;
   • Измените дату получения документа;
   • Переименуйте документ;
   • Замените файл документа.
3. При необходимости добавьте затраченное время, воспользовавшись оранжевой панелью с таймерами.
4. Нажмите кнопку Сохранить.

Также вы можете изменить сам документ прямо в Case.one в редакторе документов, если у вас настроена интеграция:

• С Doc.one (подробнее см. в этой статье), а файл документа имеет расширение .docx
• С Р7-Офис или OnlyOffice (подробнее см. в этой статье), а файл документа имеет расширение .xlsx, .docx, .doc или .pdf 

Редактирование документа при наличии интеграции с Doc.one

Для изменения файла документа:

1. Выберите документ в карточке объекта/дела или в разделе Документы.
2. Нажмите кнопку и выберите пункт Открыть.
3. Отредактируйте документ — с помощью панели инструментов редактора на вкладке Документ вы можете выбирать и настраивать:
   • Шрифты;
   • Начертание;
   • Цвет шрифта;
   • Выравнивание текста;
   • Отступы;
   • Списки (маркированные и нумерованные);
   • Таблицы;
   • Изображения.
4. Нажмите кнопку и выберите параметры страницы:
   • Ориентацию: книжную или альбомную;
   • Размер страницы;
   • Поля страницы.
5. Перейдите на вкладку Настройки и укажите новое название документа.
6. Нажмите кнопку Скачать и выберите расширение, чтобы скачать измененный документ:
   • DOCX;
   • PDF.
7. Закройте редактор, документ будет автоматически обновлен.

Чтобы добавить новую страницу, нажмите кнопку .

Редактирование документа при наличии интеграции с Р7-Офис или OnlyOffice

Для изменения файла документа:

1. Выберите документ в карточке объекта/дела или в разделе Документы.
2. Нажмите кнопку и выберите пункт Открыть текстовый документ или Открыть электронную таблицу в зависимости от формата документа.
3. Отредактируйте документ — выберите нужную функцию на панели инструментов.
4. Закройте редактор, документ будет автоматически обновлен.

Перемещение документа в другую папку

^{Как переместить документ в другую папку? Как переместить файл в другую папку?}

Вы можете перемещать документы в любые папки, к которым у вас есть доступ.

Для перемещения документа в другую папку:

1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
2. Нажмите кнопку в конце строки с названием документа и выберите пункт Переместить.
3. Выберите папку для перемещения и нажмите кнопку Переместить.

Также вы можете переместить документ из одной папки в другую с помощью Drag&Drop — просто перетащите файл, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Замена файла документа в поле

^{Как загрузить новый файл в поле с документом? Как изменить прикрепленный файл документа?}

Чтобы заменить файл:

1. Выберите файл в поле с типом Объект-Документ.
2. Нажмите кнопку в поле и выберите пункт Заменить.
3. Прикрепите новый файл.
4. Нажмите кнопку .

Конвертация документов в PDF

^{Как скачать документ другого формата в PDF? Какие форматы можно выгрузить в PDF?}

Для конвертации по умолчанию доступны следующие форматы документов:

• doc
• docx
• docm
• dot
• dotm
• dotx
• odt
• ppt
• pptx
• xls
• xlsx
• rft

Вы можете настроить форматы, доступные для экспорта в PDF в файле конфигурации.

Чтобы скачать документы иных форматов в PDF:

1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы карточки дела.
2. Выберите документ из списка.
3. Нажмите кнопку и выберите пункт Экспорт в PDF. Документ в формате PDF будет скачан.

Если у вас включена интеграция с КриптоПро и состояние подписи файла валидно, при конвертации файла в PDF в документ будет добавлена информация о привязанных к файлу подписях.

Удаление документа

^{Как удалить документ?}

Любой документ можно полностью удалить из Case.one.

Чтобы удалить документ:

1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
2. Нажмите кнопку в конце строки с названием документа и выберите пункт Удалить.
3. Подтвердите действие, нажав кнопку Удалить в открывшемся окне.

Предпросмотр документов

^{Как просмотреть документ? Как просмотреть файл?}

Вы можете прямо в Case.one посмотреть документы PDF или изображения (*.jpeg, *.jpg, *.png, *.bmp, *.tiff, *.gif).

Чтобы просмотреть документ с иным форматом у вас должна быть включена интеграция с Box.com или Doc.one.

Предпросмотр изображений и PDF

Если у вас отключена интеграция с Box.com, Doc.one Р7-Офис или OnlyOffice, для предварительного просмотра изображений в формате *.jpeg, *.jpg, *.png, *.bmp, *.tiff, *.gif или документов PDF:

1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке объекта/дела.
2. Нажмите кнопку в конце строки с нужным документом и выберите пункт Открыть.

При экспорте файла в PDF документ будет автоматически открыт для предпросмотра.

Документ или изображение будет открыто в браузере, если: 

• Не подключены иные приложения или сервисы для предпросмотра.
• Невозможно открыть файл в других сервисах/приложениях.

Если документ или изображение недоступно для предпросмотра, отобразится кнопка скачивания файла.

Список поддерживаемых расширений документов и изображений для предпросмотра может зависеть от используемого браузера.

Предпросмотр документов

Для предварительного просмотра документа:

1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке объекта/дела.
2. Нажмите кнопку в конце строки с нужным документом и выберите пункт Открыть:
   • Документ будет открыт в редакторе, если формат файла документа — .docx, и включена интеграция с Doc.one (подробнее вы можете узнать здесь).
   • Документ будет открыт в режиме просмотра в Box.com, если:
     • Включена интеграция с Box.com;
     • У документа иной формат (не .docx);
     • Отключена интеграция с Doc.one.

При наличии интеграции с Р7-Офис или OnlyOffice вы можете открыть документы для просмотра и редактирования в формате PDF, нажав кнопку и выбрав пункт Открыть текстовый документ.

Если же предпросмотр документа недоступен, отобразится кнопка для скачивания документа.

Также вы можете просмотреть документ, нажав на него на форме просмотра документа.

Просмотр и редактирование документов в Word Online и Excel Online

^{Как отредактировать файл документа в режиме online? Какие форматы документов доступны для редактирования в режиме online?}

Вы можете открывать документы docx и xlsx в Word и Excel Online, а также редактировать их, сохраняя изменения напрямую в системе, настроив интеграцию с Office 365. 

На текущий момент интеграция с Microsoft Office 365 (блок WOPI) может быть недоступна на стороне Microsoft, однако, мы оставили возможность включения интеграции со стороны Case.one.

Для редактирования документов в Office 365 необходима платная подписка.

Просмотр и редактирование документа docx в Word Online

Для просмотра и редактирования документа в формате docx:

1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
2. Выберите документ в формате docx, нажмите кнопку и выберите пункт Открыть в Word Online. Документ откроется в редакторе.
3. Отредактируйте документ.

Все внесенные изменения автоматически сохранятся в документе внутри системы.

Просмотр и редактирование документа xlsx в Excel Online

Для просмотра и редактирования документа в формате xlsx:

1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
2. Выберите документ в формате xlsx, нажмите кнопку и выберите пункт Открыть в Excel Online. Документ откроется в редакторе.
3. Отредактируйте документ.

Все внесенные изменения автоматически сохранятся в документе внутри системы.

Массовые действия с документами

^{Какие действия доступны с несколькими документами? Как выбрать действие с несколькими документами?}

Чтобы посмотреть доступные действия с документами, выделите документы в списке с помощью левой кнопки мыши и нажмите кнопку . Отобразится список доступных действий:

• Открыть текстовый документ или Открыть электронную таблицу в зависимости от формата документа — при наличии интеграции с с Р7-Офис или OnlyOffice (подробнее см. в этой статье)
• Открыть в World online — при наличии включенной интеграции (может быть недоступна со стороны Microsoft)
• Открыть — документы будут открыты в Doc.one или Box.com (подробнее см. в статье Предпросмотр документов)
• Подписать — массовое подписание документов доступно при наличии интеграции с криптопровайдером (подробнее см. в статье Подписание документов с помощью ЭП)
• Переместить — переместить несколько документов в другую папку
• Удалить — удаление нескольких документов