Перейти на сайт Право(тех)

Работа с документами

Как поделиться задачей, документом или событием?

Чтобы поделиться документом, задачей или событием по ссылке:

  1. Откройте форму просмотра задачи, документа или события.
  2. Скопируйте ссылку в адресной строке браузера.
  3. Отправьте ссылку другому пользователю Case.one (или откройте ссылку в новом окне браузера).

Просмотр и фильтрация списка документов

Как просмотреть список документов? Как найти документ?

Найти нужный документ вы можете при помощи набора фильтров или используя строку быстрого поиска. Подробнее об основных принципах работы с фильтрацией и поиском см. в этой статье.

Вы можете найти документы по содержимому, по содержимому папок (при поиске в разделе Документы), по названию папки или самого документа:

  • Поиск осуществляется без учета регистра.
  • Текст поискового запроса может содержать:
    • Любые символы
    • Сочетания слов
  • Поиск по тексту документов выполняется только для документов с расширением *.docx и *.pdf.
  • Длина текста поискового запроса не должна превышать 100 символов.
  • Для поиска необходимо ввести не менее трех символов.

По каждому документу или папке в списке отображаются следующие сведения:

  • Иконка формата документа или папки.
  • Название документа/папки.
  • Количество документов в папке (для документов вне папки отображается прочерк):
    • Для системной папки Дела, внешних папок (например, OneDrive, Dropbox и т.д.) и документов вне папок в колонке отображается прочерк
    • Для каждой папки с документами отображается количество документов в этой папке и всех подпапках
    • При загрузке новых документов и при обновлении страницы количество документов в колонке автоматически пересчитывается
    • Вы можете сортировать список документов по колонке (по возрастанию или убыванию)
  • Тип документа или папки.
  • Дата получения (для папок отображается прочерк).

Для фильтрации списка документов:

  1. Перейдите в раздел Документы.
  2. Установите значения нужных вам фильтров на панели фильтрации:
    • Выберите из списка типы документов
    • Укажите дату получения документа
    • Выберите автора документа
  3. Введите название документа в строку поиска.

В списке отобразятся документы, подходящие под заданные условия.

Работа с папками документов

Как создать папку с документами? Как изменить папку с документами? Как переместить папку с документами? Как удалить папку с документами?

Папки документов помогут вам сгруппировать файлы, которые связаны общей тематикой. В системной папке Дела автоматически сохраняются все документы из доступных вам дел.

Вы можете создать неограниченное количество тематических папок, которые будут доступны всем. Собственные папки можно создавать как в разделе Документы, так и в карточке дела.

Просмотр папок с документами

В разделе Документы предусмотрена системная папка Дела, где в соответствующих подпапках доступны все добавленные в конкретные дела документы (при наличии соответствующих прав).

В папке Дела:

  • Отображается список подпапок с документами каждого дела.
  • Названием подпапки является название дела.
  • Внутри подпапки документы структурированы так же, как и в карточке дела.

Если вы хотите перейти в карточку дела, чтобы оперативно ознакомиться с данными делу, к которому этот документ относится:

  1. Выберите папку дела.
  2. Нажмите кнопку  и выберите пункт Открыть карточку объекта. Карточка дела будет открыта в новой вкладке.

Также вы можете перейти в карточку дела в разделе Документы:

  • На форме просмотра документа, который находится в папке Дела.
  • Из меню-троеточия папки при просмотре папки с документами конкретного дела, а также любой вложенной подпапки.

Создание папки с документами

Для создания папки и загрузки документов в нее:

  1. Выберите раздел Документы в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Создать папку.
  3. Введите название новой папки.
  4. Нажмите кнопку рядом с названием папки и выберите пункт Загрузить файлы.

Также вы можете загрузить файлы при просмотре папки — откройте папку, нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить файлы.

Загрузка папки с документами

Чтобы загрузить папку с документами:

  1. Выберите раздел Документы в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить папки.
  3. Выберите папку, которую хотите перенести в Case.one.
  4. Нажмите кнопку Загрузить и подтвердите действие во всплывающем окне.
  5. На форме загрузки документов из папки нажмите кнопку Загрузить.

Вы также можете загрузить папку с помощью Drag&Drop — просто выберите нужную папку и перетащите ее.

Изменение, перемещение и удаление папки с документами: 

Чтобы изменить название папки:

  1. Нажмите кнопку в конце строки с названием и выберите пункт Переименовать папку. 
  2. Введите новое название папки и нажмите клавишу ENTER.

Для перемещения папки:

  1. Нажмите кнопку в конце строки с названием папки и выберите пункт Переместить папку.
  2. Выберите папку для перемещения и нажмите кнопку Переместить.

Чтобы удалить папку:

  1. Нажмите кнопку в конце строки с названием папки и выберите пункт Удалить папку.
  2. Подтвердите действие, нажав кнопку Удалить. Все вложенные файлы будут удалены вместе с папкой.

Добавление документа

Как добавить документ? Как загрузить файл в Case.one?

Вы можете загружать файлы различных форматов в разделе Документы или в карточке объекта или дела.

Для загрузки документа в Case.one:

  1. Откройте в основном меню раздел Все документы.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить файлы.
  3. Выберите один или несколько файлов и нажмите кнопку Открыть.
  4. Укажите для каждого файла тип документа.
  5. При необходимости отредактируйте название и измените дату получения документа.
  6. Нажмите кнопку Загрузить.

Размер файла, который вы загружаете в Case.one, не должен превышать значение, установленное в параметре MaxAllowedContentLength в файле настроек конфигурации.

Если параметр не установлен, то вы можете загружать файл размером до 100 Мб.

Редактирование документа

Как отредактировать документ? Как изменить документ? Как внести правки в документ?

Вы можете отредактировать документ в любой момент прямо в Case.one.

Чтобы отредактировать основные данные документа:

  1. Откройте интересующий документ.
  2. Внесите изменения в блок Основное:
    • Выберите тип документа
    • Измените дату получения документа
    • Переименуйте документ
    • Замените файл документа
  3. Заполните или укажите в блоках ниже дополнительные атрибуты при их наличии.
  4. При необходимости добавьте затраченное время, воспользовавшись оранжевой панелью с таймерами.
  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Также вы можете изменить сам документ прямо в Case.one в редакторе документов, если у вас настроена интеграция:

  • С Doc.one (подробнее см. в этой статье), а файл документа имеет расширение *.docx.
  • С Р7-Офис или OnlyOffice (подробнее см. в этой статье), а файл документа имеет расширение *.xlsx, *.docx, *.doc или *.pdf.

Редактирование документа при наличии интеграции с Doc.one

Для изменения файла документа:

  1. Выберите документ в карточке объекта/дела или в разделе Документы.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Открыть.
  3. Отредактируйте документ — с помощью панели инструментов редактора на вкладке Документ вы можете выбирать и настраивать:
    • Шрифты
    • Начертание
    • Цвет шрифта
    • Выравнивание текста
    • Отступы
    • Списки (маркированные и нумерованные)
    • Таблицы
    • Изображения
  4. Нажмите кнопку , чтобы добавить новую страницу
  5. Выберите параметры страницы:
    • Ориентацию: книжную или альбомную
    • Размер страницы
    • Поля страницы
  6. Перейдите на вкладку Настройки и укажите новое название документа. Поля Автор и Создан недоступны для изменения.
  7. Нажмите кнопку Скачать и выберите расширение, чтобы скачать измененный документ:
    • DOCX
    • PDF
  8. Закройте редактор, документ будет автоматически обновлен (все изменения сохраняются автоматически).

Редактирование документа при наличии интеграции с Р7-Офис или OnlyOffice

Для изменения файла документа:

  1. Выберите документ в карточке объекта/дела или в разделе Документы.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Открыть текстовый документ или Открыть электронную таблицу в зависимости от формата документа.
  3. Отредактируйте документ — выберите нужную функцию на панели инструментов.
  4. Закройте редактор, документ будет автоматически обновлен.

Перемещение документа в другую папку

Как переместить документ в другую папку? Как переместить файл в другую папку?

Вы можете перемещать документы в любые папки, к которым у вас есть доступ.

Для перемещения документа в другую папку:

  1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
  2. Нажмите кнопку в конце строки с названием документа и выберите пункт Переместить.
  3. Выберите папку для перемещения и нажмите кнопку Переместить.

Также вы можете переместить документ из одной папки в другую с помощью Drag&Drop — просто перетащите один или несколько файлов, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Замена файла документа

Как загрузить новый файл в поле с документом? Как изменить прикрепленный файл документа?

Чтобы заменить файл:

  1. Выберите файл в поле с типом Объект-Документ.
  2. Нажмите кнопку в поле и выберите пункт Заменить.
  3. Прикрепите новый файл.
  4. Нажмите кнопку .

Также вы можете заменить файл документа на форме просмотра сведений о документе.

Конвертация документов в PDF

Как скачать документ другого формата в PDF? Какие форматы можно выгрузить в PDF?

Для конвертации по умолчанию доступны следующие форматы документов:

  • doc
  • docx
  • docm
  • dot
  • dotm
  • dotx
  • odt
  • ppt
  • pptx
  • xls
  • xlsx
  • rft

Вы можете настроить форматы, доступные для экспорта в PDF в файле конфигурации.

Чтобы скачать документы иных форматов в PDF:

  1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы карточки дела.
  2. Выберите документ из списка.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Экспорт в PDF. Документ в формате PDF будет скачан.

Если у вас включена интеграция с КриптоПро и состояние подписи файла валидно, при конвертации файла в PDF в документ будет добавлена информация о привязанных к файлу подписях:

  • CN удостоверяющего центра.
  • Дата и время выдачи подписи.
  • CN субъекта, кому выдана подпись.

Удаление документа

Как удалить документ?

Любой документ можно полностью удалить из Case.one.

Чтобы удалить документ:

  1. Откройте раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке дела.
  2. Нажмите кнопку в конце строки с названием документа и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите действие, нажав кнопку Удалить в открывшемся окне.

Предпросмотр документов

Как просмотреть документ? Как просмотреть файл?

Вы можете прямо в Case.one посмотреть документы PDF или изображения (*.jpeg, *.jpg, *.png, *.bmp, *.tiff, *.gif).

Чтобы просмотреть документ с иным форматом у вас должна быть включена интеграция с Box.com или Doc.one.

Предпросмотр изображений и PDF

Если у вас отключена интеграция с Box.com, Doc.one, Р7-Офис или OnlyOffice, для предварительного просмотра изображений в формате *.jpeg, *.jpg, *.png, *.bmp, *.tiff, *.gif или документов PDF:

  1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке объекта/дела.
  2. Нажмите кнопку в конце строки с нужным документом и выберите пункт Открыть.

При экспорте файла в PDF документ будет автоматически открыт для предпросмотра.

Документ или изображение будет открыто в браузере, если: 

  • Не подключены иные приложения или сервисы для предпросмотра.
  • Невозможно открыть файл в других сервисах/приложениях.

Если документ или изображение недоступно для предпросмотра, отобразится кнопка скачивания файла.

Список поддерживаемых расширений документов и изображений для предпросмотра может зависеть от используемого браузера.

Предпросмотр документов

Для предварительного просмотра документа:

  1. Выберите раздел Документы в Главном меню или перейдите на вкладку Документы в карточке объекта/дела.
  2. Нажмите кнопку в конце строки с нужным документом и выберите пункт Открыть:
    • Документ будет открыт в редакторе, если формат файла документа — .docx, и включена интеграция с Doc.one (подробнее вы можете узнать здесь)
    • Документ будет открыт в режиме просмотра в Box.com, если:
      • Включена интеграция с Box.com
      • У документа иной формат (не .docx)
      • Отключена интеграция с Doc.one

Если же предпросмотр документа недоступен, отобразится кнопка для скачивания документа.

При наличии интеграции с Р7-Офис или OnlyOffice вы можете открыть документы для просмотра и редактирования в формате PDF, нажав кнопку и выбрав пункт Открыть текстовый документ.

Также вы можете просмотреть документ, нажав на него на форме просмотра документа.

Массовые действия с документами

Какие действия доступны с несколькими документами? Как выбрать действие с несколькими документами?

Чтобы посмотреть доступные действия с документами, выделите документы в списке с помощью левой кнопки мыши и нажмите кнопку . Отобразится список доступных действий:

  • Открыть текстовый документ или Открыть электронную таблицу в зависимости от формата документа — при наличии интеграции с с Р7-Офис или OnlyOffice (подробнее см. в этой статье).
  • Открыть в World online — при наличии включенной интеграции (может быть недоступна со стороны Microsoft).
  • Открыть — документы будут открыты в Doc.one или Box.com (подробнее см. в статье Предпросмотр документов).
  • Подписать — массовое подписание документов доступно при наличии интеграции с криптопровайдером (подробнее см. в статье Подписание документов с помощью ЭП).
  • Переместить выбранные объекты — переместить несколько документов в другую папку.
  • Удалить выбранные объекты — удаление нескольких документов.