Перейти на сайт Case.one

Управление пользователями Case.one

Просмотр списка пользователей

Как просмотреть список пользователей? Как найти пользователя?

Вы можете просмотреть список всех пользователей и клиентов, добавленных в Case.one.

Чтобы посмотреть список пользователей и клиентов, узнать их текущий статус и другую информацию:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. По каждому пользователю и клиенту в списке отображается следующая информация:
    • ФИО пользователя/клиента — является ссылкой для перехода в карточку пользователя/клиента
    • Тип — в зависимости от типа будет доступен различный функционал в Case.one:
      • Пользователь
      • Клиент
    • Группы — список групп, в состав которых входит текущий пользователь или клиент
    • Статус — системный статус пользователя/клиента:
      • В сети — пользователь, который находятся в сети на текущий момент
      • Приглашен — было отправлено приглашение для регистрации, но пользователь/клиент еще не установил логин/пароль
      • Неактивный— на основании приглашения была создана учетная запись, пользователь/клиент еще не ни разу не заходил в Case.one
      • Активный — отображается, если пользователь/клиент хоть раз зашли в Систему, в формате: Последний вход ДД.ММ.ГГГГ в 00:00 (формат даты и время зависит от настроек Case.one)
      • Заблокирован — пользователь заблокирован.

Пользователь считается активным, если он выполняется какие-либо действия в Case.one или бездействует 10 минут (в настройках конфигурации можно изменить период времени активности пользователя).

Отслеживание активных пользователей (со статусом В сети) также доступно при наличии интеграции с Open ID или Active Directory.

Чтобы найти интересующего вас пользователя, введите его имя, фамилию или отчество в поисковую строку. Поиск выполняется по частичному совпадению.

Для фильтрации списка пользователей и клиентов укажите нужные значения на панели фильтрации:

  1. Выберите тип:
    • Все типы
    • Пользователь
    • Клиент
  2. Группа — выберите одну или несколько групп, в которые входит пользователь/клиент
  3. Укажите статус — можно выбрать несколько значений:
    • Все статусы — значение по умолчанию
    • В сети — в списке отобразятся только те пользователи, которые находятся онлайн на момент применения фильтра
    • Активный — в результате фильтрации отображаются пользователи, которые:
      • Сейчас работают в Системе (в сети)
      • Не в сети, но заходили в Case.one — в колонке Статус списка пользователей отображается информация о дате и времени последнего входа в Case.one
    • Заблокирован — в списке отобразятся только пользователи, доступ которым заблокирован в в Case.one
    • Неактивный — отобразятся пользователи, которые создали учетную запись (из письма), но ни разу не авторизовались в Case.one
    • Приглашен — отобразятся пользователи, которым было выслано приглашение, но они еще не регистрировались в Case.one
  4. Выберите статус работы:
    • Все статусы
    • Работает
    • Не работает

В списке пользователей и клиентов доступные действия из меню-троеточия зависят от статуса пользователя и клиента:

  • Заблокировать — доступно по всем пользователей и клиентов, кроме уже заблокированных
  • Удалить — доступно по всем пользователей и клиентов
  • Пригласить повторно — действие отображается, если пользователю или клиенту было направлено приглашение, но он еще не зарегистрировался
  • Разблокировать — действие отображается только по заблокированным пользователям и клиентам

Также из списка доступно создать пользователя или клиента с помощью кнопки .

Выгрузка списка пользователей

Как выгрузить список пользователей и клиентов? В каком формате можно сохранить выгрузку пользователей?

В любой момент вы можете выгрузить список пользователей, с учетом примененных фильтров, в формате CSV или XSLX.

Выгружать список пользователей доступно только в разделе Администрирование — Пользователи — в карточке пользователя меню-троеточие не отображается.

Чтобы выгрузить список пользователей и/или клиентов:

  1. Примените необходимые фильтры.
  2. Нажмите кнопку  и выберите формат: CSV или XSLX.

Начнется формирование выгрузки активных пользователей, отобразится уведомление: Обратите внимание. Формирование файла для загрузки может занять несколько минут. Если количество записей в списке превышает 5000, отобразится ошибка.

Название файла выгрузки списка пользователей формируется по маске: Пользователи dd.mm.yyyy hh.mm, где dd.mm.yyyy hh.mm — дата и время формирования файла пользователей.

В файле отображаются следующие сведения по каждому пользователю:

  • ФИО пользователя
  • Идентификатор пользователя в Case.one
  • Тип пользователя — клиент или пользователь
  • Статус — значение из колонки Статус списка пользователей

Блокировка пользователей и клиентов

Как заблокировать или разблокировать пользователя? Как заблокировать клиента?

Заблокированные пользователи или клиенты не могут зайти в Case.one. 

Заблокированные пользователи или клиенты не отображаются в Системе, кроме случаев:

  • Если пользователь был выбран в качестве ответственного по задаче, запросу, делу
  • Если пользователю до блокировки выдали права доступа на дело, папку, отчет

Для блокировки пользователя или клиента:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя/клиента в списке.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Заблокировать.

Вы можете заблокировать пользователя или клиента в любом статус, кроме Заблокирован.

Если вы заблокировали пользователя или клиента, который работает в Case.one на момент блокировки (статус В сети), он будет автоматически перенаправлен на страницу авторизации. При попытке авторизации отобразится сообщение: "Доступ закрыт".

Чтобы разблокировать пользователя или клиента:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя/клиента в списке со статусом Заблокирован.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Разблокировать.

Создание пользователя

Как добавить учетную запись пользователя?

Для создания нового пользователя:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу.
  3. Выберите пункт Пользователь. Откроется страница добавления пользователя.
  4. Заполните поля блока Личные данные — указанные сведения будут отображаться в личном кабинете пользователя:
    • ФИО
    • Телефон
    • Email
    • Инициалы — например, первые буквы имени и фамилии. Инициалы будут отображаться во многих разделах Case.one рядом с созданными пользователем проектами, делами, событиями и т.д.
    • Внешний идентификатор — укажите внешний идентификатор, который будет использоваться, например, при синхронизации с Active Directory.
    • Часовой пояс
  5. В блоке Рабочая информация заполните поля:
    • Рабочий статус — выберите значение из списка: Работает или Не работает. Рабочий статус будет учитываться при планировании работ — задачи назначаются только на работающих сотрудников
    • Должность
    • Подразделение — выберите филиал из списка
    • Организация
    • Сайт
  6. Заполните дополнительную информацию о пользователе в блоке Дополнительные атрибуты:
    • Поля блока вы можете настроить самостоятельно в разделе Администрирование —Системные объекты
    • Если блок не отображается в карточке пользователя, настройте права на его просмотр и редактирование в разделе Роли в секции Администрирование — Пользователи — Карточка пользователя
    • Поля блока Дополнительные атрибуты можно использовать в отчетах и сценариях автоматизации
  7. Выберите из списка группы, в которые будет входить пользователь.
  8. Присвойте роль или сразу несколько ролей пользователю.
  9. Нажмите кнопку в правом нижнем углу экрана.

На указанный email пользователю придет письмо с паролем для регистрации в Case.one.

Вы также можете создать пользователя при просмотре карточки пользователя или клиента — нажмите Новый пользователь на панели слева.

После сохранения карточки пользователя, если назначены роли и группы, отобразится блок Дела, в котором содержится список дел, доступных пользователю.

Если вы не назначали пользователю ни одной роли, после регистрации и авторизации такому пользователю будет доступно:

  • Создать дело (на карточку дела доступа у пользователя не будет)
  • Назначить ответственного по делу
  • Просматривать календарь и синхронизировать его
  • Работать с Базой знаний
  • В личном кабинете:
    • Создавать шаблоны писем
    • Настраивать почтовые уведомления

Если вы хотите открыть пользователю доступ к дополнительным разделам, то после сохранения определите для него новую роль и добавьте его в одну или несколько групп.

Создание клиента

Как добавить учетную запись клиента?

Для создания карточки клиента:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу.
  3. Выберите пункт Клиент.
  4. Заполните поля блока Личные данные:
    • ФИО
    • Инициалы — например, первые буквы имени и фамилии. Инициалы будут отображаться во многих разделах Case.one рядом с созданными пользователем проектами, делами, событиями и т.д.
    • Организация
    • Должность
    • Сайт
    • Телефон
    • Email
    • Часовой пояс
    • Внешний идентификатор — укажите внешний идентификатор, который будет использоваться, например, при синхронизации с Active Directory.
  5. Заполните дополнительную информацию о клиенте в блоке Дополнительные атрибуты (см. подробнее: Редактирование набора дополнительных атрибутов).
  6. Нажмите кнопку в правом нижнем углу экрана. На указанный email клиенту придет письмо с паролем для регистрации в Case.one.

После сохранения карточки клиента, отобразится блок Дела, в котором содержится список дел, доступных клиенту. Информация о делах будет обновляться автоматически при добавлении клиента в дела.

Настройка роли пользователя

Как настроить роль пользователя? Как выбрать роль пользователя? Как указать роль пользователя?

Каждому пользователю вы можете назначить роль с набором прав и доступов.
Чтобы присвоить роль пользователю или изменить ее:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Выберите из списка роль или несколько ролей в блоке Роли.
  4. Удалите при необходимости роль из присвоенных:
    • Нажмите кнопку
    • Выберите пункт Удалить
  5. Нажмите кнопку в правом нижнем углу экрана.

Добавление пользователя в группу

Как настроить принадлежность пользователя к группе? Как указать группы пользователя?

Любой пользователь может принадлежать к одной или нескольки группам пользователей, с определенным набором прав. 

Чтобы изменить группы, в которые входит пользователь:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Выберите из списка группу или несколько групп в блоке Группы.
  4. Удалите из списка при необходимости группу, в которую входит пользователь:
    • Нажмите кнопку
    • Выберите пункт Удалить
  5. Нажмите кнопку в правом нижнем углу экрана.

Просмотр и настройка доступа пользователя к проектам и делам

Как узнать, к каким делам есть доступ у пользователя?

После того как вы назначили пользователю роль и определили его в группу, в карточке отобразится список дел, к которым ему открыт доступ. Здесь отображаются те дела, автоматический доступ к которым настроен для присвоенной роли или группе пользователей. 

Чтобы осмотреть список дел, к которым есть доступ у конкретного пользователя:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Пролистайте карточку пользователя до блока Дела. В списке дел отображается название дела и уровень доступа к делу:
    • Только просмотр
    • Редактирование
    • Администрирование

Изменение рабочего статуса пользователей

Как изменить рабочий статус одного или нескольких пользователей?

Изменить рабочий статус пользователя вы можете как из списка пользователей, так и в карточке пользователя.

Чтобы изменить рабочий статус пользователя или нескольких пользователей в списке:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Отметьте флагами в списке тех пользователей, статус которых нужно изменить.
  3. Нажмите кнопку в правом верхнем углу страницы и выберите статус.

Рабочий статус будет изменен.

Если у вас нет прав на изменение статуса некоторых пользователей, он будет изменен только у тех, которым вы можете изменить статус.

Чтобы изменить рабочий статус в карточке пользователя:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Выберите рабочий статус из списка в блоке Рабочая информация.
  4. Нажмите кнопку .

Рабочий статус пользователя будет изменен.

Удаление пользователей и клиентов

Как удалить пользователя? Как удалить клиента?

Вы можете удалить любого пользователя или клиента из Case.one двумя способами:

  • Из списка пользователей
  • Из карточки пользователя/клиента

Чтобы удалить пользователя, который не является ответственным ни в одном деле, или же клиента в списке пользователей:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  4. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Если пользователь является ответственным хотя бы по одному активному делу, то при удалении вы можете сразу назначить преемника (нового ответственного), которому будут переданы права по делам, проектам и папкам с удаляемого пользователя.

Чтобы удалить пользователя, который является ответственным хотя бы одном деле в списке пользователей:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить. Откроется окно выбора преемника
  4. Выберите нового ответственного из списка пользователей.
  5. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Новому ответственному поступят уведомления на электронную почту, если они включены в настройках профиля.

Чтобы удалить пользователя или клиента при просмотре карточки:

  1. Откройте раздел Администрирование — Пользователи.
  2. Выберите пользователя из списка.
  3. Нажмите кнопку в правом верхнем углу.
  4. Выберите пункт Удалить.
  5. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Если пользователь является ответственным хотя бы в одном деле, то перед удалением вы можете выбрать преемника (нового ответственного) — выбор нового ответственного аналогичен назначению преемника при удалении пользователя из списка пользователей.