Скачивание и заполнение шаблона миграции данных объектов

^{Как скачать шаблон миграции данных? Как заполнить в шаблоне информацию о делах и объектах?}

С помощью шаблона миграции данных вы можете переносить в Case.one данные дел и объектов из других систем, не тратя время на ручной ввод, и автоматически создавать карточки объектов и дел определенного типа из заполненного шаблона.

Шаблон миграции данных формируется автоматически для каждого типа объекта в формате *.csv. Вы можете скачать шаблон в конструкторе типов объектов.

Чтобы скачать шаблон импорта объекта:

1. Перейдите в раздел Администрирование — Объекты.
2. Выберите тип объекта из списка.
3. Перейдите на вкладку Настройки конструктора объектов.
4. В блоке Шаблон миграции данных нажмите кнопку  и выберите пункт Скачать.

Название шаблона формируется по маске: Шаблон импорта <Название типа объекта>.csv.

В шаблоне импорта данных типа объекта содержится информация о системных и кастомных полях, которые настроены для выбранного типа объекта на вкладке Основное и на созданных вкладках (вне зависимости от настроек видимости вкладок). 

В шаблоне импорта объекта:

1. Данные полей выгружаются отдельной строкой и формируются по маске: "<Наименование поля> (<Тег>)", где:
   • <Наименование поля> — зависит от типа поля:
     • Для системных полей — наименование поля в отчетах
   • • Для кастомных полей — наименование поля в конструкторе объекта
   • <Тег> — зависит от типа поля:
     • Для системных полей — системные имена полей в механизме отчетов
     • Для кастомных полей — тег поля или идентификатор поля в блоке (если тег не присвоен полю)
2. Данные каждого поля отделены друг от друга разделителем без пробела. Вид разделителя вы можете указать в настройках конфигурации. По умолчанию в качестве разделителя выбрана запятая — ",".
3. Сначала отображаются все системные поля (без учета настроек видимости на вкладке Настройки в блоке Системные поля) типа объекта слева направо: 
   • Стадия объекта
   • Проект
   • Название объекта
   • Ответственный
   • Клиент
   • Описание
4. После системных полей отображаются все кастомные поля (без учета их настроек в типе объекта), начиная с первой строки первого блока вкладки Основное построчно сверху вниз, и далее в том же порядке с созданных вкладок. В шаблон загружаются данные полей с форматом:
   • Гиперссылка
   • Дата
   • Дата и время
   • Логический
   • Справочник
   • Текст
   • Текстовое расширяемое
   • Формула расчета
   • Чекбокс
   • Число
   • Шаблон номера дела
   • Объект—Дело
   • Объект—Объект
   • Объект—Участник
   • Объект—Пользователь

После скачивания шаблона импорта внесите в файл данные ваших дел, соблюдая следующие принципы заполнения:

• Не изменяйте первую строку файла — выгруженные поля типа объекта должны быть расположены в файле всегда первой строкой.

Мы не рекомендуем вносить изменения в выгруженные поля типа объекта, чтобы не нарушать структуру файла импорта.

• Укажите сведения ваших дел, заполняя информацию о каждом объекте с новой строки в том же порядке, как поля типа объекта в шаблоне.
• Проверьте, что значение каждого поля заключено в кавычки.
• Убедитесь, что между значениями полей вы не добавили пробелы.
• Проверьте, что для разграничения всех значений полей используется разделитель, который указан в настройках конфигурации Case.one (по умолчанию — «,»).
• Заполните все обязательные системные и кастомные поля.

Мы настоятельно рекомендуем заполнять все обязательные кастомные поля, но если нет такой возможности, вы можете удалить заголовок и тег такого поля из файла шаблона.

• Если для поля в шаблоне, которое не обязательно для заполнения (например, Наименование проекта), в переносимом деле нет значения:
  • Внесите пустое значение по маске: ""
  • Поставьте разделитель («,» — по умолчанию)
• Если для поля предусмотрена маска заполнения (например, в текстовом поле предусмотрен ввод только цифр и букв), внесите значение строго по маске.
• Если для поля предусмотрен определенный формат заполнения (например, форматы ФИО пользователя или даты), внесите значение, соблюдая формат.
• Убедитесь что в Case.one предварительно созданы все сущности, значения которых вы указали в файле импорта:
  • Пользователи, которые указаны в поле Ответственный и в полях Объект—Пользователь
  • Участники, которые указаны в поле Клиент и в полях Объект—Участник
  • Стадии в выбранном типе объекта
  • Значения справочника в соответствующих справочниках Case.one
  • Объекты и дела, которые указаны в полях Объект—Объект и Объект—Дело

Все нюансы работы с шаблоном миграции данных и особенности заполнения полей различных форматов вы можете посмотреть в отдельной инструкции:

Импорт объектов

^{Как загрузить файл импорта объектов? Как узнать статус создания дел?}

Вы можете загрузить заполненный файл шаблона импорта данных для автоматического создания карточек дел и объектов в разделе Администрирование — Импорт.

В разделе отображается список всех сессий импорта данных со следующей информацией:

• Название импорта
• Тип — тип объекта для импорта
• Дата начала — дата загрузки файла импорта
• Статус:
  • В процессе – Х% — статус с процентом выполнения загрузки отображается во время выполнения импорта
  • Завершен — статус отображается после завершения загрузки файла импорта

Чек-лист подготовки к импорту

Прежде чем приступить к загрузке файла импорта убедитесь, что:

1. Параметры разделителей полей и значений полей мультиблоков и мультистрок, указанные для шаблона импорта в настройках конфигурации Case.one и в самом файле импорта, совпадают:
   • Разделитель для полей (по умолчанию — «,»)
   • Разделитель для значений полей мультиблоков и мультистрок (по умолчанию — «;»)
2. В файле шаблона импорта не нарушена структура:
   • Соблюдены базовые правила формирования файла в формате *.csv
   • Все значения заключены в кавычки
   • Не добавлены пробелы между значениями полей
   • Выгруженные из типа объекта системные и кастомные поля отображаются первой строкой
   • Количество значений полей соответствует количеству полей типа объекта в шаблоне
   • Соблюдены правила заполнения полей различных форматов
   • Заполнены все обязательные системные и кастомные поля
   • Количество строк в файле не превышает максимально разрешенное значение, которое указано в настройках конфигурации Case.one (по умолчанию — 10000 строк)
3. В Case.one заранее созданы все сущности, значения которых указаны в файле импорта: типы объектов и дел, пользователи, участники, справочники, карточки объектов и дел.
4. Для типа объекта корректно настроены правила определения дубликатов, поскольку при автоматическом создании карточек объектов в результате импорта учитываются параметры определения дубликатов.
5. Ваша подписка Case.one позволяет создать нужное количество дел и объектов.
6. В группах пользователей настроен автоматический доступ к делам, чтобы созданные карточки объектов и дел были сразу доступны заинтересованным сотрудникам.

Загрузка файла импорта

Мы рекомендуем выполнять импорт объектов и дел в нерабочие или наименее загруженные часы, поскольку автоматическое создание всех карточек объектов и дел может занять некоторое время.

Чтобы загрузить файл импорта:

1. Нажмите кнопку .
2. Заполните поля формы нового импорта:
   • Введите название импорта (максимальное количество символов — 450)
   • Выберите тот тип объекта из списка, шаблон импорта которого был заполнен:
     • В списке отображаются все типы объектов с указанием класса объекта
     • Возможен поиск типа объекта
     • Доступно выбрать только одно значение
   • Добавьте файл импорта
3. Нажмите кнопку Импортировать. Будут выполнены проверки файла и импорт данных объектов из файла.

Одновременный запуск нескольких импортов невозможен. Если импорт данных еще не завершен, добавить новый импорт будет недоступно, как вам, так и другим пользователям.

Если успешно пройдены все проверки и выполнен импорт:

1. Статус импорта изменится на Завершен, вы сможете скачать файл лога импорта
2. В разделе Администрирование — Действия в системе будут добавлены записи о создании карточек объектов от имени системного пользователя Service Workflow
3. В ленте событий отобразятся записи о создании карточек объектов от имени системного пользователя Service Workflow
4. В созданных объектах и делах будет заполнена информация из файла импорта

Все нюансы загрузки файла миграции данных и описание проверок при выполнении импорта вы можете посмотреть в отдельной инструкции:

Просмотр файла лога импорта

^{Как посмотреть результат импорта объектов? Как скачать файл лога импорта?}

В файл лога записывается основная информация о состоянии настроек на момент запуска импорта, а также информация о результате создания или обновления каждого объекта из файла импорта.

Чтобы посмотреть результаты выполнения импорта:

1. Выберите сессию импорта в разделе Администрирование — Импорт.
2. Нажмите кнопку  и выберите пункт Скачать лог.

Название файла формируется автоматически по маске: ImportLog <Название импорта> <Дата начала импорта>.txt.

В файл лога записывается следующая информация:

• Этапы процесса импорта данных из файла:
  • Старт импорта данных <Название импорта> из файла <идентификатор файла> для типа дела <идентификатор типа дела>
  • Начало загрузки данных из файла: <идентификатор файла>
  • Завершение импорта:
    • Импорт данных из файла <идентификатор файла> завершен. Всего загружено строк: N, где N — количество строк с данными объектов
    • Импорт данных из файла <идентификатор файла> завершился с ошибкой: <сведения об ошибке>
• Результат операции по созданию объекта для каждой строки в файле импорта:
  • Если в результате обработки строк удалось создать объект, отображается запись: На основании данных из строки A успешно создан объект, где А — номер строки
  • Если во время импорта выявлены ошибки заполнения полей, указываются детали ошибки
• Итоговый результат импорта объекта:
  • Если в результате импорта были созданы карточки объектов/дел, отображается запись: Импорт данных завершен со статусом Completed. Всего обработано строк: N, где N — количество дел, данные которых были добавлены в файл одной строкой
  • Если в результате импорта не удалось создать объекты/дела, отображается запись: Импорт данных завершен со статусом Failed. Всего обработано строк: N, где N — количество дел, данные которых были добавлены в файл одной строкой