Корреспонденция

^{Как создать новую карточку документа? Какая информация содержится в карточке документа?}

В разделе Корреспонденция вы можете вести карточки входящих и исходящих документов. Каждый документ представлен в виде отдельной карточки с определенным набором блоков и полей в зависимости от типа документа.

В разделе Корреспонденция вы можете просматривать документы в папках и проектах или с разбивкой по стадиям, как и в разделе Дела.

Чтобы создать новую карточку документа:

• Нажмите кнопку  и выберите пункт Создать дело.
• Заполните поля формы:
  • Введите название документа
  • Выберите папку, в которой будет храниться карточка документа
  • Укажите проект при необходимости — в списке отображаются только проекты, которые созданы в выбранной папке (при наличии прав)
  • Выберите тип документа: Входящий документ или Исходящий документ

• Нажмите кнопку Добавить. Карточка документа будет открыта в новой вкладке.

В карточках документов предусмотрены различные типы блоков и полей, общие принципы заполнения которых, вы можете узнать из статьи Заполнение информации нашего Справочного центра.

Вне зависимости от типа документа (входящий или исходящий) информация в карточке распределена по следующим вкладкам:

• Основное — на вкладке содержится основная информация о документе:
  • Стадии, которые настроены для текущего типа документа
  • Блок Основная информация — стандартный блок для всех типов дел и объектов, где отображается сводная информация о документе:
    • Проект — наименование проекта, который был указан при создании карточки документа (изменение недоступно)
    • Тип дела — тип документа, который был указан при создании карточки (изменение недоступно)
    • Название дела — название, которое было указано при создании карточки документа, изменить название вы можете в любой момент
    • Ответственный — вы можете выбрать другого пользователя из списка, по умолчанию в качестве ответственного будет указан пользователь, который создал карточку документа
    • Клиент — вы можете выбрать отправителя/получателя документа из списка участников физических лиц и организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты
    • Описание — дополнительная информация о документе в свободной форме
  • Настроенные для текущего типа документа блоки с определенным набором полей
• События — все события различных типов, которые происходят в рамках ведения текущего документа.
• Участники — все участники и их роли в рамках текущего документа.
• Задачи — все задачи, связанные с ведением документа.
• Документы — все файлы и иные документы, связанные с карточкой текущего документа.
• Время — все затраченное время на задачи, события и иные активности, связанные с ведением документа.
• Заметки — на вкладке хранятся все приватные и публичные заметки по этому документу.
• Настройки — на вкладке вы можете управлять доступом пользователей и клиентов к карточке документа.

Подробные сведения о работе с различными вкладками карточки документа (или любого другого настроенного объекта) вы можете посмотреть в разделе Работа с карточкой дела/объекта нашего Справочного центра.

Работа с карточкой входящего документа

^{Какая информация размещена в карточке входящего документа? Какие стадии предусмотрены для карточки входящего документа? Как просмотреть или изменить задачу на распределение документа?}

На вкладке Основное карточки входящего документа информация, которая доступна для заполнения, зависит от текущей стадии документа.

Для входящего документа предусмотрены 3 стадии:

1. Регистрация документа — стадия документа по умолчанию после создания карточки.
2. Документ зарегистрирован.
3. Документ добавлен к делу.

В карточке входящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:

• Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в разделе Корреспонденция).
• Общие данные о корреспонденции — общие сведения о входящем документе.
• Комментарии — в блоке вы можете вести обсуждения и оставлять комментарии (подробнее вы можете узнать в разделе Комментарии нашего Справочного центра).

Описание полей блока Общие данные о корреспонденции.

Сразу после создания карточки входящего документа будут автоматически созданы:

• Событие о поступлении в У(Д) нового входящего документа.
• Задача на распределение документа.

Также могут быть дополнительно созданы автоматические задачи по работе с претензиями (подробнее в разделе Задачи), сведения в которых зависят от информации, указанной в карточке документа (если в поле Вид основного документа выбрано значение Претензия), а в разделе Настройки указано автоматическое создание задач.

Чтобы посмотреть или изменить задачу:

1. Перейдите на вкладку Задачи.
2. Выберите задачу Распределить входящий документ из списка.
3. Дополните информацию в задаче (например, указав сведения из блока Общие данные о корреспонденции).
4. Назначьте ответственного, выбрав пользователя из списка.
5. Нажмите кнопку Сохранить.

Заполнение сведений о входящем документе на стадии "Документ зарегистрирован"

^{Какая информация отобразится в карточке входящего документа после регистрации? Как синхронизировать документ с делом?}

На стадии Документ зарегистрирован, вне зависимости от вида основного документа, который был указан в блоке Общие данные о корреспонденции, дополнительно отображаются блоки:

1. Синхронизация с имеющимся делом или создание нового дела:
   • В блоке вы можете установить связь входящего документа с арбитражным делом или делом СОЮ
   • Поля блока недоступны для изменения на стадии Документ добавлен к делу
2. Дела:
   • В блоке отображается список всех активных (статус В работе) арбитражных дел и дел СОЮ — вы можете отфильтровать список дел, чтобы найти нужное для связи карточки документа с делом
   • Не отображается на стадиях Регистрация документа и Документ добавлен к делу

Если вы хотите синхронизировать входящий документ с уже зарегистрированным делом:

1. Заполните поле Рекомендация при наличии сведений.
2. Выберите дело из списка в поле Дела юридического отдела.
3. Нажмите кнопку Связать с делом.

Если вы хотите синхронизировать входящий документ с новым делом:

1. Заполните поле Рекомендация при наличии сведений.
2. Выберите тип дела (арбитражное дело или СОЮ) в поле Тип нового дела.
3. Нажмите кнопку Создать новое дело. Дело будет создано автоматически:
   • Название дела будет создано по маске: Судебное дело. Источник - <Название карточки входящего документа>
   • В поле Дела юридического отдела будет установлена связь с созданным делом

После синхронизации карточки документа с новым или уже зарегистрированным делом:

1. Документ будет связан с карточкой дела — сведения о входящем документе будут автоматически заполнены в блоке:
   • AC | Вводная информация о входящей претензии от <отправитель претензии> к <получатель претензии>, если выбран тип арбитражного дела для связи, а в карточке документа выбрана Претензия в поле Вид основного документа
   • Вводная информация о входящей претензии от <отправитель претензии> к <получатель претензии>, если выбран тип дела СОЮ для связи, а в карточке документа выбрана Претензия в поле Вид основного документа
   • Информация о входящем иске от <отправитель иска> к <получатель иска>, если выбран тип дела СОЮ для связи, а в карточке документа выбрано Исковое заявление в поле Вид основного документа
   • AC | Информация о входящем иске от <отправитель иска> к <получатель иска>, если выбран тип арбитражного дела для связи, а в карточке документа выбрано Исковое заявление в поле Вид основного документа
   • AC | Исполнительный лист, если выбран тип арбитражного дела для связи, а в карточке документа выбран Исполнительный лист в поле Вид основного документа
   • Исполнительный лист <номер документа> от <дата выдачи>, если выбран тип дела СОЮ для связи, а в карточке документа выбран Исполнительный лист в поле Вид основного документа
2. Внутри карточки дела будут добавлены:
   • Событие с типом Новый входящий документ
   • Задача с типом Подготовить ответ на исковое заявление, Взять в работу исполнительный лист или Подготовить ответ на претензию в зависимости от вида основного документа (подробнее см. в разделе Задачи)
3. Стадия карточки входящего документа будет изменена на Документ добавлен к делу.

В рамках работы с задачами по подготовке документов вы можете быстро создавать документы по настроенным в У(Д) шаблонам. Подробнее о работе с шаблонами документов вы можете узнать в статье Работа с документами дела нашего Справочного центра.

Сведения о входящем документе на стадии "Документ добавлен к делу"

^{На какую стадию переходит входящий документ после синхронизации с делом? Какая информация отображается в карточке входящего документа на финальной стадии?}

Стадия Документ добавлен к делу является финальной стадией при ведении карточки входящего документа.

На финальной стадии в карточке входящего документа отображаются все блоки, информация в которых была заполнена на предыдущих стадиях, кроме блока Дела.

Работа с карточкой исходящего документа

^{Какие стадии предусмотрены для карточки исходящего документа? Какая информация в них содержится? Как проверить статус почтового отправления?}

Для исходящего документа предусмотрены 4 стадии:

1. К отправке — стадия дела по умолчанию после создания карточки.
2. Отправлено.
3. Доставлено.
4. Не удалось доставить.

В карточке исходящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:

• Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в разделе Корреспонденция).
• Данные об исходящем документе — сведения о деле, в рамках которого был подготовлен исходящий документ.

Поля блока Данные об исходящем документе будут заполнены автоматически, если карточка исходящего документа была создана с помощью функции Выделить в новое дело (подробнее см. в статье Выделение дела в отдельное производство нашего Справочного центра) из карточки арбитражного дела или дела СОЮ.

• Общие данные о корреспонденции — общие сведения об исходящем документе.

Основные блоки карточки исходящего документа содержат следующие поля:

• Блок Данные об исходящем документе

• Блок Общие данные о корреспонденции

Если в поле Способ направления документа вы выбрали значение Почта России, дополнительно отобразится блок Отслеживание почтовых отправлений. Если по исходящему документу зарегистрировано несколько отправлений (трек-номеров), по каждому из них будет отображаться отдельный блок.

Описание полей блока Отслеживание почтовых отправлений карточки исходящего документа.

После заполнения всех сведений и отправки документа измените стадию карточки исходящего документа на Отправлено.

Сведения в блоке Отслеживание почтовых отправлений позволяют отслеживать операции с отправлением:

• При наличии сведений о получении почтового отправления измените стадию карточки исходящего документа на Доставлено.
• Измените стадию карточки исходящего документа на Не удалось доставить, если возникли трудности с получением отправления (например, последней операцией в блоке Отслеживание почтовых отправлений указано Возвращено отправителю (Вручение)).

При любом изменении стадии исходящего документа, если заполнено поле Дело в блоке Данные об исходящем документе, в карточке дела (арбитражного или СОЮ) будет автоматически создано событие Исходящая корреспонденция получила обновление статуса - <Наименование стадии карточки исходящего документа> со следующей информацией из карточки документа:

• Дата начала/окончания — текущая дата (дата смены стадии исходящего документа)
• Вид отправления
• Получатель
• Вид документа
• Номер отправления
• Дата отправки
• Связанный документ — ссылка на карточку исходящего документа