Перейти на сайт Case.one

Работа с отчетами

Просмотр и фильтрация списка отчетов

Как просмотреть список отчетов? Как найти отчет в списке?

Все сохраненные отчеты находятся в разделе Отчеты Главного меню. 

В Case.one предусмотрены следующие типы отчетов:

  • Системные отчеты — отчеты, которые были созданы администраторами Case.one по запросу
  • Стандартные отчеты — отчеты, которые изначально добавлены в Case.one
  • Пользовательские отчеты — созданные отчеты
  • Внешняя ссылка — отчеты, содержащие ссылку
  • Внешний отчет — отчеты, содержащие встраиваемый код

Вы можете фильтровать список отчетов по дате создания или по дате изменения. Для этого укажите параметры фильтрации на панели фильтров:

  • Дата создания — укажите период создания отчета в полях С-По, либо выберите период из предложенных
  • Дата изменения — укажите период последнего изменения отчета в полях С-По, либо выберите период из предложенных

Чтобы найти отчет, начните вводить наименование отчета в строку поиска. В списке отчетов отобразятся только те, которые содержат введенное значение в названии.

Вы можете сохранить наборы фильтров, как и в ленте событий.

В списке отчетов сначала отображается системная папка Стандартные отчеты, затем остальные папки с отчетами и отчеты, которые расположены вне папок.

С папками отчетов (кроме системной папки Стандартные отчеты) в списке доступны следующие действия:

  • Общий доступ — предоставить или ограничить доступ к папке другим пользователям
  • Переименовать
  • Переместить папку
  • Удалить

В зависимости от типа отчета доступны различные действия с отчетом.

ДействиеСистемный отчетСтандартный отчетПользовательский отчетВнешняя ссылкаВнешний отчет
Предоставить доступ к отчету—
Просмотреть отчет
Редактировать——
Скачать отчет в формате XLSX——
Скачать отчет в формате CSV———
Распечатать———
Переместить отчет в папку—
Создать копию отчета ——
Поделиться отчетом по ссылке————
Удалить——

Работа с папками отчетов

Как создать папку с отчетами? Как изменить папку с отчетами? Как предоставить доступ к папке с отчетами?

Папки позволяют сгруппировать отчеты так, как вам удобно — например, по общей тематике.

Вы можете создать неограниченное количество тематических папок, которые будут доступны всем, у кого есть доступ к разделу Отчеты.

В системной папке Стандартные отчеты хранятся все встроенные автоматические отчеты.

Создание папки с отчетам в разделе Отчеты

Чтобы создать папку:

  1. Откройте в Главном меню раздел Отчеты.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Создать папку.
  3. Введите название новой папки и нажмите клавишу ENTER, чтобы сохранить изменения.

Если вы хотите создать отчет в папке:

  1. Нажмите на название папки, чтобы открыть ее.  
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Отчет, Внешний отчет, Внешняя ссылка или Запрос отчета.

Предоставление доступа к папке

Чтобы предоставить доступ к папке с отчетами:

  1. Выберите папку в разделе Отчеты.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Общий доступ. Откроется форма предоставления доступа к папке отчетов.
  3. В строке Добавить пользователя или группу начните вводить имя пользователя (название группы пользователей) или выберите из списка.
  4. Выберите уровень доступа:
    • Только просмотр
    • Редактирование
  5. Нажмите кнопку Сохранить для подтверждения уровня прав.
  6. Добавьте при необходимости еще пользователей, которым будет доступна папка с отчетами.
  7. Нажмите кнопку Сохранить на форме предоставления доступа к папке отчетов.

При перемещении доступного вам для просмотра или редактирования отчета в папку, на нее буду автоматически установлены права Частичный просмотр.

Изменение, перемещение и удаление папки с отчетами

Чтобы переименовать папку:

  1. Нажмите кнопку и выберите пункт Переименовать.
  2. Введите новое название папки и нажмите клавишу ENTER.

Чтобы переместить папку с отчетами:

  1. Нажмите кнопку и выберите пункт Переместить папку.
  2. В открывшемся окне выберите директорию в разделе Отчеты, где будет хранится текущая папка с отчетами.
  3. Подтвердите новое место хранения, нажав кнопку Переместить.

Вы также можете переместить папки или отчеты с помощью Drag&Drop — выделите элементы в списке и перетащите их в нужную папку.

Чтобы удалить папку вместе со всеми вложенными отчетами:

  1. Выберите папку в списке отчетов.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить папку.
  3. В открывшемся окне подтвердите удаление.

Работа с шаблоном отчета

Как создать шаблон отчета? Как сформировать отчет по шаблону? Как добавить шаблон в отчет?

Формирование отчета по шаблону позволяет выгрузить отчет в нужном вам в вид в формате XLSX.

Вы можете самостоятельно создать шаблон отчета или обратиться за помощью к вашему администратору.

Как создать шаблон для отчета

Для создания шаблона отчета:

  1. Создайте в файле Excel таблицу с заголовками столбцов, по которым должен формироваться отчет.
  2. Отформатируйте стиль таблицы по вашему усмотрению.
  3. Выделите заголовки столбцов таблицы.
  4. Задайте заголовки столбцов таблицы — они должны совпадать с наименованием колонок в параметрах отчета в Case.one.
  5. Перейдите на вкладку Формулы и выберите пункт Присвоить имя (Задать имя — в зависимости от версии Excel).
  6. Введите имя Header без кавычек и нажмите кнопку Ок. Верхний диапазон для отчета будет задан.
  7. Выделите последнюю строку в таблице (перед итоговым значением при его наличии).
  8. Присвойте имя Footer без кавычек аналогично Header. Нижний диапазон для отчета будет задан.
  9. Сохраните файл шаблона.

Файл шаблона готов и теперь вы можете использовать его в качестве шаблона для отчета.

Обязательным условием для создания шаблона является наличие в нем или Header, или Footer.

Добавление файла шаблона в отчет

Для добавления шаблона в отчет:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку рядом с нужным отчетом и выберите пункт Редактировать или выберите отчет из списка и перейдите на вкладку Параметры.
  3. Нажмите Добавить файл в блоке Общая информация и прикрепите файл шаблона.
  4. Нажмите кнопку сохранения в правом нижнем углу.

Для экспорта сформированного по шаблону отчета нажмите кнопку и выберите Скачать отчет в CSV или Скачать отчет в XLSX.

Вы можете скачать прикрепленный шаблон для его дальнейшего использования или заменить файл шаблона.

Чтобы удалить шаблон:

  1. В поле Шаблон отчета нажмите иконку корзины.
  2. Подтвердите удаление в открывшемся окне.
  3. Нажмите кнопку сохранения в правом нижнем углу.

Запрос системного отчета

Как запросить системный отчет?

Если для составления отчета вам недостаточно данных, предлагаемых системой, вы можете запросить у администратора системный отчет.

  1. Откройте раздел Отчеты в основном меню. 
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы.
  3. Выберите пункт Запрос отчета. Откроется форма оформления запроса.
  4. Укажите параметры запроса:
    • Прикрепите файл с данными для отчета
    • Введите описание
  5. Нажмите кнопку Отправить. 

После обработки запроса вы получите сообщение о готовности отчета на ваш адрес электронной почты.

Если в системном отчете появилась ошибка, вы увидите сообщение об этом. Сообщение позволяет скачать файл с параметрами отчета и описанием ошибки. Просто отправьте файл своему менеджеру или в службу поддержки — мы обязательно исправим ошибку.

После получения системного отчета вы можете:

Просмотр стандартных отчетов

Как просмотреть встроенный отчет? Как найти стандартный отчет? Как просмотреть стандартный отчет? Как найти встроенный отчет?

Стандартные (встроенные) отчеты заранее настроены внутри Case.one. В них автоматически рассчитываются данные, которые в любой момент можно вывести на экран.

Стандартные отчеты позволяют получить детализацию по затраченному времени, проанализировать все затраченное пользователями время, а также изучить категории дел пользователей.
Все встроенные отчеты собраны в системной папке Стандартные отчеты. 

Стандартные отчеты строятся на основе доступных данных с учетом прав. Каждый из отчетов может содержать график, фильтры и итоги.


Для просмотра стандартного отчета:

  1. Перейдите в раздел Отчеты.
  2. Откройте папку Стандартные отчеты.
  3. Введите в строку поиска наименование одного из стандартных отчетов или просто выберите подходящий:
    • Детализация по затраченному времени
    • Загрузка по задачам
    • Затраты
    • Затраченное время
    • Затраченное время по делам
    • Категории дел пользователей
    • Клиентские категории дел
    • Клиентские оплаты
    • Количество дел по типу
    • Отчет по банковским счетам
    • Расчеты по делам
    • Счета клиентов
  4. Нажмите на название выбранного отчета, чтобы открыть его в отдельной вкладке.
  5. Изучите данные, отфильтруйте поля по нужным параметрам, выгрузите в форматах CSV и XLSX или распечатайте готовый отчет.

Любой стандартный отчет вы можете:

  • Посмотреть
  • Распечатать
  • Скачать в формате CSV или XLSX

Просмотр отчета по ссылке

Как посмотреть отчет по ссылке? Что делать, если отчет не открывается по ссылке?

Если вы получили от пользователя Case.one ссылку на отчет, вы можете посмотреть отчет, даже если вы еще не зарегистрированы в Системе.

Для просмотра отчета откройте ссылку в браузере.

При просмотре отчета вы можете скачать отчет в форматах CSV и XLSX или распечатать его.

Если у вас не открывается отчет по ссылке, значит, ссылка стала недействительна — обратитесь к пользователю Case.one, чтобы получить новую ссылку на отчет.

Создание отчета

Как создать отчет? Как сформировать отчет? Как работать с настройками отчета?

Для формирования отчетности в Case.one вы можете использовать всю информацию по:

  • Проектам
  • Делам и объектам (включая информацию со всех вкладок карточки)
  • Участником — информация по ФЛ и организациям
  • Клиентским запросам
  • Пользователям
  • Группам пользователей
  • Ролям пользователей

Конструктор отчетов позволяет выбрать, какие данные вывести в отчет. Вам необходимо задать параметры и озаглавить колонки будущей таблицы. Отчет сформируется автоматически.

Отчет формируется только по тем проектам и делам, к которым у вас есть доступ.

Создание отчета

Для создания отчета:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Отчет, откроется конструктор отчета на вкладке Параметры. Вкладки Отчет и Общий доступ недоступны, пока в параметрах отчета не будут указаны название отчета и хотя бы одна колонка.
  3. Заполните поля блока Общая информация:
    • Укажите название отчета
    • Прикрепите файл с шаблоном отчета
    • Введите описание отчета
  4. В блоке Колонки выберите корневой элемент (например, Проект) из списка и нужное поле или введите название поля в строке.
  5. Настройте параметры колонки:
    • Добавьте название колонки для отображения в отчете
    • Измените ширину поля в отчете
    • Выберите формат значений из списка — доступные значения для выбора зависят от типа поля (если в качестве колонки отчета указано поле из мультистроки и/или мультиблока, вы можете выбрать значение Объединить все значения — тогда все значения, находящиеся в мультиблоке или в мультистроке будут отображаться в одной ячейке через точку с запятой)
    • Измените порядок колонок при необходимости — вы можете изменить порядок колонок с помощью Drag&Drop, перетащив их в нужное место
  6. Нажмите кнопку и выберите пункт Настройки, откроется форма настроек колонок:
    • Выберите формат итогов — доступные значения для выбора зависят от типа поля
    • Формат времени — выберите из списка формат отображения даты и времени (отображается, если в качестве колонки вы выбрали поле с типом Дата и время):
      • По умолчанию:
        • При просмотре отчета в Case.one дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в профиле пользователя
        • При просмотре отчета, скачанного в формате *.xlsx и *.csv — UTC +0
      • Время аккаунта — дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в поле Часовой пояс раздела Администрирование — Аккаунт
      • Время профиля — дата и время отображаются с учетом часового пояса, указанного в профиле пользователя
    • Укажите тип поля для фильтрации
    • Установите значения фильтрации — по каким значениям будут фильтроваться данные в этой колонке
  7. Нажмите кнопку Сохранить, настройки колонки будут сохранены.
  8. Аналогично выберите и настройте остальные колонки отчета.
  9. Нажмите кнопку в правом нижнем углу, отчет будет сформирован.

Предусмотрены следующие особенности учета настроек формата даты и времени для пользовательских отчетов — при выборе значений Минимум, Максимум или Среднее в поле Формат итогов в настройках колонки результат будет отображаться с учетом значения в поле Формат времени.

Выбор значения в поле Формат времени доступен:

  • Для системных полей с типом Дата и время:
    • Проект — Дело — События — Основная информация: Время начала, Время окончания, Дата и время начала и Дата и время окончания;
    • Проект — Дело — Задачи — Основная информация: Время выполнения и Дата и время выполнения
    • Звонки — Время звонка
  • Для созданных полей с типом Дата и Время

В рамках одного отчета нельзя использовать разные корневые элементы.

Настройки фильтрации данных отчета

При настройке отчета вы можете выбрать режим фильтрации:

  • Базовый режим — отображается по умолчанию и позволяет фильтровать данные в отчете как прежде: по выбранным значениям, пустым или не пустым значениям.
  • Продвинутый режим — включается отдельно и позволяет самостоятельно прописывать структурированные запросы для фильтрации данных отчета. Для написания фильтра в продвинутом режиме используется язык запросов Case.one (С1QL), который предоставляет SQL-подобный синтаксис, однако С1QL не является языком запросов к базе данных. С помощью продвинутого режима вы можете создавать, как простые запросы фильтрации, так и сложные, которые могут состоять из нескольких простых фильтров, объединенных логическими операторами.

Подробные сведения об использовании продвинутого режима фильтрации, компонентах языка C1QL и особенностях написания запросов фильтрации, вы можете узнать из отдельной инструкции — чтобы посмотреть или скачать инструкцию, нажмите кнопку  в конце строки Текст запроса в продвинутом режиме фильтрации.

Для настройки фильтрации отчета в базовом режиме:

  1. Проверьте, что в блоке Фильтрация выбран Базовый режим.
  2. Выберите фильтры в блоке Фильтрация.
  3. Нажмите на поле Значения и выберите значения из списка, по которым будет выполняться фильтрация.
  4. Нажмите кнопку сохранения отчета.

Обратите внимание, что вы можете исключить из отчета пустые записи. Для этого нажмите на поле Отфильтровать по и выберите значение:

  • Выбранные значения (установлено по умолчанию) — вы можете выбрать фильтрацию по всем указанным значениям или по конкретному значению
  • Пустые — фильтрации по пустым полям:
    • Фильтр по полю сущности, существующей в отчете, применяется к значениям колонки итогового отчета, а не к значениям самой сущности
    • Фильтр по полю сущности, не существующей в отчете, применяется к значениям самой сущности (выполняется подзапрос к фильтруемой сущности)
  • Не пустые

Если использованы фильтры по дате, при формировании отчета будут выбраны следующие временные периоды:

  • Вчера — за предыдущий день относительно дня формирования отчета
  • Сегодня — за день формирования отчета
  • За текущую неделю — за семь дней с первого дня недели согласно настройкам case.one, в которые входит день формирования отчета
  • За текущий месяц — с первого по последнее число месяца, в котором формируется отчет
  • За последние 7 дней — за последние 7 дней относительно дня формирования отчета
  • За последние 30 дней — за последние 30 дней относительно дня формирования отчета

Для настройки отчета в продвинутом режиме:

  1. Нажмите кнопку Продвинутый режим в блоке Фильтрация.
  2. Ознакомьтесь со специальной инструкцией по написанию запросов фильтрации на языке C1QL при необходимости:
    • Нажмите кнопку в конце строки Текст запроса
    • Прочтите или скачайте инструкцию
  3. В поле Текст запроса введите символ @. Отобразится список корневых групп полей:
    • Проект
    • Администрирование
    • Участники
    • Клиентский запрос
    • Звонки
  4. Выберите вручную поле для фильтрации или начните вводить его наименование — название поля вводится на языке названия поля (изменить поле можно стерев название).
  5. Нажмите клавишу SPACE и укажите оператор сравнения. Оператор будет подсвечен зеленым цветом.
  6. Нажмите клавишу SPACE и укажите в кавычках значение поля или зарезервированное слово без кавычек.
  7. Пропишите остальные запросы фильтрации.
  8. Нажмите кнопку сохранения отчета. Выполнится проверка корректности написания запроса фильтрации:
    • Если в запросе фильтрации не найдено ошибок, отчет будет сохранен и сформирован
    • Если запрос фильтрации составлен некорректно, отобразится соответствующее уведомление об ошибке

Предусмотрены следующие особенности при изменении режима фильтрации в отчете:

  1. При переключении между режимами фильтрации (без сохранения всех параметров отчета) настройки фильтрации будут сохранены для каждого выбранного режима отдельно, например:
    • Если вы указали параметры фильтрации в базовом режиме, а после переключились на Продвинутый режим:
      • Настройки фильтрации будут сохранены, но не перепишутся в запрос фильтрации продвинутого режима
      • При повторном переключении на Базовый режим отобразятся сохраненные настройки
    • Если вы прописали запрос фильтрации в продвинутом режиме, а после переключились на Базовый режим:
      • Запросы фильтрации будут сохранены, но не примут значения фильтров базового режима
      • При повторном переключении на Продвинутый режим отобразятся сохраненные настройки
  2. Если запрос фильтрации в продвинутом режиме содержит пустые строки, при переключении на Базовый режим они будут удалены.
  3. После нажатия кнопки  будут сохранены только параметры фильтрации того режима, который сейчас выбран в блоке Фильтрация:
    • Отобразится уведомление: об успешном сохранении отчета или об ошибке
    • Автоматический переход на вкладку Отчет не будет выполнен
  4. Продвинутый режим фильтрации недоступен при работе с Case.one в браузере Internet Explorer.

Настройки визуализации отчета

В блоке Диаграмма вы можете включить визуализацию по колонкам отчета и выбрать тип отображения данных отчета.

Для настройки визуализации отчета:

  1. Нажмите кнопку Включить в блоке Диаграмма.
  2. Выберите тип диаграммы из списка:
    • Круговая диаграмма
    • Линейная диаграмма
    • Линейная диаграмма с накоплением
    • Столбчатая диаграмма
    • Столбчатая диаграмма с накоплением
  3. В зависимости от типа диаграммы укажите параметры:
    • Выберите Сектор (для круговой диаграммы) или Ось Х (для всех типов столбчатой и линейной диаграмм) из списка — по полю будет выполняться построение диаграммы. Можно выбрать только одно поле, которое используется в отчете в качестве колонки.
    • Выберите Значение (для круговой диаграммы) или Ряд (для всех типов столбчатой и линейной диаграмм) из списка — по выбранному полю выполняется группировка по значению из поля Сектор/Ось Х и внутри этой группы выполняется указанный формат:
      • Для круговой диаграммы можно выбрать только одно значение из поля, которое используется в отчете в качестве колонки.
      • Для столбчатой и линейной диаграмм можно выбрать несколько рядов из полей, которые используются в отчете в качестве колонки.
    • Укажите Формат — в зависимости от формата будет выполнена указанная агрегирующая функция на диаграмме: 
      • Количество всех значений.
      • Максимум.
      • Минимум.
      • Среднее.
      • Сумма.
  4. Нажмите кнопку , отчет и диаграмма по нему будут сформированы.

Если тип поля выбранного ряда или значения не является числом или формулой, и выбран формат арифметической операции (любое значение, кроме Количество всех значений), отображается сообщение: "Невозможно применить формат к рядам: [Название ряда]".

При просмотре любого типа диаграммы:

  • Легенда диаграммы отображается одной строкой
  • В конце строки легенды доступны кнопки переключения значений (назад и вперед)
  • Всплывающие при наведении подсказки о значениях диаграммы отображаются поверх остальной информации

Если в блоке Диаграмма нажать кнопку Отключить, отчет будет отображаться без визуализации. При повторном включении, если вы не сохранили настройки отчета, отобразятся все настройки диаграммы, если они были заполнены.

Предусмотрены следующие ограничения на использование диаграмм:

  • При построении любых диаграмм:
    • Учитываются:
      • Колонки отчета
      • Права пользователя к данным в отчете
      • Общая фильтрация в отчете
      • Настройки фильтрации в отчете
    • Не учитывается формат данных, используемый в колонках отчета
  • При удалении из отчета поля, которое используется в диаграмме, поле будет удалено из диаграммы
  • При удалении из объекта поля, которое используется в диаграмме:
    • Поле будет удалено из списка полей отчета и из диаграммы
    • При попытке открыть отчет отобразится уведомление: "В диаграмме указаны некорректные данные"
  • При изменении порядка колонок в отчете параметр Ось Х или Сектор не изменяется
  • При выборе нескольких рядов (для столбчатой и линейной диаграмм):
    • Если в Оси Х выбрано поле с типом Дата, Ось Х автоматически строится в масштабе даты
    • Если в Оси Х выбрано поле с другим форматом, Ось Х строится, как по текстовому полю
    • Сортировка значений в поле Ось Х такая же, как и в отчете по умолчанию
    • По каждому ряду:
      • Строится линейная/столбчатая диаграмма
      • Выполняется группировка по значению из поля Ось Х и внутри этой группы применяется указанный формат
  • При выборе круговой диаграммы секторы отображаются с учетом сортировки по убыванию (размещается самое большое значение, а затем по часовой стрелке размещаются меньшие значения).
  • При построении диаграмм с накоплением по каждому ряду выполняется группировка по значению из поля Ось Х, и внутри этой группы выполняется указанная агрегирующая функция:
    • При выборе типа Столбчатая диаграмма с накоплением — все полученные значения по разным рядам складываются и отображаются на общей диаграмме. Порядок расположения столбцов в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
    • При выборе типа Линейная диаграмма с накоплением — строятся линии для каждого ряда, при этом к ряду добавляются значения всех предыдущих рядов (то есть значения в линии 2 равняется значениям ряда 1 и ряда 2; линия 3 = ряд 1+ ряд 2 + ряд 3 и т.д.). Порядок расположения линий в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
  • При выполнении функции агрегаций (Минимум, Максимум, Сумма, Среднее) над полями с типом Продолжительность значение на диаграмме отображается в минутах. Например, если необходимо отобразить суммарное время по всем звонкам (3 часа 15 минут и 30 секунд), в диаграмме они отобразятся как 195.5 (округление выполняется до 0.01, т.е. до ближайшего значения). 

Поле с типом Продолжительность недоступно для создания, но используется в качестве системных полей в следующих местах:

  • Длительность звонка
  • Время — Project_Bill_Time_Item
  • Потраченное время — Project_Event_TimeSpent
  • Время — Project_TimeLog_Time
  • Время — Project_Task_TimeLog_Time
  • Время — Project_Event_TimeLog_Time
  • Время — Project_Document_TimeLog_Time
  • Время — Project_Email_TimeLog_Time
  • При изменении типа диаграммы после заполнения параметров:
    • Если вместо круговой диаграммы выбрать любой тип столбчатой или линейной диаграмм, значения параметров не изменятся:
      • Вместо параметра Сектор отобразится Ось Х
      • Вместо параметра Значение — параметр Ряд
      • Значение в поле Формат останется прежним
    • Если изменен тип с любого типа линейной на столбчатую диаграмму (или наоборот), все значения параметров будут сохранены
    • Если вместо любого типа столбчатой или линейной диаграммы выбрать тип Круговая, значения параметров не изменятся
    • Если вместо любого типа столбчатой или линейной диаграмм, где указано несколько рядов, выбрать тип Круговая, будут сохранены настройки только для первого ряда
  • При копировании отчета настройки визуализации отчета также копируются
  • При скачивании отчета диаграмма не будет загружена
  • При фильтрации отчета значения диаграммы будут автоматически обновлены в зависимости от примененных фильтров

Изменение параметров отчета

Как изменить параметры отчета? Как отредактировать отчет? Как внести правки в отчет? Как изменить отчет?

Сформированный отчет в любой момент можно отредактировать — изменить параметры, настроить колонки, установить дополнительную фильтрацию значений или изменить режим фильтрации.

Для изменения отчета:

  1. В разделе Отчеты выберите отчет и перейдите на вкладку Параметры.
  2. Отредактируйте параметры отчета:
    • Измените название или описание
    • Добавьте или удалите колонки
    • Измените фильтры и/или режим фильтрации
    • Отключите или включите блок Диаграмма или измените тип диаграммы
    • Прикрепите или замените файл шаблона
  3. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы.

Настройка правил автоматической отправки отчетов

Как получать отчет на почту регулярно? Как настроить отправку отчета? Как создать правило отправки отчета?

Вы можете задать правило для автоматической отправки отчетов по расписанию — по заданным условиям отчет будет автоматически отправляться на почту выбранным пользователям или клиентам.

При создании правила вы можете выбрать периодичность, интервал, день недели и время отправки. Можно создавать неограниченное количество правил.

Для встроенных и системных отчетов настройка правил по расписанию недоступна.

Создание правила отправки отчетов по расписанию

Для создания правила отправки отчета по расписанию:

  1. Откройте раздел Отчеты и выберите отчет.
  2. Перейдите на вкладку Параметры.
  3. Перейдите к блоку Отправка отчета на почту по расписанию и нажмите кнопку Добавить правило.
  4. Выберите периодичность отправки отчета: день, неделя, месяц или заданный период.
  5. Укажите интервал.
  6. Выберите день и время.
  7. Укажите получателей отчета.
  8. Нажмите кнопку Добавить, чтобы создать новое правило. 
  9. Для сохранения правила автоматической отправки отчетов нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу страницы.

Предоставление доступа к отчету

Как предоставить доступ к отчету? Как поделиться отчетом? Как ограничить доступ к отчету?

Предоставление общего доступа позволит вам настроить права просмотра созданного вами отчета для других пользователей или групп, указать возможность редактирования отчета выбранным пользователям.

Вы можете предоставить доступ к отчету или наоборот, ограничить:

Помимо настроек общего доступа вы также можете поделиться отчетом по ссылке — посмотреть отчет сможет даже не зарегистрированный пользователь.

Как настроить общий доступ к отчету

После создания отчета, он доступен по умолчанию только автору.

Для предоставления и настройки доступа к отчету:

  1. Перейдите на вкладку Общий доступ и выберите в списке пользователя или группу.
  2. Выберите уровень доступа:
    • Только просмотр
    • Редактирование
  3. Нажмите кнопку сохранения в правом нижнем углу.

Чтобы предоставить доступ к отчету из списка отчетов:

  1. Нажмите кнопку рядом с отчетом и выберите пункт Общий доступ, откроется форма предоставления доступа к отчету.
  2. Выберите в списке пользователя или группу.
  3. Выберите уровень доступа:
    • Только просмотр
    • Редактирование
  4. Нажмите на кнопку Сохранить.

На вкладке Общий доступ отчета также отобразятся все изменения после сохранения формы предоставления доступа.


Вы можете исключить пользователей из списка общего доступа — для этого:

  1. Перейдите на вкладку Общий доступ отчета или откройте форму Общий доступ в списке отчетов.
  2. Нажмите кнопку в конце строки с пользователем и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите удаление пользователя или группы пользователей из списка в открывшемся окне.
  4. Нажмите кнопку сохранения в правом нижнем углу экрана.

Изменить уровень прав или удалить автора отчета невозможно.

Как поделиться отчетом

Вы можете поделиться отчетом с любым человеком по ссылке, даже если он не зарегистрирован в Case.one.

Чтобы поделиться отчетом:

  1. Выберите отчет в разделе Отчеты.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Поделиться отчетом по ссылке, отобразится окно с настройками доступа к отчету.
  3. Установите флаг Разрешить доступ по ссылке, будет сгенерирована ссылка на отчет.
  4. Скопируйте ссылку на отчет и нажмите кнопку Сохранить — если вы не нажмете кнопку, ссылка на отчет будет недействительна.
  5. Отправьте ссылку на отчет другому человеку.

Для каждого пользователя в каждом отчете (при наличии прав на редактирование отчета) генерируется персональная ссылка на отчет. Настройки доступа к отчету по ссылке сохраняются для каждого пользователя отдельно.

Если вы после отправки обновили страницу отчета или выполнили любые другие действия с отчетом, ссылка на отчет перестанет действовать.

При переходе по ссылке для просмотра отчета просматривать отчет могут как авторизованные, так и анонимные пользователи, у которых есть ссылка.

При просмотре отчета, отправленного по ссылке, не отображаются:

  • Вкладки Параметры и Общий доступ
  • Кнопки вызова чат-бота поддержки, таймера и AI-ассистента
  • Фильтры отчета
  • Пункт Удалить в меню-троеточии отчета

Пользователи могут скачать отчет в форматах CSV и XLSX или распечатать его.

Отчет недоступен для просмотра, если:

  • Снят флаг Разрешить доступ по ссылке
  • Пользователь, предоставивший ссылку, обновил страницу отчета или выполнил любые другие действия с отчетом

Фильтрация значений в отчете

Как отфильтровать значения в отчете? От чего зависят доступные фильтры в отчете?

Вы можете фильтровать, какие значения должны отобразиться в отчете и в диаграмме отчета, если включена визуализация.

Набор фильтров на верхней панели отчета зависит от колонок, по которым был сформирован отчет.

Для фильтрации значений в отчете:

  1. Выберите отчет, к которому у вас есть доступ, в разделе Отчеты.
  2. Установите значения фильтров на панели фильтрации.

Если вы закрыли и открыли повторно отчет, все установленные значения фильтров будут автоматически сброшены.

Если вы обновили отчет или перезагрузили страницу с отчетом, все установленные значения в фильтрах будут сохранены.


Чтобы сохранить настройки фильтрации значений отчета, просто скопируйте себе ссылку из адресной строки браузера — при открытии отчета по скопированной ссылке настройки фильтрации будут сохранены.

Если вы хотите обновить данные отчета, нажмите кнопку .

Скачивание сформированного отчета

Как скачать готовый отчет? Как скачать отчет в формате XLS? Как скачать отчет в формате CSV?

Cозданный или системный отчет можно скачать в форматах XLS или CSV для дальнейшего анализа в оффлайн режиме. Таблица с данными отчета будет содержать те колонки, которые вы выбрали при создании отчета. 

Чтобы скачать отчет:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Откройте интересующий вас отчет.
  3. На верхней панели нажмите кнопку и выберите пункт Скачать отчет в XLS или Скачать отчет в CSV.

В файле отчета XLSX доступен лист Параметры отчета, где отображается список фильтров отчета:

  • Тип поля — наименование поля, по которому выполнена фильтрация
  • Фильтровать по
  • Значение

Лист Параметры отчета добавляется в файл отчета автоматически, если был заполнен блок Фильтрация на вкладке Параметры отчета.

Чтобы скачать системный отчет:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Откройте интересующий вас отчет.
  3. Нажмите кнопку Скачать отчет. Во время формирования отчета отобразится уведомление, кнопка скачивания отчета будет недоступна для нажатия.

При выгрузке системного или пользовательского отчета в формат XLSX:

  • Если в отчете содержатся поля, которые ссылаются на объект или дело, в файле отчета, название объекта будет являться ссылкой.
  • Значения полей с типом Логическое и Чекбокс в скачанных отчетах в формате XLSX или CSV отображаются как Да или Нет, в зависимости от значения поля (если включен соответствующий параметр в настройках конфигурации инстанса).

Если в отчете содержатся поля, которые ссылаются на объект или дело, в файле отчета:

  • Название объекта будет являться ссылкой на объект
  • Доступен переход по ссылке, если в настройках инстанса включена возможность выгрузки ссылок из отчетов
  • Значения в поле, которое содержит ссылку на объект, будут отображаться простым текстом:
    • Если в отчете в поле выгружается несколько значений из поля со ссылкой на объект
    • Если возможность выгрузка гиперссылки отключена на инстансе

Поля из мультистроки и/или мультиблока при выгрузке отчета в XLSX, CSV или для печати отображаются в одной ячейке, если в параметрах отчета выбран формат Объединить все значения. Если поля из мультиблока/мультистроки содержат пустые значения, то они не отображаются.

Удаление отчета

Как удалить отчет?

Вы можете удалять созданные отчеты при наличии прав на отчет.

Для удаления отчета:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Найдите отчет, который хотите удалить, и нажмите кнопку в конце строки.
  3. Выберите пункт Удалить.
  4. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Также вы можете удалить отчет в режиме просмотра — откройте отчет, нажмите кнопку на верхней панели и выберите пункт Удалить.

Копирование отчета

Как создать копию отчета? Какие данные переносятся при копировании отчета?

Вы можете копировать созданные отчеты.

У копии отчета будут те же настройки, что и у оригинала (кроме прав доступа).

Для копирования отчета:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку справа от отчета, который хотите копировать.
  3. Выберите пункт Создать копию.

Копия отчета будет создана с таким же названием, но добавится номер копии в скобках — например, Текущие дела (1).

Для копии отчета:

  • Настройки со вкладки Общий доступ не копируются
  • Автором нового отчета является пользователь, скопировавший отчет