Как создать новую карточку документа? Какая информация содержится в карточке документа?
В разделе Корреспонденция вы можете вести карточки входящих и исходящих документов. Каждый документ представлен в виде отдельной карточки с определенным набором блоков и полей в зависимости от типа документа.
В разделе Корреспонденция вы можете просматривать документы в папках и проектах или с разбивкой по стадиям, как и в разделе Дела.
Чтобы создать новую карточку документа:
- Нажмите кнопку
и выберите пункт Создать дело. - Заполните поля формы:
- Введите название документа
- Выберите папку, в которой будет храниться карточка документа
- Укажите проект при необходимости — в списке отображаются только проекты, которые созданы в выбранной папке (при наличии прав)
- Выберите тип документа: Входящий документ или Исходящий документ
- Нажмите кнопку Добавить. Карточка документа будет открыта в новой вкладке.
В карточках документов предусмотрены различные типы блоков и полей, общие принципы заполнения которых, вы можете узнать из статьи Заполнение информации нашего Справочного центра.
Вне зависимости от типа документа (входящий или исходящий) информация в карточке распределена по следующим вкладкам:
- Основное — на вкладке содержится основная информация о документе:
- Стадии, которые настроены для текущего типа документа
- Блок Основная информация — стандартный блок для всех типов дел и объектов, где отображается сводная информация о документе:
- Проект — наименование проекта, который был указан при создании карточки документа (изменение недоступно)
- Тип дела — тип документа, который был указан при создании карточки (изменение недоступно)
- Название дела — название, которое было указано при создании карточки документа, изменить название вы можете в любой момент
- Ответственный — вы можете выбрать другого пользователя из списка, по умолчанию в качестве ответственного будет указан пользователь, который создал карточку документа
- Клиент — вы можете выбрать отправителя/получателя документа из списка участников физических лиц и организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты
- Описание — дополнительная информация о документе в свободной форме
- Настроенные для текущего типа документа блоки с определенным набором полей
- События — все события различных типов, которые происходят в рамках ведения текущего документа.
- Участники — все участники и их роли в рамках текущего документа.
- Задачи — все задачи, связанные с ведением документа.
- Документы — все файлы и иные документы, связанные с карточкой текущего документа.
- Время — все затраченное время на задачи, события и иные активности, связанные с ведением документа.
- Заметки — на вкладке хранятся все приватные и публичные заметки по этому документу.
- Настройки — на вкладке вы можете управлять доступом пользователей и клиентов к карточке документа.
Подробные сведения о работе с различными вкладками карточки документа (или любого другого настроенного объекта) вы можете посмотреть в разделе Работа с карточкой дела/объекта нашего Справочного центра.