Перейти на сайт Case.one

Создание отчета

Как создать отчет? Как сформировать отчет? Как работать с настройками отчета?

Для формирования отчетности в Case.one вы можете использовать всю информацию по:

  • Проектам;
  • Делам и объектам (включая информацию со всех вкладок карточки);
  • Участником — информация по ФЛ и организациям;
  • Клиентским запросам;
  • Пользователям;
  • Группам пользователей;
  • Ролям пользователей.

Конструктор отчетов позволяет выбрать, какие данные вывести в отчет. Вам необходимо задать параметры и озаглавить колонки будущей таблицы. Отчет сформируется автоматически.

Отчет формируется только по тем проектам и делам, к которым у вас есть доступ.

Создание отчета

Для создания отчета:

  1. Выберите раздел Отчеты в Главном меню.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Отчет, откроется конструктор отчета на вкладке Параметры.
  3. Заполните поля блока Общая информация:
    • Укажите название отчета;
    • Прикрепите файл с шаблоном отчета;
    • Введите описание отчета.
  4. В блоке Колонки выберите корневой элемент (например, Дела) из списка и нужное поле или введите название поля в строке.
  5. Настройте параметры колонки:
    • Добавьте название колонки для отображения в отчете;
    • Измените ширину поля в отчете;
    • Выберите формат значений из списка — доступные значения для выбора зависят от типа поля.
  6. Нажмите кнопку и выберите пункт Настройки, откроется форма настроек колонок:
    • Выберите формат итогов — доступные значения для выбора зависят от типа поля;
    • Укажите тип поля для фильтрации;
    • Установите значения фильтрации — по каким значениям будут фильтроваться данные в этой колонке.
  7. Нажмите кнопку Сохранить, настройки колонки будут сохранены.
  8. Аналогично выберите и настройте остальные колонки отчета.
  9. Нажмите кнопку в правом нижнем углу, отчет будет сформирован.

В рамках одного отчета нельзя использовать разные корневые элементы.

Настройки фильтрации данных отчета

При настройке отчета вы можете выбрать режим фильтрации:

  • Базовый режим — отображается по умолчанию и позволяет фильтровать данные в отчете как прежде: по выбранным значениям, пустым или не пустым значениям.
  • Продвинутый режим — включается отдельно и позволяет самостоятельно прописывать структурированные запросы для фильтрации данных отчета. Для написания фильтра в продвинутом режиме используется язык запросов Case.one (С1QL), который предоставляет SQL-подобный синтаксис, однако С1QL не является языком запросов к базе данных. С помощью продвинутого режима вы можете создавать, как простые запросы фильтрации, так и сложные, которые могут состоять из нескольких простых фильтров, объединенных логическими операторами.

Подробные сведения об использовании продвинутого режима фильтрации, компонентах языка C1QL и особенностях написания запросов фильтрации, вы можете узнать из отдельной инструкции — чтобы посмотреть или скачать инструкцию, нажмите кнопку  в конце строки Текст запроса в продвинутом режиме фильтрации.

Для настройки фильтрации отчета в базовом режиме:

  1. Проверьте, что в блоке Фильтрация выбран Базовый режим.
  2. Выберите фильтры в блоке Фильтрация.
  3. Нажмите на поле Значения и выберите значения из списка, по которым будет выполняться фильтрация.
  4. Нажмите кнопку сохранения отчета.

Обратите внимание, что вы можете исключить из отчета пустые записи. Для этого нажмите на поле Отфильтровать по и выберите значение:

  • Выбранные значения (установлено по умолчанию) — вы можете выбрать фильтрацию по всем указанным значениям или по конкретному значению.
  • Пустые — фильтрации по пустым полям:
    • Фильтр по полю сущности, существующей в отчете, применяется к значениям колонки итогового отчета, а не к значениям самой сущности.
    • Фильтр по полю сущности, не существующей в отчете, применяется к значениям самой сущности (выполняется подзапрос к фильтруемой сущности).
  • Не пустые.

Для настройки отчета в продвинутом режиме:

  1. Нажмите кнопку Продвинутый режим в блоке Фильтрация.
  2. Ознакомьтесь со специальной инструкцией по написанию запросов фильтрации на языке C1QL при необходимости:
    • Нажмите кнопку в конце строки Текст запроса.
    • Прочтите или скачайте инструкцию.
  3. В поле Текст запроса введите символ @. Отобразится список корневых групп полей:
    • Проект
    • Администрирование
    • Участники
    • Клиентский запрос
    • Звонки
  4. Выберите вручную поле для фильтрации или начните вводить его наименование — название поля вводится на языке названия поля (изменить поле можно стерев название).
  5. Нажмите клавишу SPACE и укажите оператор сравнения. Оператор будет подсвечен зеленым цветом.
  6. Нажмите клавишу SPACE и укажите в кавычках значение поля или зарезервированное слово без кавычек.
  7. Пропишите остальные запросы фильтрации.
  8. Нажмите кнопку сохранения отчета.

Предусмотрены следующие особенности при изменении режима фильтрации в отчете:

  1. При переключении между режимами фильтрации (без сохранения всех параметров отчета) настройки фильтрации будут сохранены для каждого выбранного режима отдельно, например:
    • Если вы указали параметры фильтрации в базовом режиме, а после переключились на Продвинутый режим:
      • Настройки фильтрации будут сохранены, но не перепишутся в запрос фильтрации продвинутого режима.
      • При повторном переключении на Базовый режим отобразятся сохраненные настройки.
    • Если вы прописали запрос фильтрации в продвинутом режиме, а после переключились на Базовый режим:
      • Запросы фильтрации будут сохранены, но не примут значения фильтров базового режима.
      • При повторном переключении на Продвинутый режим отобразятся сохраненные настройки.
  2. Если запрос фильтрации в продвинутом режиме содержит пустые строки, при переключении на Базовый режим они будут удалены.
  3. После нажатия кнопки  будут сохранены только параметры фильтрации того режима, который сейчас выбран в блоке Фильтрация:
    • Отобразится уведомление: об успешном сохранении отчета или об ошибке;
    • Автоматический переход на вкладку Отчет не будет выполнен.
  4. Продвинутый режим фильтрации недоступен при работе с Case.one в браузере Internet Explorer.

Настройки визуализации отчета

В блоке Диаграмма вы можете включить визуализацию по колонкам отчета и выбрать тип отображения данных отчета.

Для настройки визуализации отчета:

  1. Нажмите кнопку Включить в блоке Диаграмма.
  2. Выберите тип диаграммы из списка:
    • Круговая диаграмма
    • Линейная диаграмма
    • Линейная диаграмма с накоплением
    • Столбчатая диаграмма
    • Столбчатая диаграмма с накоплением
  3. В зависимости от типа диаграммы укажите параметры:
    • Выберите Сектор (для круговой диаграммы) или Ось Х (для всех типов столбчатой и линейной диаграмм) из списка — по полю будет выполняться построение диаграммы. Можно выбрать только одно поле, которое используется в отчете в качестве колонки.
    • Выберите Значение (для круговой диаграммы) или Ряд (для всех типов столбчатой и линейной диаграмм) из списка — по выбранному полю выполняется группировка по значению из поля Сектор/Ось Х и внутри этой группы выполняется указанный формат:
      • Для круговой диаграммы можно выбрать только одно значение из поля, которое используется в отчете в качестве колонки.
      • Для столбчатой и линейной диаграмм можно выбрать несколько рядов из полей, которые используются в отчете в качестве колонки.
    • Укажите Формат — в зависимости от формата будет выполнена указанная агрегирующая функция на диаграмме: 
      • Количество всех значений.
      • Максимум.
      • Минимум.
      • Среднее.
      • Сумма.
  4. Нажмите кнопку , отчет и диаграмма по нему будут сформированы.

Если тип поля выбранного ряда или значения не является числом или формулой, и выбран формат арифметической операции (любое значение, кроме Количество всех значений), отображается сообщение: "Невозможно применить формат к рядам: [Название ряда]".

Предусмотрены следующие ограничения на использование диаграмм:

  • При построении любых диаграмм:
    • Учитываются:
      • Колонки отчета.
      • Права пользователя к данным в отчете.
      • Общая фильтрация в отчете.
      • Настройки фильтрации в отчете.
    • Не учитывается формат данных, используемый в колонках отчета.
  • При удалении из отчета поля, которое используется в диаграмме, поле будет удалено из диаграммы. 
  • При удалении из объекта поля, которое используется в диаграмме:
    • Поле будет удалено из списка полей отчета и из диаграммы.
    • При попытке открыть отчет отобразится уведомление: "В диаграмме указаны некорректные данные".
  • При выборе нескольких рядов (для столбчатой и линейной диаграмм):
    • Если в Оси Х выбрано поле с типом Дата, Ось Х автоматически строится в масштабе даты.
    • Если в Оси Х выбрано поле с другим форматом, Ось Х строится, как по текстовому полю.
    • Сортировка значений в поле Ось Х такая же, как и в отчете по умолчанию.
    • По каждому ряду:
      • Строится линейная/столбчатая диаграмма.
      • Выполняется группировка по значению из поля Ось Х и внутри этой группы применяется указанный формат.
  • При выборе круговой диаграммы секторы отображаются с учетом сортировки по убыванию (размещается самое большое значение, а затем по часовой стрелке размещаются меньшие значения).
  • При построении диаграмм с накоплением по каждому ряду выполняется группировка по значению из поля Ось Х, и внутри этой группы выполняется указанная агрегирующая функция:
    • При выборе типа Столбчатая диаграмма с накоплением — все полученные значения по разным рядам складываются и отображаются на общей диаграмме. Порядок расположения столбцов в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
    • При выборе типа Линейная диаграмма с накоплением — строятся линии для каждого ряда, при этом к ряду добавляются значения всех предыдущих рядов (то есть значения в линии 2 равняется значениям ряда 1 и ряда 2; линия 3 = ряд 1+ ряд 2 + ряд 3 и т.д.). Порядок расположения линий в диаграмме (снизу вверх) соответствует порядку указанных рядов (от первого к последнему).
  • При выполнении функции агрегаций (Минимум, Максимум, Сумма, Среднее) над полями с типом Продолжительность значение на диаграмме отображается в минутах. Например, если необходимо отобразить суммарное время по всем звонкам (3 часа 15 минут и 30 секунд), в диаграмме они отобразятся как 195.5 (округление выполняется до 0.01, т.е. до ближайшего значения). 

Поле с типом Продолжительность недоступно для создания, но используется в качестве системных полей в следующих местах:

  • Длительность звонка
  • Время — Project_Bill_Time_Item
  • Потраченное время — Project_Event_TimeSpent
  • Время — Project_TimeLog_Time
  • Время — Project_Task_TimeLog_Time
  • Время — Project_Event_TimeLog_Time
  • Время — Project_Document_TimeLog_Time
  • Время — Project_Email_TimeLog_Time