Работа с документами дела

Как добавить документ в карточку дела? Как сформировать документ по шаблону? Как отредактировать документ?

При работе с документами дела вы можете совершать такие же операции, что и в разделе Документы Главного меню (подробные сведения вы найдете в разделе Работа с документами):

  • Загружать документы и папки документов
  • Перемещать документы и папки
  • Формировать новые документы из настроенных шаблонов
  • Редактировать и удалять документы
  • Скачивать документы
  • Просматривать документы
  • Конвертировать документы в формат PDF
  • Открывать документы в Word Online
  • Подписывать документы с помощью ЭЦП

Чтобы быстро найти документ по делу, воспользуйтесь фильтрами или строкой поиска:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Установите значения нужных вам фильтров на панели фильтрации:
    • Выберите из списка типы документов;
    • Укажите дату получения документа;
    • Выберите автора документа.
  3. Введите название документа в строку поиска.

Значения фильтров на вкладке Документы сохраняются до тех пор, пока вы их не сбросите.


Загрузка документов

Для загрузки документов:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить файлы.
  3. Выберите один или несколько файлов и нажмите кнопку Открыть.
  4. Укажите тип документа при необходимости и нажмите кнопку Загрузить. Файлы будут загружены в общий список документов.

Для загрузки папки с документами:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Загрузить папки.
  3. Выберите папку с документами и нажмите кнопку Загрузить. Откроется форма загрузки файлов, которые содержатся в папке.
  4. Укажите тип документа при необходимости и нажмите кнопку Загрузить. Папка с файлами будет загружена в общий список документов.

Вы также можете загрузить файлы или папку с помощью функции Drag&Drop. Просто выберите нужную папку, зажмите левую кнопку мыши и перетащите папку в систему.


Формирование файла документа по шаблону

Чтобы сформировать файл из шаблона документа:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу и выберите пункт Сформировать документ по шаблону.
  3. Выберите шаблон из списка в открывшемся окне.
  4. Укажите тип документа, название документа и нажмите кнопку Добавить.

Доступные шаблоны в списке зависят от настроек шаблона и настроек для текущего типа дела.

При формировании документа по шаблону, полученному из Doc.one, формат итогового документа зависит от настроек этого шаблона в Doc.one.

Если при формировании файла не заполнены обязательные поля внутри шаблона, отображается уведомление: "Не заполнены обязательные поля".


Если в настройках шаблона в разделе Администрирование был выбран параметр Открыть шаблон перед созданием документа, перед формированием документа будет открыт редактор для просмотра и редактирования документа, сформированного по шаблону.

В редакторе вы можете продолжить редактирование файла, в том числе изменить те поля, которые были заполнены из карточки объекта/дела. При нажатии кнопки Создать документ, выполнится проверка заполненности обязательных полей. Если проверка пройдена, откроется форма добавления документа, будет прикреплен сформированный по шаблону файл. Формат файла соответствует настройкам шаблона.

Редактирование документа

Для изменения документа:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите на название документа, который хотите отредактировать.
  3. Измените нужные поля и нажмите кнопку Сохранить.

Перемещение документа

Чтобы переместить документ:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите кнопку возле документа, который хотите переместить.
  3. В открывшемся окне выберите путь, куда хотите переместить документ.
  4. Нажмите кнопку Переместить.

Чтобы переместить документ в папку дела просто перетащите его.

Удаление документа из карточки дела

Для удаления документа:

  1. Перейдите на вкладку Документы.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите удаление.