Просмотр списка шаблонов документов и шаблонов счета

^{Какие типы шаблонов есть в Case.one?}

В разделе Шаблоны документов вы можете настраивать шаблоны для документов, шаблоны для счетов, а также использовать шаблоны, полученные из Doc.one (при наличии включенной интеграции с Doc.one).

По каждому шаблону отображается следующая информация в списке шаблонов:

1. Название — в колонке отображаются тип (для счета или для документа) в виде иконки и название шаблона. При нажатии на название откроется форма просмотра шаблона.
2. Тикет Doc.one — специальный ярлык, который отображается только для шаблонов, полученных из Doc.one.
3. Статус — отображается статус шаблона (опубликован или не опубликован) в Doc.one, изменение статуса недоступно:
   • Активный — статус автоматически присваивается шаблонам документов, которые были созданы не в Doc.one и всем шаблонам для счета
   • Неактивный — статус отображается для неопубликованных шаблонов документов
4. Название файла — название файла, который прикреплен к шаблону:
   • Если вы нажмете на название файла шаблона, полученного из Doc.one, выполняется переход в редактор шаблона Doc.one
   • Если вы нажмете на название файла шаблона, созданного в Case.one, выполнится скачивание файла

Чтобы найти нужный шаблон, вы можете отфильтровать список шаблонов по типу шаблона (для документа или для счета) или воспользоваться строкой поиска.

Шаблоны документов, полученные из Doc.one, недоступны для удаления.

Список шаблонов обновляется автоматически — если вы создали шаблон документа в Doc.one, он сразу станет доступным в Case.one.

Чтобы посмотреть или отредактировать шаблон документа, нажмите на его название.

Если шаблон был получен из Doc.one:

• Вместо прикрепленного файла шаблона отображается ссылка на шаблон в Doc.one.
• Доступен параметр Открыть шаблон перед созданием документа — если флаг установлен, при формировании документа по шаблону пользователем:
  • Файл будет сформирован в соответствии с актуальным шаблоном в Doc.one. Шаблон заполняется данными, которые есть в карточке объекта
  • В редакторе можно продолжить редактирование файла, в том числе изменить те поля, которые были заполнены из карточки объекта/дела
  • Если при формировании файла не заполнены обязательные поля внутри шаблона, отображается уведомление: "Не заполнены обязательные поля"

Создание файла шаблона документа и описание тегов, которые можно использовать

^{Какие теги можно использовать для шаблона документа? Как создать файл шаблона документа?}

Чтобы подготовить файл шаблона, вам нужно создать документ в Word с необходимыми вам элементами: шапкой и футером, а также прописать нужные теги полей, которые вы хотите отображать в документе. 

Теги должны быть введены в соответствующие поля при создании блоков карточки дела, чтобы нужная информация подтягивалась в документ по шаблону.

Для создания файла шаблона:

1. Создайте документ в Word и напишите текст шаблона.
2. Пропишите теги полей, которые вы хотите отображать в документе:
   • Для системных полей используйте системные теги (например: название проекта — ProjectGroup_Name, название участника — Project_Participant_Name)
   • Для обычных полей пропишите теги вручную

Помните, что при использовании тегов регистр не учитывается.

Вы можете указать следующие типы полей:

1. Одиночное поле. Для одиночного поля используйте конструкцию <#field Название тега #>. Конструкция должна быть одним элементом управления содержимым «форматированный текст» или элементом управления содержимым «обычный текст».
2. Список полей. Для списка полей используйте конструкцию <#list Название тега 1, Название тега 2, Название тега 3 #>. В конструкции каждый элемент должен быть отдельным элементом управления содержимым «форматированный текст» или элементом управления содержимом «обычный текст»:
   • #list
   • Название тега 1
   • Название тега 2
   • Название тега 3
   • #>

Для тегов по мультиблокам обязательно указывайте у тега номер блока в [ ], например: <#field tag_for_multiblok[1] #>.

При необходимости вывести дополнительный атрибут объекта из поля, который находится в мультиблоке, используйте конструкцию <#field tag_for_multiblok[2].tag_dopatributa #>.

Если указан тег поля, который находится в мультистроке, при заполнении указывается только первое значение строки мультистроки.

Теги по делу

Создание и добавление шаблона документа

^{Как создать шаблон документа в Case.one? Как добавить шаблон документа? Как подготовить файл шаблона документа?}

Шаблоны документов позволяют вам автоматически заполнять печатные формы (документы и счета) данными из карточки дела.

Настраивать шаблоны документов вы можете в разделе Администрирование —Шаблоны документов.

Для добавления шаблона документа:

1. Выберите в разделе Администрирование раздел Шаблоны документов.
2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Шаблон документа.
3. Заполните поля формы создания шаблона документа:
   • Введите название шаблона
   • Прикрепите подготовленный файл шаблона
   • Выберите из списка типы объектов, для которых будет доступен текущий шаблон
4. Нажмите кнопку Добавить. Шаблон будет добавлен в список.

Чтобы подготовить файл шаблона, вам нужно создать документ в Word с необходимыми вам элементами: шапкой и футером, а также прописать теги полей, которые вы хотите отображать в документе.
Например, название проекта (ProjectGroup_Name) и участника (Project_Participant_Name).

Настройка шаблона документа в Doc.one

^{Как создать шаблон документа в Doc.one для Case.one? Как добавить шаблон Doc.one?}

Если шаблон был получен в результате синхронизации с Doc.one, вместо прикрепленного файла шаблона отображается ссылка на шаблон в Doc.one.

Настройка полей шаблона Doc.one

Для настройки шаблона, полученного из Doc.one:

1. Настройте на форме просмотра шаблона Doc.one возможность открыть шаблон документа перед созданием.
2. Нажмите кнопку перехода по ссылке на форме просмотра шаблона Doc.one.
3. Укажите данные вашей учетной записи Doc.one и нажмите кнопку Начать работу.

Форма настройки шаблона содержит следующие вкладки:

• Шаблон — основная вкладка для работы с шаблоном
• Предпросмотр — на вкладке доступен просмотр настроенного шаблона
• История — на вкладке можно посмотреть историю изменений шаблона по версиям
• Настройки — на вкладке можно указать свойства шаблона

На вкладке Шаблон:

• В верхней области расположена панель инструментов, которая содержит кнопки для форматирования и редактирования текста шаблона, добавления таблиц, рисунков, а также полей, блоков и тегов
• В правой части формы отображается боковая панель, позволяющая на отдельных вкладках изменить параметры полей и блоков:
  • Вопросы — позволяет добавить условия/вопросы (по И/ИЛИ) к полю или блоку
  • Поля — на вкладке отображается список полей шаблона, где можно настроить основные параметры поля (обязательность, формат, видимость, внешний идентификатор)
  • Блоки — содержит список типовых блоков, которые можно добавить в шаблон

Чтобы настроить поля шаблона Doc.one:

1. Нажмите на поле шаблона. В правой части формы отобразятся параметры поля.
2. Обязательно присвойте такой внешний идентификатору полю, который указан в качестве тега в настройках поля в Case.one.
3. Укажите значение параметра Внешний идентификатор соответствующими значениями тегов из Case.one в остальных полях шаблона. Теги для документов, доступные для шаблонов документов Case.one, также могут быть использованы в шаблоне Doc.one.
4. Проверьте форматы полей в выбранном типе объекта в Case.one и определите соответствующие форматы полей в шаблоне — шаблоны Doc.one размечаются с использованием типов полей, которые доступны для добавления в редакторе Doc.one, и соотносятся с типами полей Case.one.

В шаблоне Doc.one вы можете использовать как собственные теги, так и системные.

_{Описание соотношения типов полей}

Поскольку связь полей осуществляется с помощью указания тега поля в Case.one, в параметре Внешний идентификатор поля Doc.one:

• Если формат поля не совпадает с форматом, описанным в таблице выше, такие значения игнорируются в получаемом документе (остаются пустыми)
• Если в Doc.one указан не корректный тег, и документ не получается сгенерировать, отображается ошибка генерации документа по шаблону

Не забудьте перейти на вкладку Настройки и выбрать формат, в котором будет создан файл документа в Case.one на основе этого шаблона.

_{Описание соотношения форматов шаблона}

После всех настроек шаблона:

1. Нажмите кнопку Опубликовать. Шаблон будет сохранен и опубликован в Doc.one, а в Case.one данные шаблона обновятся после синхронизации.
2. Откройте карточку дела или объекта в Case.one и на вкладке Документы сформируйте документ по шаблону из Doc.one.

Настройка вопроса в шаблоне Doc.one

При редактировании шаблона на боковой панели на вкладке Вопросы вы можете добавить условия/вопросы (по И/ИЛИ) к полю или блоку.

Если вопрос настроен для поля, при определенном ответе в документе будет отображаться соответствующий текст.

Вы можете добавить нескольких ответов, в зависимости от выбора которых будет отображаться настроенный для ответа текст. Также вы можете добавить несколько вопросов для отображения одного и того же фрагмента текста.

Чтобы добавить вопрос к полю выполните следующие действия:

1. Добавьте нужный тип поля и пропишите все варианты текста в шаблоне, которые при различных обстоятельствах могут появляться в документе. 
2. Выделите фрагмент текста и нажмите кнопку Добавить условие. Отобразится параметры условия. 
3. Укажите настройки
   • В поле Название введите вопрос к выделенному тексту и нажмите клавишу ENTER (доступен выбор вопросов из списка вопросов этого шаблона)
   • В поле Ответ — ответ на него, при выборе которого выделенный текст будет появляться в документе
4. Выделите следующий фрагмент текста и нажмите кнопку Добавить условие. Отобразится параметры условия. 
5. Укажите настройки:
   • В поле Название введите вопрос к выделенному тексту и нажмите клавишу ENTER (доступен выбор вопросов из списка вопросов этого шаблона)
   • В поле Ответ — ответ на него, при выборе которого выделенный текст будет появляться в документе
6. Перейдите в настройки поля и укажите разные теги для разных вариантов. 

Работа с мультиблоками и мультистроками в шаблоне Doc.one

При работе с мультиблоками и мультистроками в шаблоне Doc.one табличные данные будут заполняться из:

• Простого блока Case.one с мультистроками — в Case.one по тегу поля будет собран массив всех значений (количество значений равно количеству строк в блоке). Если значение в строке не заполнено, в качестве элемента в этом месте массива будет передано null.
• Мультиблока Case.one c простыми строками — в Case.one по тегу поля будет собран массив всех значений (количество значений равно количеству строк в блоке). Если значение в строке не заполнено, в качестве элемента в этом месте массива будет передано null.
• Мультиблока Case.one с мультистроками — по каждому добавленному мультиблоку будут собраны массивы с данными по мультистрокам:
  • Если значение в строке не заполнено, в качестве элемента в этом месте массива будет передано null
  • Если в шаблоне в таблице первого уровня полей для заполнения больше 1, для предотвращения созданий копий мультистроки ко всем тегам, используемым в Doc.one и Case.one, необходимо добавлять префикс «__». Благодаря префиксу поля будут добавлены в таблицу один раз

Связь полей также осуществляется с помощью указания тега поля в Case.one в параметре Внешний идентификатор поля Doc.one. 

Для использования мультистрок и мультиблоков предварительно подготовьте шаблон в Doc.one с учетом ограничений использования массивов для формирования мультистрок (подробнее узнать об ограничениях вы можете в справке Doc.one).

При работе с массивами в Doc.one предусмотрены следующие ограничения:

• Если массив передается в простое поле, все значения будут записаны через разделитель — « , »
• Если массив передается в строку таблицы, отмеченную как мультистрока, будут созданы дополнительные строки (количество строк зависит от длины массива)
• Массив может передаваться в условия с единичным и множественным выбором
• Теперь при работе с вопросами с мультивыбором, если передать пустой массив в ответ на такой вопрос, то выбор по умолчанию будет автоматически сброшен (особенность работы API v3 Doc.one)
• При работе с повторяющимися полями разных типов (разные поля с одним тегом) — ответ будет применяться с тем типом, в поле какого типа он попал первым

Например, в шаблоне присутствует два числовых поля (целое и дробное число) с одним тегом. В Case.one поле с этим тегом заполнено числом с дробной частью:

• Если дробное значение первым придет в числовое поле с форматом Целое число, в поле с форматом Дробное число попадет уже округленное значение без дробной части.
• Если же первым значение придет в поле с форматом Дробное число, заполнение целого числа будет с ошибкой несовпадения форматов.

Обратите внимание, при создании документа через АПИ v3 Doc.one предусмотрены следующие ограничения на вложенные мультистроки:

• Передавать одинаковые значения для полей внешней мультистроки нельзя во вложенном массиве — данные будут перезаписываться (разрешается использовать для внутренних полей)
• Если в мультистроках больше двух полей, и два из них заполняются вложенным массивом, документ не будет создан, пока не будут переданы данные (хотя бы пустые строки)
• При передаче данных для нескольких полей с одинаковым названием и внешним идентификатором (Title и ExternalID), возможно некорректное отображение данных, особенно при наличии таких полей до таблицы с мультистроками
• При заполнении поля вложенным массивом функция заполнения полей при одновременном выборе условий недоступна
• Создать документ с переиспользованными полями и заполнением вложенным массивом можно в двух случаях:
  • Если в мультистроках переиспользуется блок с полем
  • Если таблица с мультистроками и переиспользованными полями находится в блоке, помещенном в шаблон

Создание файла шаблона счета и описание тегов, которые можно использовать

^{Какие теги можно использовать для шаблона счета? Как создать файл шаблона счета?}

Чтобы подготовить файл шаблона, вам нужно создать документ в Word с необходимыми вам элементами: шапкой и футером, а также прописать нужные теги полей, которые вы хотите отображать в готовом счете.
Например, название заказчика (Bill_Client_Name) и сумма затрат (Bill_SubTota).

Файл шаблона для счета создается так же, как и файл шаблона для документа.

Теги по затратам и затратам времени вы можете добавлять в файл шаблона только в рамках таблицы. При использовании тега вне таблицы, данные по тегу не подставляются.

Не забудьте, что теги из разных групп не могут использоваться в одной таблице.

Обратите внимание, что теги должны быть проставлены в соответствующие поля при создании блоков карточки дела. Это необходимо для того, чтобы нужная информация подтягивалась в документ по шаблону.

Общие теги по счетам

Эти теги вы можете использовать как в таблице, так и вне ее.

С полным списком тегов, которые могут быть использованы для создания шаблона счета, вы можете ознакомиться в руководстве администратора Case.one.

Создание и добавление шаблона счета

^{Как создать шаблон счета? Как добавить шаблон счета?}

Шаблоны позволяют вам автоматически заполнять печатные формы (документы и счета) данными из карточки дела.

Настраивать шаблоны документов и счетов вы можете в разделе Администрирование — Шаблоны документов.

Для добавления шаблона счета:

1. Выберите в разделе Администрирование раздел Шаблоны документов.
2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт Шаблон счета.
3. Заполните поля формы создания шаблона счета:
   • Введите название шаблона
   • Прикрепите подготовленный файл шаблона
4. Нажмите кнопку Добавить. Шаблон будет добавлен в список.

Созданный вами шаблон вы можете использовать вместо стандартного для предпросмотра и скачивания счетов.

Чтобы подготовить файл шаблона, вам нужно создать документ в Word с необходимыми вам элементами: шапкой и футером, а также прописать нужные теги полей, которые вы хотите отображать в готовом счете.
Например, название заказчика (Bill_Client_Name) и сумма затрат (Bill_SubTotal).

Обратите внимание, что теги должны быть проставлены в соответствующие поля при создании блоков карточки дела. Это необходимо для того, чтобы нужная информация подтягивалась в документ по шаблону.