Перейти на сайт Case.one

Управление справочниками

Просмотр справочников

Как просмотреть список справочников? Как найти справочник? Как найти значение справочника?

В Case.one предусмотрены справочники, из которых можно выбирать значения, например, в карточках дел и объектов, в задачах, событиях и т.д.

Все справочники делятся на два типа:

  • Системные справочники — справочники и элементы (значения) справочника недоступны для удаления.
  • Созданные справочники — созданные вручную справочники, которые доступны для изменения и удаления.

Чтобы посмотреть список справочников, перейдите в раздел Администрирование — Справочники. В списке все справочники отсортированы по алфавиту.

При наведении курсора на созданный справочник отображается кнопка . Для системных справочников кнопка неактивна.

Справочники могут быть простыми и многоуровневыми (иерархическими).

В разделе Администрирование — Справочники вам доступно:

  • Открыть интересующий справочник и просмотреть его значения.
  • Создать, изменить или удалить справочник.
  • Управлять значениями справочника — добавлять новые значения, редактировать их, изменять порядок значений или удалять элементы справочника.

Чтобы найти справочник (или конкретное значение справочника):

  1. Перейдите в раздел Администрирование — Справочники.
  2. Введите название справочника в строку быстрого поиска.
  3. Откройте справочник.
  4. Введите наименование элемента справочника в строку поиска.

Поиск значений в справочнике выполняется по вхождению ключевого слова или фразы в названии каждого из значений справочника. В системных справочниках поиск осуществляется:

  • В справочнике Валюта — по всем полям.
  • В справочнике Формулы расчетов — по полю Название поля.

При поиске отображаются все значения, удовлетворяющие условиям, при этом, если справочник является многоуровневым:

  • Для найденного значения отображаются все родительские.
  • Дочерние значения свернуты, если у найденного значения есть дочерние, но не попадающие под условия поиска.

Результаты поиска отображаются с паджинацией.

При отображении найденных значений справочника доступно добавить новое значение этого справочника, при этом оно отобразится, если даже не подходит под поисковую фразу.

При просмотре справочника отображается его наименование и значения:

  • Добавленные значения справочника отображаются черным шрифтом и доступны для удаления.
  • Если значений справочника больше 50, они отображаются с паджинацией. Для просмотра следующих 50 значений нажмите кнопку Показать еще.

Создание справочников

Как создать новый справочник? Как добавить значения справочника?

Чтобы добавить новый справочник:

  1. Перейдите в раздел Администрирование — Справочники.
  2. Нажмите строку Новый справочник.
  3. Введите название справочника.
  4. В блоке Значения справочника введите элемент справочника в строке Новое значение и нажмите клавишу ENTER.
  5. Добавьте остальные значения справочника.
  6. Нажмите кнопку .

Если вы хотите добавить иерархический справочник:

  1. Нажмите кнопку  у значения справочника и выберите пункт Добавить подуровень. Отобразится строка для добавления значений подуровня справочника.
  2. Введите значения подуровня и нажмите клавишу ENTER. Значения будут добавлены.

Вы можете добавить до двадцати подуровней справочника.

После сохранения и повторного открытия справочника значения справочника будут отсортированы в алфавитном порядке.

Для изменения значения справочника нажмите левой кнопкой мыши на строку элемента справочника и измените значение. Сохранение будет выполнено автоматически.

Удаление справочника и его значений

Как удалить значение справочника? Как удалить справочник?

Вы можете удалять значения в созданных справочниках и удалять сами справочники, если они не являются системными.

Чтобы удалить значение справочника:

  1. Перейдите в раздел Администрирование — Справочники.
  2. Выберите справочник из списка.
  3. Выберите значение.
  4. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  5. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Если вы хотите удалить справочник вместе с его значениями:

  1. Выберите справочник из списка.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

При удалении справочника:

  • Поля, которые использовали этот справочник, становятся текстовыми:
    • Во всех блоках, где использовался этот справочник, формат поля будет автоматически изменен на Текст (ограничение 100 символов)
    • Значение справочника, которое были выбрано в этом поле во всех блоках/карточках становится введенным текстом
    • Поле будет доступно для редактирования пользователю
  • Восстановить справочник и его значения будет недоступно.
  • Если поля справочника используются в других сущностях Case.one отобразится уведомление, в котором перечислены все места, где используется данный справочник: Вы действительно хотите удалить справочник? Это справочник используется в следующих местах: {Список мест, который сгруппирован в следующем порядке}:
    • Карточка объекта
    • Карточка клиентского запроса
    • Дополнительный атрибут
    • Отчет
    • Сценарий автоматизации
    • Автошаринг

При удалении подуровня иерархического справочника будет удален подуровень вместе со всеми значениями. Если у значений были свои подуровни, они также будут удалены.

Работа с многоуровневыми справочниками

Как создать иерархический справочник? Как добавить многоуровневый справочник?

Иерархический справочник (или многоуровневый) — справочник, в котором значения представлены в виде древовидного списка. Вы можете создать до 20 подуровней любого справочника.

Значения иерархического справочника могут использоваться, например, при создании зависимых полей в конструкторе объектов, при необходимости уточнения, как Область — Город.

Создание многоуровневого справочника

Чтобы создать иерархический справочник:

  1. Перейдите в раздел Администрирование — Справочники.
  2. Нажмите строку Новый справочник.
  3. Введите название справочника.
  4. В блоке Значения справочника введите элемент справочника в строке Новое значение и нажмите клавишу ENTER.
  5. Нажмите у значения кнопку и выберите пункт Добавить подуровень.
  6. Добавьте название значения второго уровня.
  7. Добавьте остальные значения второго уровня.
  8. Добавьте остальные значения справочника.
  9. Нажмите кнопку .

Добавленные значения справочника отображаются черным шрифтом и доступны для удаления.

Если значений справочника больше 50, они отображаются с паджинацией. Для просмотра следующих 50 значений нажмите кнопку Показать еще.

Вы можете редактировать значения любых уровней иерархического справочника — изменение значений выполняется так же, как и редактирование элементов простого справочника.

Удаление многоуровневого справочника

Если вы хотите удалить многоуровневый справочник вместе со всеми его подуровнями и значениями:

  1. Выберите справочник из списка.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Использование дополнительных значений в справочниках

Для упрощения интеграции справочников с другими системами и/или приложениями вы можете использовать дополнительные значения в пользовательских справочниках и в следующих системных справочниках:

  • Валюта
  • Тип документа
  • Тип события
  • Организационно-правовая форма

Вы можете добавить в созданный справочник значения в виде json-объекта, который содержит массив Key — Value:

  • Максимальная длина для Key — 64.
  • Максимальная длина для Value — 128.
  • Значения в Key — регистронезависимые.
...
"Fields": {
   "Key1": "Value1",
   "Key2": "Value2",
   ...
}

Если при задании json вы указали большее количество доступных массивов Key — Value, отобразится ошибка: Превышено максимальное количество параметров = N, где N — настроенное в файле конфигурации количество ключей.

В файле конфигурации доступно задать ограничение на количество доступных массивов Key — Value в json-объекте.

Значение по умолчанию (если не указано в файле конфигурации) — 5.

Если один ключ передан несколько раз, то записывается последнее значение, например, если передать:

"Fields": {
   "Key": "Value1",
   "kEy": "Value2",
   ...
}

Будет записано: "Key": "Value2"

Архивация и восстановление значений справочников

Как заархивировать значения справочника? Как восстановить значение справочника из архива? Как заархивировать уровень иерархического справочника? Как восстановить уровень иерархического справочника?

Вы можете переносить в архив и восстанавливать значения системного справочника Суд, а также значения и подуровни пользовательских справочников.

Архивация и восстановление значений и уровней справочников

Для переноса значения или уровня справочника в архив:

  1. Выберите справочник и значение справочника.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт:
    • Архивировать — отображается для простых значений справочников и любых уровней/подуровней иерархического справочников:
      • При отсутствии дочерних подуровней будет заархивировано только выбранное значение
      • При наличии дочернего подуровня будут заархивированы выбранное значение и значения всех дочерних подуровней
      • Архивация не выполняется для родительского уровня/подуровня
    • Архивировать подуровень — отображается только для родительских уровней иерархического справочников при раскрытии уровня:
      • При отсутствии дочерних подуровней пункт не отображается
      • При наличии дочернего подуровня будут заархивированы значения всех дочерних подуровней без изменения выбранного значения
      • Архивация не выполняется для родительского уровня/подуровня

Значение или уровень будут заархивированы.

Для заархивированных значений и подуровней:

  • Отображается признак В архиве.
  • В меню троеточии доступны следующие действия:
    • Удалить
    • Удалить подуровень — при наличии заархивированного подуровня
    • Восстановить
    • Восстановить подуровень — при наличии заархивированного подуровня

Восстановление значения и подуровня справочника из архива

Если вы хотите восстановить из архива значение или уровень справочника:

  1. Выберите справочник и архивное значение (или уровень) справочника.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт:
    • Восстановить — отображается для простых значений справочников и любых уровней/подуровней иерархического справочников:
      • При отсутствии дочерних подуровней будет восстановлено только выбранное значение
      • При наличии дочерних подуровней будет восстановлено только выбранное значение, без восстановления дочерних подуровней
      • Восстановление недоступно, если родительские подуровни находятся в архиве
      • Восстановление не выполняется для родительского уровня/подуровня
    • Восстановить подуровень — отображается только для родительских уровней иерархического справочников при раскрытии уровня:
      • При отсутствии дочерних подуровней пункт не отображается
      • При наличии дочернего подуровня будут восстановлены значения всех дочерних подуровней без изменения выбранного значения
      • Восстановление не выполняется для выбранного уровня/подуровня
      • Восстановление недоступно, если родительские подуровни находятся в архиве

Уровень справочника и/или значение будут восстановлены из архива.

Как добавить формулу расчета?

Как добавить формулу расчета? Какие переменные и конструкции можно использовать в формулах?

Благодаря формулам расчета вы можете напрямую в карточке объекта или дела выполнять математические расчеты, например: рассчитать сумму госпошлины, общую сумму претензии или цену иска. 

Вы можете создать отдельный элемент в справочнике Формулы расчета, ориентируясь на значения из полей карточки, и добавить его в соответствующие типы объектов и дел.

Добавление формулы

Чтобы добавить формулу:

  1. В разделе Администрирование выберите пункт Справочники, откроется список всех справочников.
  2. Выберите из списка справочник Формулы расчета.
  3. Нажмите кнопку Введите новое значение, отобразится строка для добавления новой формулы:
    • Укажите название новой формулы — не более 1000 символов
    • Внесите арифметическую структуру, которая будет рассчитывать данные — допускается ввод цифр, знаков операций . + - * / ( ), а также букв латинского и русского алфавита
  4. Формула будет сохранена автоматически.

Помните, что результатом расчета формулы всегда должно быть число.

Используемые переменные и конструкции

Для задания формул расчета допускаются:

  • Число — вы можете использовать целые и дробные числа. Для обозначения дробной части числа не забудьте указать разделитель «.». Для дробных чисел отображается до 4 знаков после точки включительно.
  • Переменная — переменной является тег:
    • Заключенный в фигурные скобки {}
    • Который указан в настройке поля
  • Дата — можно указывать значения полей с типом Дата и Дата и время.
  • Выражение:
    • A, -A, A+B, A-B, A*B, A/B, выражения со скобками
    • Вместо A, B могут быть подставлены
      • Числа
      • Переменные
      • Другое выражение, сформированное по указанным правилам
  • Конструкция — название конструкции должно быть обязательно задано латинскими заглавными буквами.

Условие IS_NULL

Также вы можете указать в конструкции формулы условие IS_NULL, которое позволяет настроить распознавание пустого поля (либо 0, либо пустое), в зависимости от выполняемых арифметических операций и операций сравнения:

  • При добавлении условия IS_NULL в формулу, будет выполняться проверка значения в указанном поле:
    • Если поле пустое, будет выдано значение true
    • Если поле заполнено — false
  • Если поле проверяется по условию IS_NULL, пустое поле не будет распознаваться как 0.
  • Пустое поле должно считаться заполненным значением 0 в следующих случаях:
    • В арифметических операциях:
      • Add = Operator("+")
      • Subtract = Operator("-")
      • Multiply = Operator("*")
      • Divide = Operator("/")
      • Modulo = Operator("%"), % 
      • Power = Operator("^") 
    • В логических операциях:
      • Equal = Operator("=")
      • NotEqual = Operator("<>") 
      • GreaterThan = Operator(">")
      • LessThan = Operator("<")
      • GreaterThanOrEqual = Operator(">=")
      • LessThanOrEqual = Operator("<=")
    • В конструкциях:
      • SUM
      • M_SUM
      • M_MAX
      • M_MIN
      • M_AVERAGE
  • Условие IS_NULL проверяется для следующих типов полей:
    • Гиперссылка
    • Дата
    • Дата и время
    • Данные
    • Справочник 
    • Текст 
    • Формула расчета 
    • Число 
    • Шаблон номера дела
    • Текстовое расширяемое
    • Объект-Дело
    • Объект-Класс объектов
    • Объект-Документ
    • Объект-Участник
    • Объект-Пользователь

Конструкции в формулах

Какие конструкции можно использовать:

  • SUM ({значение1}, {значение2},..):
    • Возвращает сумму числовых значений, указанных в скобках
    • Значения могут быть числами, либо выражениями
  • IF (логическое выражение, значение 1, значение 2):
    • Eсли логическое выражение верно, возвращается значение 1, иначе —значение 2
    • Значения могут быть числами, либо выражениями
  • AND (логическое выражение 1, логическое выражение 2,..):
    • Возвращает true, если истинны все указанные в скобках логические выражения
    • Правила использования:
      • Может быть использовано как подстановка в любое логическое выражение
      • Всегда должно использоваться совместно с IF (подстановка в логическое выражение)
  • OR (логическое выражение 1, логическое выражение 2,..):
    • Возвращает true, если истинно хотя бы одно указанное в скобках логическое выражение
    • Правила использования:
      • Может быть использовано как подстановка в любое логическое выражение
      • Всегда должно использоваться совместно с IF (подстановка в логическое выражение.
  • M_SUM (значение 1):
    • Возвращает сумму числовых значений одного поля во всех мультиблоках и мультистроках в рамках дела
    • В качестве значения подставляется тег поля (при этом поле, указанное в скобках, должно быть в формате Число)
  • M_MAX (значение 1):
    • Возвращает максимум из числовых значений одного поля во всех мультиблоках и мультистроках в рамках дела
    • В качестве значения подставляется тег поля (при этом поле, указанное в скобках, должно быть в формате Число)
  • M_MIN (значение 1):
    • Возвращает минимум из числовых значений одного поля во всех мультиблоках и мультистроках в рамках дела
    • В качестве значения подставляется тег поля (при этом поле, указанное в скобках, должно быть в формате Число)
  • M_AVERAGE (значение 1):
    • Возвращает среднее значение из числовых значений одного поля во всех мультиблоках и мультистроках в рамках дела
    • В качестве значения подставляется тег поля (при этом поле, указанное в скобках, должно быть в формате Число)

Словарь данных представляет собой логическое выражение и имеет формат СxD.

Правила использования:

  • Вместо C и D могут быть подставлены числа, либо переменные полей с типом Число или с типом Справочник.
  • Вместо x могут быть подставлены знаки сравнения <, >, <=, >=, =, <>.
  • Для переменных полей типа Справочник доступно только сравнение на точное совпадение с введенным текстовым значением (значение для сравнения вводится в кавычках).

Константа NULL

Константа NULL может использоваться в качестве результата формулы (в результате будет отображаться пустое поле):

  • Константа NULL доступна в формулах с логическим выражением IF в качестве одного из результатов выполнения логического выражения (истина/ложь).
  • В других выражениях и условиях использование NULL недоступно.
  • Если в качестве результатов логического выражения IF не задана константа NULL, расчет формулы производится, как и раньше: пустое значение считается 0, если для него не задано условие с функцией IS_NULL.
  • Если в качестве одного из результатов работы логического выражения IF указана константа NULL, при выполнении заданных условий в результате работы логического выражения поле останется пустым, например:
    • IF({a} = "Рассмотрено", 100, NULL)  
    • IF(OR(IS_NULL({a}), IS_NULL({b})), NULL, {a} + {b})

Функция DATE

При настройке формулы расчета в справочнике вы можете указать в конструкции формулы функцию DATE для указания даты или даты и времени:

  • С логическими выражениями:
    • IF
    • AND
    • OR
  • С операторами:
    • Equal = Operator("=")
    • NotEqual = Operator("<>")
    • GreaterThan = Operator(">")
    • LessThan = Operator("<")
    • GreaterThanOrEqual = Operator(">=")
    • LessThanOrEqual = Operator("<=")
  • С условием IS_NULL.

Использование функции DATE с другими выражениями и операторами недоступно.

В функции DATE для разграничения полей с типом Дата и Дата и время предусмотрены следующие маски ввода:

  • Для поля с типом Дата — yyyy-MM-dd.
  • Для поля с типом Дата и время — yyyy-MM-ddTHH:MM:SS.FFFZ, где время указывается в UTC0.

При использовании функции DATE в операциях сравнения:

  • Если поле с датой не заполнено и используется в формуле, формула вернет значение ложь.
  • Если поля с типом Дата и Дата и время сравнивается со значением в форматах, отличных от дата/дата и время, расчет формулы завершится с ошибкой.
  • Результатом формулы с операцией сравнения даты/даты и времени может являться только число.

Примеры сравнения полей с типом Дата и Дата и время с датой и датой и временем в формулах:

  • IF ({date} > DATE("2024-12-01"), 1, 0)
  • IF ({date_time} > DATE("2020-10-07T13:16:00.563Z"), 1, 0)

Как изменять и удалять формулы расчета?

Как отредактировать формулу расчета? Как изменить формулу расчета? Как удалить формулу расчета?

Любую формулу расчета вы можете отредактировать или удалить.

  1. В разделе Администрирование выберите пункт Справочники, откроется список всех справочников.
  2. Выберите из списка справочник Формулы расчета.
  3. Установите курсор в поле с интересующей формулой и внесите правки.
  4. Формула будет сохранена автоматически.

Узнать подробнее об используемых переменных и конструкциях в формуле вы можете в статье Как добавить формулу расчета?

Для удаления формулы:

  1. Выберите формулу и нажмите кнопку в конце строки.
  2. Подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Как настроить статусы задач в справочнике?

Как добавить новый статус задачи? Как изменить порядок статусов задач?

Справочник Статус задачи позволяет управлять статусами задачи в Case.one. Все значения в справочнике отображаются в том порядке, в котором они будут отображаться для пользователя.

Чтобы настроить значения справочника:

  1. Перейдите в раздел Администрирование — Справочники.
  2. Найдите в списке справочник Статус задачи.
  3. Выполните необходимые действия:
    • Для добавления нового статуса введите его в поле Новое значение, значение появится в верху списка
    • Для изменения последовательности статусов просто перетащите их в списке — системные статусы Создана и Закрыта недоступны для изменения и удаления
    • Для удаления статуса нажмите кнопку , выберите пункт Удалить и подтвердите удаление

Установленный порядок статусов отображается по всей системе:

  • Форма задачи.
  • Фильтр по статусу в списке задач.
  • Сценарии автоматизации.
  • Отчеты.
  • Условия обязательности в дополнительных атрибутах.