Какие стадии предусмотрены для карточки исходящего документа? Какая информация в них содержится? Как проверить статус почтового отправления?
Для исходящего документа предусмотрены 4 стадии:
- К отправке — стадия дела по умолчанию после создания карточки.
- Отправлено.
- Доставлено.
- Не удалось доставить.
В карточке исходящего документа, вне зависимости от стадии, всегда отображаются следующие блоки:
- Основная информация — общая информация о карточке документа (описание см. в разделе Корреспонденция).
- Данные об исходящем документе — сведения о деле, в рамках которого был подготовлен исходящий документ.
Поля блока Данные об исходящем документе будут заполнены автоматически, если карточка исходящего документа была создана с помощью функции Выделить в новое дело (подробнее см. в статье Выделение дела в отдельное производство нашего Справочного центра) из карточки арбитражного дела или дела СОЮ.
- Общие данные о корреспонденции — общие сведения об исходящем документе.
Основные блоки карточки исходящего документа содержат следующие поля:
- Блок Данные об исходящем документе
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Дата создания задачи к отправке документов | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | Значение по умолчанию — дата создания карточки документа. |
| Дело | Выбор карточки дела из списка. | |
| Ответственный по делу | ФИО ответственного по делу. | Заполняется автоматически после выбора карточки дела. |
- Блок Общие данные о корреспонденции
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Номер документа | Текстовое поле. | Может быть заполнено автоматически, если карточка документа была создана из карточки дела. |
| Дата отправки документа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | |
| Дата получения документа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | Поле Дата получения документа обязательно для заполнения на стадии Доставлено. |
| Дата регистрации документа | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | |
| Способ направления документа | Выбор значения из справочника Способ направления претензии (ответа на акт государственного органа): — Курьерская служба — Почта России — ЭДО — система электронного документооборота — Электронная почта | Если выбрано значение Почта России дополнительно отобразится блок Отслеживание почтовых отправлений. |
| Отправитель | Выбор из списка участников физических лиц, ИП или организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты. | После выбора значения доступен переход в карточку участника. Поле Отправитель обязательно для заполнения. |
| Получатель | Выбор из списка участников физических лиц, ИП или организаций, карточки которых добавлены в разделе Контакты. | После выбора значения доступен переход в карточку участника. |
| Адрес направления документа | Заполняется автоматически из карточки участника, который выбран в качестве получателя. Изменение поля недоступно. | |
| Вид основного документа | Выбор значения из справочника Вид документа (исходящего, входящего): — Акт органа — Жалоба — Заявление — Иное — Исковое заявление — Исполнительный лист — Ответ на претензию — Постановление ФССП — Претензия | Если выбрано значение Претензия, могут быть дополнительно созданы автоматические задачи по работе с претензиями (подробнее в разделе Задачи), а в разделе Настройки указано автоматическое создание задач. |
| Вид основного документа (иное) | Текстовое поле. | Поле доступно для заполнения, если выбран вид документа Иное. |
| Документ (основной) | Прикрепление или загрузка файла документа. | |
| Тип приложения | Текстовое поле. | |
| Приложение (документ) | Прикрепление или загрузка файла документа. | |
| Добавить строку… | Добавление строки с полями: — Тип приложения — Приложение (документ) |
Если в поле Способ направления документа вы выбрали значение Почта России, дополнительно отобразится блок Отслеживание почтовых отправлений. Если по исходящему документу зарегистрировано несколько отправлений (трек-номеров), по каждому из них будет отображаться отдельный блок.
Описание полей блока Отслеживание почтовых отправлений карточки исходящего документа.
| Поле | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| Статус синхронизации | Выбор значения из справочника Статус синхронизации почтового отправления: — Данные получены, идет отслеживание — Отслеживание завершено — Превышен ежедневный лимит запросов. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы — При обращении к Сервису отслеживания произошла ошибка авторизации. Попробуйте позже или обратитесь к администратору системы — При попытке получить информацию об отправлении произошла ошибка. Проверьте трек-номер или обратитесь к администратору системы — В запросе был указан недопустимый идентификатор языка. Обратитесь к администратору системы — Ошибка получения данных | Заполняется автоматически. Изменение поля недоступно. |
| Дата и время последней синхронизации | Заполняется автоматически. Изменение поля недоступно. | |
| Дата и время следующей синхронизации | Заполняется автоматически. Изменение поля недоступно. | |
| Трек-номер | Ввод трек-номера для отслеживания. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Вес | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Отправитель | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Получатель | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Тип отправления | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Дата операции | Выбор даты из календаря или ручной ввод. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Операция | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Место операции | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Индекс | Текстовое поле. | Поле может быть заполнено вручную или автоматически в результате выполнения запроса к Почте России после указания трек-номера и сохранения карточки документа. |
| Добавить строку… | Добавление строки с полями: — Дата операции — Операция — Место операции — Индекс |
После заполнения всех сведений и отправки документа измените стадию карточки исходящего документа на Отправлено.
Сведения в блоке Отслеживание почтовых отправлений позволяют отслеживать операции с отправлением:
- При наличии сведений о получении почтового отправления измените стадию карточки исходящего документа на Доставлено.
- Измените стадию карточки исходящего документа на Не удалось доставить, если возникли трудности с получением отправления (например, последней операцией в блоке Отслеживание почтовых отправлений указано Возвращено отправителю (Вручение)).
При любом изменении стадии исходящего документа, если заполнено поле Дело в блоке Данные об исходящем документе, в карточке дела (арбитражного или СОЮ) будет автоматически создано событие Исходящая корреспонденция получила обновление статуса - <Наименование стадии карточки исходящего документа> со следующей информацией из карточки документа:
- Дата начала/окончания — текущая дата (дата смены стадии исходящего документа)
- Вид отправления
- Получатель
- Вид документа
- Номер отправления
- Дата отправки
- Связанный документ — ссылка на карточку исходящего документа
