Настройка автоматической отправки счетов

Как отправлять счета автоматически? Как настроить правило для отправки счетов?

Вы можете создавать и настраивать правила для автоматического создания и отправки счетов и депозитов по расписанию. Создавать можно неограниченное количество правил.

Чтобы посмотреть, какие правила уже настроены, откройте раздел Биллинг и перейдите на вкладку Правила выставления счетов.

По каждому правилу в списке отображается следующая информация:

  • Клиенты — в зависимости от настройки правила может отображаться:
    • Наименование клиента, если был выбран только один клиент
    • Список наименований клиентов, разделенный запятой
    • Значение Все клиенты, если правило настроено на всех клиентов
  • Тип счета — счет или депозит
  • Периодичность — выбранная периодичность создания счетов
  • Статус — активно правило или отключено
  • Дата начала — дата начала действия правила

Создание правила автоматического выставления счетов и депозитов

Чтобы создать новое правило по депозитам:

  1. Откройте раздел Биллинг.
  2. На вкладке Счета, Оплачиваемые клиенты или Правила выставления счета нажмите кнопку и выберите пункт Новое правило.
  3. В поле Тип формы создания нового правила выберите значение Депозит.
  4. Заполните остальные поля формы:
    • Укажите сумму депозита
    • Выберите клиентов из списка — по умолчанию установлено Все клиенты
    • Выберите периодичность:
      • Неделя
      • Месяц
      • Заданный период
    • Укажите Интервал — значения зависят от выбранного типа периодичности:
      • Для недели — каждые N недель, где N — количество недель
      • Для месяца — каждые N месяцев, где N — количество месяцев
      • Для периода — выберите интервал периода (дни, недели, месяцы) и укажите количество интервала
    • Выберите дату создания депозитов:
      • Если в поле Периодичность установлено значение Недели, выберите из списка конкретный день недели
      • Если в поле Периодичность установлено значение Месяцы, выберите из списка число месяца
      • Если в поле Периодичность установлено значение Заданный период, укажите конкретную дату, выбрав ее из мини-календаря
    • Задайте время создания депозита
    • Выберите статус Неактивно, если не хотите, чтобы правило начало работать сразу после создания
    • Выберите необходимое действие:
      • Создать счета — депозиты будут создаваться автоматически
      • Создать и отправить — депозиты будут создаваться и отправляться по электронной почте клиентам
  5. Нажмите кнопку Создать.

Если вы хотите создать новое правило по счетам:

  1. Откройте раздел Биллинг.
  2. На вкладке Счета, Оплачиваемые клиенты или Правила выставления счета нажмите кнопку и выберите пункт Новое правило.
  3. В поле Тип формы создания нового правила выберите значение Счет.
  4. Заполните остальные поля формы:
    • Укажите метод создания счета:
      • По клиентам
      • По делам
    • Выберите, что должен содержать счет:
      • Все затраты
      • Неоплачиваемые затраты
      • Оплачиваемые затраты
    • Выберите клиентов из списка — по умолчанию установлено Все клиенты
    • Выберите из списка типы дел, по которым хотите, чтобы автоматически создавались счета — по умолчанию установлено Все типы дел
    • Выберите периодичность:
      • Неделя
      • Месяц
      • Заданный период
    • Укажите Интервал — значения зависят от выбранного типа периодичности:
      • Для недели — каждые N недель, где N — количество недель
      • Для месяца — каждые N месяцев, где N — количество месяцев
      • Для периода — выберите интервал периода (дни, недели, месяцы) и укажите количество интервала
    • Выберите дату создания счетов:
      • Если в поле Периодичность установлено значение Недели, выберите из списка конкретный день недели
      • Если в поле Периодичность установлено значение Месяцы, выберите из списка число месяца
      • Если в поле Периодичность установлено значение Заданный период, укажите конкретную дату, выбрав ее из мини-календаря
    • Задайте время создания счетов
    • Выберите статус Неактивно, если не хотите, чтобы правило начало работать сразу после создания
    • Выберите необходимое действие:
      • Создать счета — счета будут создаваться автоматически
      • Создать и отправить — счета будут создаваться и отправляться по электронной почте клиентам
  5. Нажмите кнопку Создать

Просмотр и изменение правила выставления счетов

Если вы хотите посмотреть или изменить правило:

  1. Выберите правило из списка и нажмите на любую строку.
  2. Посмотрите или измените поля формы.
  3. Нажмите кнопку Сохранить, если вы внесли изменение в правило (например, изменили действие или отключили правило).

Удаление правила

Если правило перестало быть нужно, вы можете просто отключить его, поменяв статус на Неактивно, или удалить.

Чтобы удалить правило:

  1. Выберите правило из списка.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  3. Подтвердите удаление.