Перейти на сайт Case.one

Работа с письмами в деле

Как отправить письмо из Case.one? Как ответить на письмо?

Напрямую из Case.one вы можете отправлять письма и отвечать на них.

Для работы с письмами в Case.one предусмотрены интеграции с Microsoft Outlook 365 или Microsoft Exchange, а также подключение почтовых сервисов с помощью протоколов IMAP и SMTP.

Одновременно вы можете использовать в Case.one только один из почтовых сервисов. Для изменения аккаунта, необходимо полностью выйти из одного и зайти в другой.

Подключение почтовых сервисов, с которыми настроена интеграция

При включенной интеграции с почтовым сервисом напрямую для подключения почты вам достаточно указать ваши данные (логин, пароль) и предоставить разрешения.

Мы не рекомендуем использовать подключение через прямую интеграцию (Gmail, Outlook или Microsoft Exchange), поскольку на текущий момент подключение может быть недоступно со стороны почтового сервиса — попросите вашего администратора настроить доступ к нужному почтовому сервису с помощью протоколов IMAP и SMTP, поскольку такое подключение более универсально и безопасно.

Как подключить свою почту с помощью протоколов IMAP и SMTP вы можете узнать здесь.

Для подключения своего аккаунта:

  1. Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
  3. При первой попытке отправить сообщение Case.one попросить вас подключить свой почтовый аккаунт — нажмите кнопку Перейти к настройкам.
  4. Выберите аккаунт, например: Outlook, Gmail или Microsoft Exchange.
  5. Введите логин и пароль.
  6. Нажмите кнопку Подключить.

Любой почтовый аккаунт нужно подключить только один раз. Если вы решите сменить привязанный к Case.one аккаунт, вам нужно будет обратиться к настройкам вашего профиля в почтовом сервисе.

При подключении аккаунта Microsoft Exchange поля  Домен/Имя пользователя и Exchange Url не являются обязательными.

Создание и отправка письма

Для отправки письма:

  1. Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
  3. Заполните обязательные поля письма:
    • Кому: вы можете ввести email вручную или выбрать из списка одного из добавленных в систему участников
    • Тема
    • Сообщение
  4. При необходимости добавьте адресатов в поля Копия и Скрытая копия, прикрепите файл.
  5. Введите затраченное время при необходимости.
  6. Для отправки сообщения нажмите кнопку Отправить.

Сразу после отправки письма в ленте появится событие с типом Письмо, которое сможет посмотреть любой пользователь, у которого есть доступ к делу или объекту.

Используйте шаблоны при создании email для отправки клиентам. Вы можете настроить типовые формы писем индивидуально в вашем профиле на вкладке Шаблоны писем.

Для создания письма по шаблону:

  1. Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
  2. Нажмите кнопку и выберите пункт Отправить email.
  3. Выберите в поле Шаблон настроенный шаблон из списка. Если в шаблоне использованы токены, по которым есть информация в карточке дела или объекта, такая информация будет заполнена автоматически
  4. Заполните недостающую информацию.
  5. Нажмите кнопку Отправить.

При создании нового письма на основе шаблона будут автоматически заполнены следующие поля (если вы указали значения в шаблоне):

  • Тема письма
  • Текст письма — не забудьте заменить теги значениями
  • Приложенные файлы

При ответе на письмо шаблоном будут автоматически заполнены следующие поля (если вы указали значения в шаблоне):

  • Тема письма — отображается тема входящего письма (вне зависимости от темы, указанной в шаблоне)
  • Текст письма — текст письма из шаблона отображается над текстом входящего письма
  • Приложенные файлы — добавляются из шаблона письма

 Отправка ответа на письмо

Ответ на ваше письмо от адресата вы увидите прямо в Case.one — в ленте событий появится уведомление о новом письме. Вы можете посмотреть письмо и ответить на него в ленте событий или на вкладке События карточки дела или объекта.

Чтобы отправить ответ на письмо:

  1. Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
  2. Нажмите на событие с типом Письмо, в котором содержится ответ на ваше письмо (Re: тема вашего письма).
  3. На форме просмотра письма нажмите кнопку Ответить для отправки ответа.
  4. Заполните поля формы письма или выберите шаблон письма.
  5. Нажмите кнопку Отправить.

Удаление письма

Для удаления письма:

  1. Перейдите на вкладку События в карточке дела или объекта.
  2. Выберите из списка письмо, которое необходимо удалить.
  3. Нажмите кнопку и выберите пункт Удалить.
  4. Подтвердите удаление, нажав на кнопку Удалить.